В Украине существуют четкие сроки оцифровки (перевода в электронный формат) трудовой книжки. Несоблюдение этих сроков может привести к штрафам и другим юридическим последствиям.

Кому необходимо оцифровать трудовую книжку

Оцифровка обязательна для:

• Всех работников, у которых есть бумажная трудовая книжка, оформленная до 1 января 2004 года.
• Сотрудников, которые продолжают работать в организации, но не имеют электронного трудвого договора.
• Пенсионеров, получающих выплаты, связанные с предыдущим стажем.

Когда нужно выполнить оцифровку

Согласно текущим законодательным актам, до 10 июня 2026 года необходимо завершить процесс оцифровки всех бумажных трудовок. После этой даты любые новые записи в трудовой книжке должны вестись только в электронном виде.

Важно помнить, что в 2026 году сроки могут быть ужесточены, поэтому лучше начать процесс как можно раньше.

Где оцифровывают трудовую книжку

Оцифровка производится в следующих местах:

1. Организационные подразделения – отдел кадров или бухгалтерия компании.
2. Центры государственной службы занятости – региональные отделения.
3. Электронные порталы – официальные сайты Министерства труда и соцзащиты, а также специализированные сервисы по оцифровке трудовых книжек.

Для оцифровки обычно требуется:

• Копия паспорта работника.
• Скан или фотография оригинальной трудовой книжки.
• Заполненную форму заявления (можно взять в отделе кадров).

Последствия несоблюдения срока

Если оцифровка не была проведена до 10 июня 2026 года, работодатель может:

• Наложить штраф в размере от 5 до 50 минимальных размеров вознаграждения.
• Отказать в выплате некоторых выплат, связанных с трудовой стажем.
• Требует повторного оформления документа в электронном виде.

Что делать, если срок уже прошел

Если вы пропустили deadline, рекомендуется:

1. Немедленно связаться с отделом кадров вашей организации.
2. Предоставить все необходимые документы для срочной оцифровки.
3. Убедиться, что в системе отображается правильная информация о вашем стаже.

Полезные ссылки и ресурсы

Для более детального ознакомления с процедурой оцифровки рекомендуем посетить:

• Официальный портал Министерства труда Украины
• Сервис оцифровки трудовых книжек
• Контактный центр по вопросам трудового законодательства: +380 44 123 45 67

Напоминаем, что своевременное выполнение требований законодательства поможет избежать проблем и сохранить ваш трудовый стаж в актуальном виде.