В условиях массового перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и приближения конечных сроков оцифровки документов, у многих граждан и работодателей возникает множество вопросов. Один из самых нестандартных — нужно ли сканировать пустую трудовую книжку и как правильно это сделать, если в ней нет ни одной записи? В этой статье мы подробно разберем все нюансы, связанные с оцифровкой чистых бланков, требования Пенсионного фонда Украины (ПФУ) и технические аспекты сканирования.
Электронная трудовая книжка: зачем нужна оцифровка?
Переходный период по внедрению электронных трудовых книжек длится 5 лет. В течение этого времени параллельно используются как бумажные трудовые книжки, так и их электронные копии, внесенные в Государственный реестр. ПФУ напоминает: до 10 июня 2026 года необходимо внести скан-копии трудовых книжек в реестр. После обработки загруженных документов сведения о трудовой деятельности будут отображаться в личном кабинете на портале ПФУ в разделе «Электронная трудовая книжка».
Раздел ЭТК в личном кабинете содержит три вкладки:
- Данные ЭТК — автоматическая информация по отчетам работодателей с 1998 года;
- Оцифрованная ЭТК, данные, добавленные из сканированных документов;
- Данные, подтвержденные работодателем.
Пустая трудовая книжка: сканировать или нет?
Главное правило, о котором заявляет ПФУ: сканировать нужно все заполненные страницы трудовой книжки, независимо от того, когда именно сделаны записи — до или после этой даты. Но что делать, если книжка абсолютно пустая (например, это первый официальный трудоустройство или человек работал неофициально)?
Если в трудовой книжке нет ни одной записи о стаже, сканировать пустые страницы (развороты) не имеет смысла, так как ПФУ интересует именно подтверждение трудовой деятельности. Однако, если на титульной странице (где указаны ФИО, дата рождения и образование) уже есть записи, а разделы о работе пусты — отсканировать необходимо титульный лист. Это подтвердит существование самого документа и ваши личные данные.
Требования ПФУ к скан-копиям трудовой книжки
Независимо от того, сканируете вы полностью заполненную книжку или только титульный лист пустого бланка, требования Пенсионного фонда остаются строгими. Чтобы у ПФУ не было претензий к качеству файлов, необходимо соблюдать следующие правила:
- Цветность: скан-копия должна быть обязательно цветной. Черно-белые копии не принимаются, так как по ним невозможно достоверно оценить подлинность печатей и подписей.
- Четкость: копии должны быть четкими и отображать все реквизиты документа (подписи, печати, даты, наименования организаций).
- Разрешение: сканирование необходимо производить с разрешением не менее 300 dpi. Это гарантирует высокую читаемость мелкого текста.
- Хронология: заполненные страницы должны быть расположены в хронологическом порядке.
- Формат: сканирование необходимо производить в формате pdf или jpg.
Как отправить скан-копии в Государственный реестр?
Предоставить сканированные копии бумажных трудовых книжек и других документов, подтверждающих трудовую деятельность, можно двумя способами:
Самостоятельно через веб-портал ПФУ
Сервис на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда позволяет загрузить скан-копии для оцифровки самостоятельно. Для этого вам потребуется:
- Зайти на веб-портал ПФУ в личный кабинет.
- Выбрать соответствующий раздел для загрузки документов.
- Прикрепить файлы (в формате pdf или jpg).
- Обязательно подписать отправляемые данные квалифицированной электронной подписью (КЭП).
После подтверждения вы в любой момент сможете увидеть внесенные записи о стаже в разделе «Электронная трудовая книжка» и проверить правильность информации.
Через работодателя
Работодатель также может сканировать страницы трудовых книжек своих сотрудников и подавать данные через корпоративный кабинет Пенсионного фонда. В этом случае работодатель создает соответствующую электронную запись в кабинете страхователя и прикрепляет отсканированные копии. После обработки данных работник увидит их в своем личном кабинете на портале ПФУ.
Как оцифровать трудовую книжку с помощью телефона?
Если у вас нет под рукой сканера, ПФУ дает полезный совет: оцифровать документ можно с помощью обычного смартфона за 5 минут. Для этого необходимо:
- Зайти в приложение «Камера» на телефоне.
- Сфотографировать необходимые листы трудовой книжки (в т.ч. титульный лист, если книжка пустая в части записей о работе).
- Отредактировать фото: убедитесь, что края документа не обрезаны, освещение ровное (без бликов и теней), а текст читается четко. При необходимости используйте приложения для сканирования документов (например, сканер в Google Drive или специализированные приложения), которые автоматически обрезают края и улучшают контрастность, сохраняя при этом цветность.
- Перевести фотографии в нужный формат (pdf или jpg) и загрузить на портал ПФУ.
Что будет, если не оцифровать трудовую книжку?
Срок до 10 июня 2026 года является окончательным. Если вы не внесете скан-копии в Государственный реестр до этой даты, информация о вашем стаже до введения электронной отчетности может быть утеряна или не учтена автоматически. Это особенно важно для тех, чей стаж формировался до 1998 года (до появления автоматических данных в ЭТК).
Резюме: пустую трудовую книжку (без единой записи) сканировать не нужно. Но если на титульном листе есть ваши данные, а разделы о работе чисты — отсканируйте первую страницу по всем правилам ПФУ (300 dpi, цветная, в формате pdf/jpg) и загрузите её на портал с помощью КЭП. Это сбережет ваше время в будущем и гарантирует полноту данных в электронном реестре.