Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих факт трудовой деятельности, стаж работы, начисленные выплаты и начисленные страховые взносы. С 1 января 2021 г. в России введена система электронной трудовой книжки (ЭТК), которая заменяет бумажный носитель для большинства работников. Однако в некоторых случаях требуется получить официальный документ, подтверждающий факт получения и регистрации трудовой книжки. Ниже подробно описаны типы таких документов, порядок их получения и особенности взаимодействия с государственными органами.
Что такое документ подтверждающий получение трудовой книжки?
Это официальный сертификат, выписка или справка, подтверждающая, что работник получил и зарегистрировал сведения о своей трудовой деятельности в системе ПФР (Пенсионный фонд России) или в системе СФР (Социальный фонд России). Такой документ может быть:
- Электронной справкой, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
- Печатным экземпляром выписки из МФЦ (Многофункционального центра);
- Сертификатом о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учета (ИПУ);
- Справкой в форме
СТД‑Р/СТД‑СФР– официальном документе о регистрации в системе.
Когда нужен такой документ?
- При переходе на новую работу – работодатель требует подтверждение, что вы уже имеете зарегистрированные сведения о трудовой деятельности.
- При оформлении пенсии или иных социальных выплат – для подтверждения стажа.
- При участии в конкурсах и отборочных процедурах – для проверки факта работы.
- При получении дополнительного образования – для внесения сведений о квалификации.
- При необходимости доказать отсутствие административных правонарушений – в некоторых случаях требуется справка о наличии/отсутствии.
Как получить документ?
Существует несколько способов получения подтверждения о трудовой книжке:
3.1 Через портал Госуслуги
На портале Госуслуги можно:
- Войти в личный кабинет;
- Перейти в раздел «Трудовая книжка»;
- Запросить электронную справку, подписанную УКЭП.
Срок готовности – до 3 рабочих дней. Документ можно распечатать на месте или отправить на электронную почту.
3.2 Через Пенсионный фонд России (ПФР)
Если вы подаете запрос лично, ПФР выдаст ответ сразу. Если запрос подает представитель, дополнительно потребуются:
- Паспорт представителя;
- Документ, подтверждающий полномочия (например, доверенность).
Ответ можно забрать в МФЦ в течение нескольких дней.
3.3 Через Многофункциональный центр (МФЦ)
В МФЦ можно получить печатную выписку из системы. Для этого:
- Подготовьте паспорт и, при необходимости, справку о полномочиях;
- Заполните форму запроса;
- Получите документ в течение 3–5 рабочих дней.
3.4 Через работодателя
Работодатель может самостоятельно выдать вам справку о регистрации в системе. В этом случае:
- Запросите у кадрового отдела справку;
- Убедитесь, что в справке указаны все сведения о трудовой деятельности, включая даты начала и окончания работы, должность, начисленные выплаты.
Что включают в себя такие документы?
Выписка или справка обычно содержит:
- ФИО сотрудника;
- Паспортные данные (серия и номер, дата выдачи);
- Сведения о трудовой деятельности (даты, должности, работодатели);
- Сведения о стаже (суммарный стаж, стаж по отдельным работам);
- Подпись и печать организации (если применимо);
- УКЭП (для электронных документов);
- Дата выдачи документа.
Как правильно вести трудовую книжку после получения документа?
После получения официального подтверждения важно:
- Проверить, что все сведения в документе корректны;
- Сохранить копию (электронную и/или печатную) в личном архиве;
- При необходимости обновлять сведения (например, после получения нового образования) в разделе «Сведения о работе»;
- Не зачеркивать прежние сведения – новые данные дописываются через запятую.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли получить бумажную трудовую книжку после 1 января 2021 г.? – Да, но она будет вести только в электронном виде. Бумажный носитель можно получить только в случае, если работодатель потребует его.
- Что делать, если в бумажной трудовой книжке нет отметки о переходе на ЭТК? – В таком случае необходимо вести именно бумажный документ, но обязательно получить электронную справку.
- Какие документы нужны для получения справки о полномочиях представителя? – Паспорт представителя и доверенность (если применимо).
- Можно ли использовать справку о получении трудовой книжки в качестве подтверждения стажа при оформлении пенсии? – Да, такой документ является официальным подтверждением стажа.
Документ подтверждающий получение трудовой книжки играет ключевую роль в подтверждении трудовой и страховой истории работника. Существует несколько способов его получения – через портал Госуслуги, ПФР, МФЦ или работодателя. Важно сохранять копии всех документов, регулярно обновлять сведения в системе и соблюдать требования законодательства, чтобы избежать проблем при дальнейшем трудоустройстве или оформлении социальных выплат.