Дата актуализации: ‚ 16:50:31

Содержание

1. Законодательная база и ключевые даты
2. Варианты ведения трудовой книжки
3. Плюсы и минусы каждого варианта
4. Порядок действий для работодателя
5. Порядок действий для работника
6. Региональные примеры внедрения
7. Перспективы и окончание переходного периода
8. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база и ключевые даты

В России процесс оцифровки трудовых книжек начался в 2020 году. Ниже перечислены основные нормативные акты и сроки:

• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О системе обязательного социального страхования» (внесён в действие в 2020 г.) – предписал работодателям подавать сведения о кадровых изменениях в ПФР через форму СЗВ‑ТД.
• Приказ Минтруда России от № 1н – утвердил порядок формирования и ведения Электронной трудовой книжки (ЭТК).
• 1 января 2020 г. – начало обязательного электронного учёта трудовых отношений.
• 1 января 2026 г. – завершение переходного периода. С этого момента все новые трудовые отношения фиксируются в ЭТК‚ а бумажные книжки могут использоваться только при наличии согласия работника.

Эти нормы были приняты в рамках пакета законопроектов‚ одобренного Государственной Думой и подписанного Президентом РФ в конце 2019 года.

Варианты ведения трудовой книжки

С учётом требований законодательства и практических потребностей работодателей и работников выделяют три основных варианта:

2.1 Полностью электронный вариант (ЭТК)

Трудовая книжка хранится в единой государственной информационной системе «Электронный архив трудовых книжек». Доступ к данным осуществляется через личный кабинет в ПФР или через мобильное приложение «Госуслуги».

2.2 Гибридный (совместный) вариант

Работник получает как электронную‚ так и бумажную копию. Электронная версия используется для официальных записей‚ а бумажный документ – в случае необходимости (например‚ при предъявлении в суде‚ при работе в организациях‚ не принимающих ЭТК).

2.3 Традиционный бумажный вариант

Сохраняется только в том случае‚ если работник явно отказался от электронного формата. Для этого необходимо подать письменное заявление об отказе‚ которое фиксируется в кадровой документации.

Плюсы и минусы каждого варианта

Порядок действий для работодателя

1. Регистрация в системе ПФР – получить доступ к личному кабинету работодателя.
2. Подготовка программного обеспечения – установить официальное приложение «Электронная трудовая книжка» или интегрировать модуль в HR‑систему.
3. Сбор согласий работников
   • Для перехода на ЭТК – оформить согласие в письменной форме (можно через электронный документ).
   • Для отказа от ЭТК – работник подаёт заявление об отказе‚ которое фиксируется в личном деле.
4. Заполнение формы СЗВ‑ТД – вносить все кадровые изменения (приём‚ увольнение‚ перевод‚ изменение условий труда) в электронном виде.
5. Создание/обновление ЭТК
   • При приёме нового сотрудника – заполнить электронную запись о трудоустройстве.
   • При изменении условий труда – добавить соответствующее событие.
6. Контроль качества данных – регулярно проверять корректность записей в системе ПФР.
7. Информирование работников – разослать инструкцию по использованию личного кабинета в «Госуслугах» и по получению доступа к ЭТК.

Важно помнить‚ что с 1 января 2026 года все новые трудовые отношения фиксируются только в электронном виде‚ если работник не подал заявление об отказе.

Порядок действий для работника

1. Получить уведомление от работодателя о переходе на электронный формат.
2. Подписать согласие (или заявление об отказе) – в зависимости от личного выбора.
3. Зарегистрироваться в сервисе «Госуслуги» (если ещё не зарегистрированы) и привязать профиль к ПФР.
4. Ознакомиться с записью в ЭТК – через личный кабинет ПФР или мобильное приложение.
5. При необходимости распечатать выписку – в случае предъявления в суде или в организации‚ не принимающей электронный документ.
6. Контролировать изменения – проверять‚ что все записи (приёмы‚ переводы‚ увольнения) внесены корректно.

Если работник обнаружил ошибку‚ он имеет право подать заявление в отдел кадров‚ а при отсутствии исправления – обратиться в ПФР с жалобой.

Региональные примеры внедрения

Воронежская область

С начала 2020 года более 237 тыс. жителей Воронежской области перешли на электронные трудовые книжки. По данным пресс‑службы регионального отделения ПФР‚ к концу 2025 года планируется покрыть 95 % всех трудовых отношений в регионе.

Вологодская область

В Вологде уже более 690 тыс. граждан имеют ЭТК‚ а бумажные трудовые книжки полностью отказались в государственных учреждениях. Это стало возможным благодаря совместному проекту ПФР и регионального департамента труда.

Кубань (Краснодарский край)

С 2020 года в Краснодарском крае электронные трудовые книжки активно внедряются в сельском хозяйстве. По оценкам экспертов‚ к 2024 году более 80 % крупных агропредприятий используют ЭТК для учёта персонала.

Беларусь

В мае 2026 года министр труда Беларуси объявил о планах изучения перехода на электронные трудовые книжки. Пока проект находится в стадии эксперимента‚ однако опыт России рассматривается как основной ориентир.

Перспективы и окончание переходного периода

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает‚ что:

• Все новые трудовые отношения фиксируются исключительно в ЭТК‚ если работник не отказался от бумажного варианта.
• Бумажные трудовые книжки‚ выданные до 2020 года‚ могут сохраняться в архиве‚ но их использование будет ограничено.
• ПФР будет вести единый реестр всех записей‚ что упростит проверку стажа‚ начислений и прав на пенсионные выплаты.

Ожидается‚ что к 2030 году почти 100 % трудовых отношений в России будут оформлены в электронном виде‚ а бумажные книжки станут редкостью‚ используемой лишь в исключительных случаях.

Часто задаваемые вопросы

8.1 Нужно ли мне подписывать согласие на электронную трудовую книжку?

Да. По закону работник должен дать письменное (или электронное) согласие. Если согласие не дано‚ сохраняется возможность вести бумажную книжку.

8.2 Как получить доступ к своей ЭТК?

Через личный кабинет ПФР (веб‑портал) или мобильное приложение «Госуслуги». Для входа понадобится подтверждённый телефон и пароль от аккаунта.

8.3 Можно ли распечатать выписку из ЭТК?

Да. В личном кабинете есть функция «Сформировать выписку»‚ которую можно скачать в PDF и распечатать.

8.4 Что делать‚ если в ЭТК указана неверная информация?

Сначала обратитесь в отдел кадров работодателя. Если ошибка не исправлена‚ подайте заявление в ПФР через личный кабинет или по телефону горячей линии.

8.5 Будут ли штрафы за отсутствие электронных записей?

С 2026 года работодатели‚ не вносящие сведения в СЗВ‑ТД‚ могут быть привлечены к административной ответственности (штрафы до 5 млн рублей).

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг к цифровизации рынка труда России. Выбор варианта (полностью электронный‚ гибридный или традиционный) зависит от предпочтений работника и возможностей работодателя‚ однако к 2026 году основной тенденцией станет полное использование ЭТК.

Если у вас остались вопросы‚ рекомендуем обратиться к официальным источникам: ПФР‚ Госуслуги и региональные отделения труда.