Дата актуализации:

Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовой стаж работника‚ сведения о заработной плате‚ премиях‚ отпусках и других условиях труда. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ однако многие организации и сотрудники продолжают использовать традиционный бумажный вариант.

В статье рассмотрим‚ как законодательно регулируется одновременное ведение трудовой книжки в бумажном и электронном виде‚ какие процедуры необходимо выполнить‚ а также плюсы и минусы каждого формата.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑71) – определяет порядок оформления‚ ведения и хранения трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ № 1085 от  г. «Об электронных трудовых книжках».
• Приказ Минтруда России № 1‑н от  г. «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек».
• С 1 января 2026 г. завершается переходный период по внедрению ЭТК. После этой даты каждый новый сотрудник обязан получать электронную трудовую книжку‚ если не подал заявление об отказе от её использования.

Переходный период и его завершение

С 2021 года работодатели могли предлагать сотрудникам перейти на электронный формат. До 31 декабря 2025 года действовал переходный период‚ в течение которого:

1. Сотрудник мог выбрать любой из двух вариантов – бумажную или электронную книжку.
2. Если сотрудник не подавал заявление об отказе от бумажного варианта‚ он автоматически получал ЭТК.
3. Работодатели обязаны были вести обе версии одновременно‚ пока сотрудник не принял окончательное решение.

С 1 января 2026 года переходный период официально завершён. Теперь:

• Для новых работников обязательна электронная трудовая книжка‚ если они не заявили об отказе от неё.
• Для существующих работников возможен выбор: оставить бумажный вариант‚ перейти полностью на электронный или вести обе версии одновременно.

Когда это допускается?

Одновременное использование двух форматов предусмотрено в следующих случаях:

• Сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.
• Работодатель не имеет технической возможности полностью перейти на ЭТК (например‚ небольшие организации без доступа к Интернету).
• Существует необходимость в подтверждении данных из бумажного документа в рамках судебных или иных проверок.

Как это выглядит на практике?

При одновременном ведении:

1. Работодатель вносит запись в электронную трудовую книжку‚ которая хранится в Социальном фонде РФ.
2. Тот же набор данных вносится в бумажную трудовую книжку‚ находящуюся у работника.
3. Все изменения (перевод‚ повышение‚ отпуск‚ увольнение) фиксируются в обеих версиях в течение трёх рабочих дней.

Порядок оформления и перехода

Что делает работник?

• Заполняет заявление о переходе на электронный формат (или заявление об отказе от него‚ если желает оставить только бумажный вариант).
• Предоставляет копию паспорта‚ СНИЛС и‚ при необходимости‚ трудовой книжки.
• Подписывает согласие на обработку персональных данных в электронном виде.

Что делает работодатель?

1. Получает заявление от сотрудника и регистрирует его в кадровой системе.
2. Создаёт запись в ЭТК через портал ЭТК (доступ к системе предоставляется после регистрации организации в ЕГРЮЛ).
3. Вносит те же данные в бумажную трудовую книжку‚ если сотрудник её сохраняет.
4. Выдаёт сотруднику подтверждение о создании ЭТК (печатный лист с QR‑кодом) и‚ при необходимости‚ новую бумажную книжку.

Сроки

Согласно приказу Минтруда‚ все изменения должны быть внесены в обе версии в течение трёх рабочих дней с момента их возникновения.

Преимущества и недостатки каждого формата

Электронная трудовая книжка

Бумажная трудовая книжка

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли полностью отказаться от бумажной трудовой книжки?
   Да. Сотрудник подаёт письменное заявление об отказе от бумажного варианта. После его рассмотрения работодателем запись в ЭТК считается единственной.
2. Что делать‚ если электронная запись не отразилась в системе в течение трёх дней?
   Необходимо обратиться в отдел кадров‚ а при отсутствии реакции – в территориальный центр Социального фонда или в службу поддержки портала ЭТК.
3. Можно ли использовать обе версии после 2026 года?
   Да‚ если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае работодатель обязан вести обе версии одновременно.
4. Как проверить‚ что данные в ЭТК совпадают с бумажной книжкой?
   Сотрудник может зайти в личный кабинет на портале госуслуг‚ вывести выписку и сравнить её с записями в бумажной книжке. При обнаружении расхождений следует немедленно сообщить в кадровую службу.
5. Какие документы нужны для создания ЭТК?
   Паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ копия бумажной трудовой книжки (если она есть)‚ заявление сотрудника о переходе.

Практические рекомендации работодателям

• Обеспечьте доступ к Интернету и обучите персонал работе с порталом ЭТК.
• Разработайте внутренний регламент‚ фиксирующий сроки внесения записей в обе версии.
• Ведите журнал согласований заявлений сотрудников (переход‚ отказ).
• Регулярно проверяйте синхронность данных в ЭТК и в бумажных книжках (например‚ раз в квартал).
• Сохраняйте копии всех заявлений и подтверждающих документов в электронном виде.

Одновременное ведение трудовой книжки в бумажном и электронном виде – это гибкий механизм‚ позволяющий учесть интересы как работников‚ так и работодателей в период полной цифровизации трудовых отношений. При правильном соблюдении законодательных требований и чёткой организации процессов обе версии могут сосуществовать без конфликтов‚ обеспечивая надёжность‚ доступность и юридическую силу записей о трудовом стаже.

Помните: ключ к успешному переходу – своевременное оформление заявлений‚ точное внесение данных и постоянный контроль их соответствия.

© 2026. Все права защищены.