Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 66), она является основным доказательством трудовой деятельности и используется для расчета пенсии, определения права на льготы и других социальных гарантий. В 2025 году в России действуют два формата трудовых книжек: бумажный и электронный. Однако бумажную трудовую книжку можно оформить только в строго определённых случаях. Ниже, подробное руководство, как правильно сделать и оформить бумажную трудовую книжку в соответствии с законодательством РФ.

Когда можно оформить бумажную трудовую книжку?

С 1 января 2021 года вступили в силу изменения, ограничивающие выдачу бумажных трудовых книжек:

• Новые сотрудники, устраивающиеся на работу после 31 декабря 2020 года, не получают бумажные трудовые книжки по умолчанию. Их данные вносятся в электронный формат и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР).
• Бумажную трудовую книжку оформляют только:
  • если работник уже имел бумажную трудовую книжку до 2021 года и продолжает её использовать;
  • если работник подал письменное заявление о желании сохранить бумажный формат (даже при первом трудоустройстве после 2021 года — см. раздел ниже);
  • если работник восстанавливает утраченную или испорченную трудовую книжку.

Шаг 1: Получение заявления от работника

Если сотрудник впервые устраивается на работу после 2021 года, но хочет получить бумажную трудовую книжку, он обязан подать письменное заявление в свободной форме. Заявление должно содержать:

• ФИО работника;
• паспортные данные;
• дату подачи заявления;
• четкую формулировку: «Прошу оформить мне трудовую книжку в бумажном виде»;
• подпись работника и расшифровку.

Важно! Работодатель не вправе требовать от работника выбора формата, решение принимает только работник. Если заявление не подано — оформляется только электронная трудовая книжка.

Шаг 2: Приобретение бланка трудовой книжки

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — это бланки строгой отчетности. Их можно приобрести только у утверждённых производителей, включённых в реестр Минтруда РФ. Проверить список можно на сайте mintrud.gov.ru.

Запрещено:

• изготавливать бланки самостоятельно;
• использовать бланки, купленные на сторонних рынках или в интернет-магазинах без лицензии;
• использовать устаревшие бланки, выпущенные до 2004 года.

Бланк должен содержать:

• государственный герб РФ;
• номер серии и номер бланка;
• печать производителя;
• водяные знаки и защитные элементы.

Шаг 3: Регистрация бланка в учётной книге

Согласно п. 39–40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан вести:

1. Книгу учёта трудовых книжек и вкладышей — в ней фиксируется поступление, выдача, уничтожение и перемещение бланков.
2. Журнал регистрации трудовых книжек — для каждого сотрудника отдельная запись.

При получении нового бланка:

• зарегистрируйте его в книге учёта по номеру серии и номеру бланка;
• укажите дату поступления;
• запишите ФИО работника, которому бланк будет выдан;
• подпишите и поставьте печать ответственного лица (как правило, кадровика или бухгалтера).

Шаг 4: Заполнение трудовой книжки

Заполнение производится только на русском языке. Допускается дублирование записей на языке субъекта РФ (например, татарском, башкирском и т.д.), но основная запись — обязательно на русском.

Обязательные реквизиты для каждой записи:

• Номер записи (по порядку);
• Дата приёма на работу (указывается полностью: число, месяц, год);
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
• Должность, профессия, специальность с указанием квалификации;
• Основание для приёма (номер и дата приказа по организации);
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Печать организации (если есть).

Пример записи:

1. Наименование организации: ООО «Ромашка»
2. Должность: Менеджер по продажам
3. Основание: Приказ № 12-к от
4. Подпись: И.И. Иванова
5. Печать: (штамп организации)

Важно! Все записи должны быть сделаны чернилами чёрного цвета, разборчиво, без помарок, зачёркиваний и исправлений. При ошибке — делается аннулирующая запись с указанием причины и новая — правильная.

Шаг 5: Выдача трудовой книжки работнику

После заполнения первой записи о приёме на работу:

• работник подписывает листок ознакомления с записью;
• трудовая книжка выдаётся работнику под роспись в журнале выдачи;
• в журнале учёта указывается дата выдачи и подпись получателя.

Если работник не забирает книжку в день оформления — храните её в сейфе или специальном ящике для документов строгой отчётности. Не допускается хранение у кадровика или бухгалтера дома.

Шаг 6: Ведение электронного учёта

Даже если трудовая книжка бумажная, работодатель обязан вести электронный учёт в системе ПФР:

• в течение 3 рабочих дней после приёма на работу — передать сведения в ПФР через СФР-портал или через Электронный отчёт;
• при увольнении, в течение 1 рабочего дня;
• при изменении данных — в течение 3 дней.

Это требование действует для всех работников, независимо от формата трудовой книжки.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если работник потерял или испортил бумажную трудовую книжку, он должен:

1. Подать заявление на восстановление трудовой книжки.
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж: справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, копии приказов, трудовые договоры и т;д.
3. Работодатель на основании этих документов составляет новую трудовую книжку с пометкой: «Вместо утраченной».
4. Все записи переносятся с указанием источников.

Новая книжка выдаётся на том же бланке, что и оригинальная — с сохранением всех реквизитов и нумерации.

Чем отличается бумажная трудовая книжка от электронной?

Важные ошибки при оформлении бумажной трудовой книжки

• Заполнение на иностранном языке, недопустимо (даже если работник иностранец).
• Использование карандаша, красного или синего чернил, запись считается недействительной.
• Отсутствие подписи и печати — запись не имеет юридической силы.
• Не внесение записи в журнал учёта — нарушение порядка, штраф до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отказ от передачи данных в ПФР — даже при наличии бумажной книжки, электронный учёт обязателен.

Оформление бумажной трудовой книжки — это не просто формальность, а серьёзная юридическая процедура, требующая соблюдения всех норм Трудового кодекса РФ и Порядка ведения трудовых книжек. В 2025 году бумажные книжки — это исключение, а не правило. Их выдают только по заявлению работника или при восстановлении утраченного документа.

Рекомендация работодателям: переходите на электронный формат — это удобнее, безопаснее и соответствует современным требованиям. Бумажные книжки — это наследие прошлого, которое постепенно уходит в историю.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — обратитесь в территориальный орган ПФР или к юристу по трудовому праву. Лучше перестраховаться, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Дата публикации: 21 мая 2026 г.