Оформление акта приёма‑передачи трудовых книжек – обязательная процедура при расторжении трудового договора‚ когда работник получает на руки свой трудовой документ․ Данный акт подтверждает факт передачи‚ фиксирует состояние книжки и защищает интересы обеих сторон: работника и работодателя․

Когда требуется составлять акт

• Увольнение по инициативе работника или работодателя;
• Перевод сотрудника в другое структурное подразделение организации;
• Реорганизация компании (слияние‚ разделение‚ преобразование);
• Выход на пенсию‚ если трудовая книжка выдаётся работнику при увольнении;
• Другие случаи‚ когда трудовая книжка передаётся от одного ответственного лица другому (например‚ смена кадрового работника)․

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие оформление и хранение трудовых книжек‚ содержатся в:

1. Трудовом кодексе РФ (ст․ 66‚ 84․1‚ 77);
2. Постановлении Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек»;
3. Инструкции по заполнению трудовых книжек‚ утверждённой Минтрудом России․

Согласно этим нормам‚ при выдаче трудовой книжки сотруднику необходимо оформить письменный акт‚ подтверждающий факт передачи․

Структура акта приёма‑передачи трудовых книжек

Акт представляет собой простой табличный документ‚ включающий следующие разделы:

Шапка документа

• Название организации (полное наименование‚ ИНН‚ КПП);
• Наименование документа: «Акт приёма‑передачи трудовых книжек»;
• Дата и место составления акта;
• Номер акта (по внутренней нумерации организации)․

Информация о работнике

• ФИО полностью;
• Табельный номер (если ведётся);
• Должность‚ структурное подразделение;
• Дата приёма на работу;
• Дата увольнения (или перевода);
• Основание увольнения (ст․ ТК РФ‚ например‚ п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 – выход на пенсию по инициативе работника)․

Данные о трудовой книжке

• Серия и номер трудовой книжки;
• Дата выдачи книжки (первичная выдача или выдача дубликата);
• Наличие вкладышей и их количество;
• Состояние книжки (отметки о повреждениях‚ отсутствии страниц и т․п․)․

Подписи сторон

• Ответственное лицо от организации (кадровик‚ руководитель отдела кадров‚ уполномоченное лицо) – подпись‚ расшифровка‚ дата;
• Получатель (работник) – подпись‚ расшифровка‚ дата;
• При необходимости – подпись свидетеля или представителя профсоюза․

Примечания

В этом разделе можно указать:

• Факты о невостребованных документах (например‚ если работник отказался получить книжку);
• Ссылки на внутренние приказы о увольнении;
• Дополнительные условия (например‚ обязательство вернуть книжку при восстановлении на работе)․

Пошаговая инструкция по заполнению акта

1. Подготовьте все необходимые данные: личные сведения сотрудника‚ реквизиты трудовой книжки‚ основание увольнения․
2. Сформируйте шапку акта‚ указав реквизиты организации и номер документа․
3. Внесите информацию о работнике и трудовой книжке в соответствующие поля․
4. Проверьте соответствие данных записям в личном деле и книжке учёта трудовых книжек․
5. Представьте акт сотруднику для ознакомления и подписи․
6. После подписи обеими сторонами передайте работнику трудовую книжку под расписку․
7. Один экземпляр акта остаётся в отделе кадров (в личном деле сотрудника)‚ второй – выдаётся работнику вместе с книжкой․

Образец акта приёма‑передачи трудовых книжек (2026 год)

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
г․ Москва‚ ул․ Ленина‚ д․ 10

Акт приёма‑передачи трудовых книжек
№ 2026/045 от 

Сведения о работнике:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Табельный №: 12456
Должность: ведущий инженер
Подразделение: отдел проектирования
Дата приёма на работу: 
Дата увольнения: 
Основание увольнения: п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ (выход на пенсию по инициативе работника)

Данные о трудовой книжке:
Серия: АБ № 1234567
Дата выдачи: (первичная)
Количество вкладышей: 2
Состояние: без повреждений‚ все страницы заполнены корректно

Подписи:
Ответственное лицо от организации: __________________ /Петрова С․В․/ 
Получатель (работник): __________________ /Иванов И․И․/ 

Примечание: Трудовая книжка передана работнику полностью‚ претензий нет․

Советы по правильному оформлению

• Используйте печатную форму акта (можно заполнить в Word или Excel)‚ чтобы избежать неразборчивого почерка․
• Обязательно проставляйте даты составления и подписи – без них акт считается недействительным․
• Сверяйте серию и номер трудовой книжки с данными в журнале учёта трудовых книжек․
• Если работник отказывается расписываться в акте‚ сделайте отметку об отказе и уведомите его письмом о последствиях (неполучение трудовой книжки может повлечь за собой трудовые споры)․
• Храните акт в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов)․

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие указания основания увольнения․ Решение: четко прописывайте статью и пункт ТК РФ‚ на основании которого происходит расторжение договора․
2. Несоответствие данных в акте и в трудовой книжке․ Решение: перед подписанием сверьте все записи (даты‚ должности‚ порядковые номера записей)․
3. Отсутствие подписи одной из сторон․ Решение: не выдавайте трудовую книжку‚ пока акт не подписан обеими сторонами․
4. Использование устаревших бланков․ Решение: ежегодно проверяйте актуальность формы акта на сайте Минтруда или в системе КонсультантПлюс․

Где получить готовый бланк

На сегодняшний день множество ресурсов предлагают бесплатные шаблоны акта приёма‑передачи трудовых книжек:

• Официальные сайты органов государственной власти (например‚ Министерство труда и социальной защиты РФ);
• Правовые базы «КонсультантПлюс»‚ «Гарант»;
• Специализированные кадровые порталы (HR‑portal‚ Kadrovik․ru) – там можно скачать документ в формате ․docx или ․pdf и сразу заполнить его онлайн․

При скачивании шаблона обращайте внимание на год выпуска (должен соответствовать текущему году – 2026) и наличие всех обязательных реквизитов․

Акт приёма‑передачи трудовых книжек – не просто формальность‚ а важный юридический документ‚ который защищает права работника и интересы работодателя․ Правильное его составление исключает возможные споры о получении трудовой книжки‚ обеспечивает достоверность кадрового учёта и соответствует требованиям трудового законодательства․

Следуя представленной инструкции‚ используя предложенный образец и избегая типичных ошибок‚ вы сможете оформить акт быстро‚ корректно и в полном соответствии с нормативами 2026 года․