С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек, но многие работники продолжают выбирать привычные бумажные варианты. Если ваш сотрудник подал заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе, вам необходимо правильно оформить соответствующие документы и своевременно сдать отчетность в ПФР. В этой статье мы подробно разберем все нюансы работы с формой СЗВ-ТД в случае выбора бумажной трудовой книжки.

Что такое форма СЗВ-ТД и когда она подается

СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) — это отчетная форма, которую работодатели обязаны предоставлять в Пенсионный фонд России (ныне — Социальный фонд России) по следующим основаниям:

• Приеме на работу;
• Увольнении;
• Переводе на другую должность;
• Изменении условий трудового договора;
• Выборе бумажной трудовой книжки.

Согласно действующему законодательству, отчет СЗВ-ТД подается не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Например, за январь 2026 года отчет нужно сдать до 15 февраля 2026 года.

Процедура выбора бумажной трудовой книжки

Подача заявления работником

Работник должен подать письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе. Обычно это происходит при:

• Приеме на работу;
• Переводе на новую должность;
• Изменении условий трудового договора.

В заявлении указывается:

• ФИО работника;
• Должность;
• Просьба о ведении трудовой книжки в бумажном формате;
• Дата подачи заявления;
• Подпись работника.

Оформление бумажной трудовой книжки

После получения заявления:

1. Внесите соответствующую запись в трудовую книжку работника о приеме на работу (если это первое место работы) или о переводе;
2. Выдайте бумажную трудовую книжку работнику на руки;
3. Обязательно зафиксируйте факт выдачи в Книге учета движения трудовых книжек:

Заполнение и сдача формы СЗВ-ТД

При заполнении отчета СЗВ-ТД в случае выбора бумажной трудовой книжки необходимо:

• Указать дату подачи заявления о выборе бумажной трудовой книжки;
• Указать сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на года;
• Указать текущие сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение);
• Указать, что трудовая книжка ведеться на бумажном носителе.

Штрафы за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД

С 2023 года штрафы за несвоевременную или неправильную сдачу отчета СЗВ-ТД стали более конкретными:

• На должностных лиц: от 300 до 500 рублей;
• На юридических лиц: от 1000 до 5000 рублей.

Кроме того, возможны штрафы за:

• Непредставление отчета;
• Представление отчета с ошибками;
• Несвоевременное представление отчета.

Особенности работы с бумажными трудовыми книжками

Ведение бумажной трудовой книжки

При ведении бумажной трудовой книжки необходимо:

1. Соблюдать правила ведения и хранения трудовых книжек;
2. Вносить записи в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек;
3. Выдавать трудовую книжку работнику при увольнении;
4. Вести Книгу учета движения трудовых книжек.

Выдача справки СТД-Р

При необходимости работник может запросить справку о трудовой деятельности (СТД-Р). Сведения для ее заполнения берутся:

• Из бумажной трудовой книжки (если она ведется);
• Из отчетности по форме СЗВ-ТД;
• Из других подтверждающих документов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перейти с электронной трудовой книжки на бумажную?

Нет, если бумажная трудовая книжка уже выдана работнику. После выдачи бумажной трудовой книжки вернуть сотрудника обратно на электронную форму уже невозможно. В выданную книжку будут вноситься все записи, и она станет основным документом о трудовой деятельности.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если все работники выбрали бумажные трудовые книжки?

Да, нужно. Отчет СЗВ-ТД сдается на всех работников, независимо от формы ведения трудовой книжки (электронная или бумажная).

Можно ли сдавать СЗВ-ТД на бумажном носителе?

Да, можно. Согласно п. 1.10 Правил заполнения формы, сведения СЗВ-ТД в бумажном виде могут заполняться как вручную, так и на компьютере.

Работа с бумажными трудовыми книжками требует особого внимания от кадровиков. Основные моменты, которые нужно запомнить:

• Работник должен подать письменное заявление о выборе бумажной трудовой книжки;
• Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки и фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек;
• Отчет СЗВ-ТД подается в ПФР (СФР) не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным;
• После выдачи бумажной трудовой книжки вернуть сотрудника обратно на электронную форму уже невозможно;
• Штрафы за несвоевременную или неправильную сдачу СЗВ-ТД могут достигать 5000 рублей.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете правильно оформить документы и избежать штрафов при работе с бумажными трудовыми книжками.