С 1 января 2021 года в Российской Федерации действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) для всех newly‑hired сотрудников, у которых до этой даты не было трудового стажа․ К 2026 году процесс уже стал привычным, но у работодателей и сотрудников остаются вопросы о порядке оформления, ведения, хранения и получения выписок․ Ниже – подробное руководство, которое поможет избежать ошибок и штрафов․

Нормативная база

• Федеральный закон № 27‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции от 2020 г․) – вводит понятие ЭТК․
• Постановление Правительства РФ № 1155 от «О порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек»․
• Приказ Минтруда России № 582н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения»․
• ФЗ‑№ 442‑ФЗ «Об индивидуальном лицевом счёте в системе обязательного пенсионного страхования» – регулирует взаимодействие с ПФР/СФР․

Все нормативные акты доступны на официальном портале pravo․gov․ru и в системе КонсультантПлюс․

Кто обязан вести ЭТК?

• Новые сотрудники, принятые на работу после и не имевшие трудового стажа до этой даты;
• Сотрудники, которые добровольно подали заявление о переходе на электронный формат (даже если у них есть бумажная ТК)․
• Работодатели, которые ведут кадровый учет в информационных системах, поддерживающих ЭТК (1С:ЗУП, Контур․Экстерн, СБЕРБанк Онлайн и др․)․

Сотрудники, у которых трудовая книжка была открыта до , могут продолжать пользоваться бумажной версией, но при увольнении или переводе на другую работу им необходимо предоставить выписку из ЭТК (если они уже перешли)․

Как оформить переход на ЭТК?

Для работодателя

1. Получить согласие сотрудника в письменной форме (можно через электронный документооборот – например, в системе 1С:ДО)․
2. Внести запись о переходе в личную карточку сотрудника в кадровой системе (поле «Форма ведения трудовой книжки» → «Электронная»)․
3. Оформить приказ о переходе на ЭТК (образец можно скачать с сайта Минтруда)․
4. Передать сведения в Социальный фонд России (СФР) через ЕФС‑1 (форма ЕФС‑1, раздел «Сведения о трудовой деятельности»)․
5. Обеспечить хранение электронных данных в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных» (шифрование, резервное копирование, ограничение доступа)․

Для сотрудника

1. Написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (можно через личный кабинет на портале Госуслуги или в СФР)․
2. Указать, хотите ли вы получать выписки в электронном виде (PDF) или на бумаге․
3. После подтверждения заявления СФР формирует ваш индивидуальный лицевой счёт и начинает фиксировать сведения о трудовой деятельности в электронном формате․

Заявление можно подать в любой момент; переход вступает в силу с даты, указанной в заявлении (не ранее дня подачи)․

Как вести ЭТК в кадровой системе?

Обязательные реквизиты записи

• Дата приёма/увольнения/перевода․
• Наименование организации (ИНН, КПП);
• Должность, профессия, specialty․
• Основание приказа (номер и дата)․
• Трудовая функция (по ОКЗ)․
• Сведения о периодах работы (включая совмещение, отпуска, больничные)․

Пример записи в 1С:ЗУП 8․3 (ред․ 3)

Документ: Приём на работу
- Дата: 
- Организация: ООО «ТехноСервис» (ИНН 7701234567)
- Должность: Инженер-программист
- Основание: Приказ № 45 от 
- Трудовая функция: 2․1․3․ Разработка программного обеспечения

После проведения документа система автоматически формирует запись в электронной трудовой книжке и отправляет сведения в СФР через ЕФС‑1․

Периодическая отчётность

• Ежемесячно – формирование и отправка формы ЕФС‑1 (раздел 2 – сведения о приёме, переводе, увольнении)․
• Ежеквартально – сверка данных с личным кабинетом сотрудника на Госуслугах․
• Ежегодно – предоставление выписки из ЭТК по требованию сотрудника (в течение 3 рабочих дней)․

Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК?

Через портал Госуслуги

1. Авторизоваться на gosuslugi․ru (подтверждённая учётная запись)․
2. Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»․
3. Нажать «Запросить выписку»․
4. Выбрать формат (PDF или бумажный вариант с доставкой Почтой России);
5. Оплатить государственную пошлину (бесплатно для первых двух выписок в год, далее – 250 руб․)․
6. Получить документ в личном кабинете или на указанный адрес․

Через личный кабинет СФР

• Войти на sfru․gov․ru с использованием ЕСИА․
• Выбрать «Моя трудовая деятельность» → «Выписка из ЭТК»․
• Сформировать и скачать PDF‑файл․

Через работодателя

Сотрудник может запросить выписку у своего бухгалтера или кадрового отдела․ Организация обязана предоставить её в течение трёх рабочих дней, оформив документ с электронной печатью организации и подписью уполномоченного лица․

Преимущества и недостатки ЭТК

Преимущества

• Снижение риска потери или повреждения документа․
• Быстрый доступ к сведениям из любой точки с интернет‑подключением․
• Автоматическая передача данных в СФР – меньше ошибок при расчёте пенсии․
• Экономия на хранении бумажных архивов (особенно для крупных компаний)․
• Возможность интеграции с другими HR‑системами (подбор, обучение, оценка);

Недостатки

• Необходимость обеспечения информационной безопасности (защита от утечки персональных данных)․
• Зависимость от работы государственных сервисов (Госуслуги, СФР) – при сбоях возможны задержки․
• Некоторые сотрудники старшего возраста предпочитают бумажный вариант и могут испытывать трудности с электронным форматом․
• Необходимость обучения кадрового персонала работе с новыми модулями 1С, Контур․Экстерн и т․д․

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения, хранения или предоставления сведений из ЭТК влечёт:

• Штраф для должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб․ (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Штраф для организации – от 50 000 до 100 000 руб․ (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• При повторных нарушениях – дисквалификация на срок до 3 лет․

Важно также соблюдать требования ФЗ‑152 «О персональных данных»: незаконная обработка или передача сведений из ЭТК может повлечь уголовную ответственность (ст․ 137 УК РФ)․

Практические рекомендации для работодателей

1. Провести аудит текущих кадровых систем на соответствие требованиям ЭТК (проверка модулей, обновлений, интеграции с СФР)․
2. Обучить HR‑специалистов и бухгалтеров работе с электронными трудовыми книжками (вебинары, внутренние тренинги, сертификацию в 1С)․
3. Внедрить политику информационной безопасности: шифрование баз данных, ограничение прав доступа, регулярное резервное копирование, журнал аудита․
4. Установить внутренний регламент по обработке запросов на выписки (сроки, ответственные лица, шаблоны документов)․
5. Регулярно (не реже одного раза в квартал) сверять данные в своей системе с данными в личном кабинете сотрудника на Госуслугах․
6. При переходе сотрудников с бумажной на электронную форму вести журнал переходов (дата заявления, номер приказа, подтверждение СФР)․

Электронные трудовые книжки уже стали неотъемлемой частью кадрового учёта в России․ Правильное оформление, ведение и предоставление выписок из ЭТК позволяют не только избежать штрафов, но и повысить прозрачность трудовых отношений, упростить взаимодействие с ПФР/СФР и обеспечить сотрудникам быстрый доступ к их трудовой истории․ Следуя представленным рекомендациям и используя современные HR‑системы (1С:Зарплата и управление персоналом, Контур․Экстерн, СБЕРБанк Онлайн и др․), организации смогут эффективно адаптироваться к требованиям 2026 года и сосредоточиться на стратегических задачах развития бизнеса․

Помните: ключ к успеху – своевременное обновление нормативной информации, обучение персонала и строгое соблюдение требований по защите персональных данных․