Обновлено: 23 мая 2026 года, 10:29

Что изменилось в трудовой книжке Украины?

С 2021 года в Украине произошли значительные изменения в системе учета трудовой деятельности:

1. Отмена обязательности бумажных трудовых книжек:
   • С 10 июня 2021 года бумажные трудовые книжки больше не являются обязательными для трудоустройства
   • Учет трудового стажа ведется в электронном формате через Пенсионный фонд Украины
2. • Электронная трудовая книжка (ЭТК) официально заменила бумажные аналоги
   • Она содержит информацию о приеме на работу, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности
3. Изменения в заполнении бумажных трудовых книжек:
   • При необходимости корректировки данных (например, смена фамилии) изменения вносятся на ьном листе
   • Старые данные зачеркиваются одной чертой, новые записываются со ссылкой на соответствующие документы
   • Изменения заверяются подписью руководителя или печатью отдела кадров на внутренней стороне обложки

Кто должен оцифровывать трудовую книжку?

Оцифровка трудовой книжки может быть выполнена:

• Работником самостоятельно – путем подачи отсканированных копий через веб-портал Пенсионного фонда Украины
• Работодателем – по поручению работника или по собственной инициативе
• Пенсионным фондом Украины – в рамках автоматизированного перевода данных

Как оцифровать трудовую книжку: пошаговая инструкция

Для работников:

1. Подготовка документов:
   • Сделайте качественные копии (скан-копии) всех страниц трудовой книжки
   • Убедитесь, что копии читаемы и не содержат посторонних пометок
2. Регистрация на портале Пенсионного фонда:
   • Зарегистрируйтесь на официальном портале https://portal.pfu.gov.ua
   • Для регистрации потребуется электронная подпись (ЕЦП) или BankID
3. Загрузка документов:
   • В личном кабинете выберите услугу «Оцифровка трудовой книжки»
   • Загрузите скан-копии в формате PDF или JPEG
   • Укажите реквизиты старой трудовой книжки (серия, номер, дата выдачи)
4. Проверка и подтверждение:
   • Пенсионный фонд проверяет соответствие данных
   • После подтверждения данные вносятся в электронную трудовую книжку

Для работодателей:

1. Сбор данных:
   • Получите согласие работника на оцифровку его трудовой книжки
   • Соберите все необходимые документы (копии страниц, приказы о приеме/увольнении)
2. Загрузка через корпоративный кабинет:
   • Используйте корпоративный кабинет на портале Пенсионного фонда
   • Загрузите данные всех сотрудников в пакетном режиме
3. Подтверждение и подписание:
   • ПФУ проверяет данные и направляет уведомление о подтверждении
   • Работодатель подписывает электронной подписью подтверждение о внесении данных

Сроки и ответственность

Переходный период на электронные трудовые книжки длится с 10 июня 2021 года по 10 июня 2026 года.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Для работников:
  • Удобный доступ к данным через личный кабинет ПФУ
  • Возможность быстро получить выписку о трудовом стаже
  • Защита от потери или повреждения бумажного документа
• Для работодателей:
  • Сокращение бумажного документооборота
  • Упрощение процедуры ведения учета
  • Снижение риска ошибок при заполнении
• Для государства:
  • Повышение прозрачности учета трудового стажа
  • Сокращение коррупционных рисков
  • Ускорение обработки данных для начисления пенсий

Часто задаваемые вопросы

Можно ли продолжать использовать бумажную трудовую книжку после 10 июня 2026 года?

Нет. После 10 июня 2026 года бумажные трудовые книжки утратят юридическую силу. Весь учет будет вестись только в электронном формате.

Что делать, если трудовая книжка была заведена до 2004 года?

Такие трудовые книжки также подлежат оцифровке. Данные из них переносятся в электронную трудовую книжку с указанием реквизитов старого документа.

Можно ли оцифровать трудовую книжку задним числом?

Да, но только за периоды трудовой деятельности, которые уже состоялись. Оцифровка не может быть выполнена «на будущее».

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписку можно получить через личный кабинет на портале Пенсионного фонда Украины или в территориальном отделении ПФУ.

Что делать, если в трудовой книжке есть ошибки?

Ошибки необходимо исправить до оцифровки. Для этого обратитесь к работодателю или в отдел кадров, чтобы внести корректировки в бумажный вариант.

Полезные ресурсы

• Официальный портал Пенсионного фонда Украины
• Министерство финансов Украины – нормативно-правовые акты
• Государственная служба Украины по вопросам труда
• Telegram-сообщество Пенсионного фонда Украины для оперативного получения новостей

Переход Украины на электронные трудовые книжки – это значимый шаг в цифровизации государственного управления и социальной защиты. Срок до 10 июня 2026 года
дает достаточно времени для оцифровки всех бумажных документов. Независимо от того, являетесь вы работником или работодателем, важно своевременно
выполнить все необходимые действия, чтобы избежать проблем в будущем.

Помните: электронная трудовая книжка – это не только удобство, но и гарантия сохранности вашего трудового стажа на долгие годы.