В 2026 году процедура оформления трудовых отношений между индивидуальным предпринимателем (ИП) и работником требует особого внимания к деталям. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант все еще остается актуальным для тех сотрудников, кто не отказался от него в пользу цифрового формата. Ниже мы подробно разберем правила, нюансы и приведем образцы заполнения.
Важность правильного оформления документации
Самое главное помнить, что трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий стаж работника. Ошибки при ее заполнении могут привести к проблемам при назначении пенсии или получении кредитов. Для индивидуального предпринимателя корректное ведение кадрового учета является обязательным требованием законодательства РФ.
Когда требуется бумажная трудовая книжка?
Согласно действующим нормам, одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
- Если сотрудник впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, ему заводится только электронная трудовая книжка.
- Если сотрудник сохранил бумажную книжку, ИП обязан вносить в нее записи наравне с отправкой данных в Социальный фонд России (СФР).
Пошаговая инструкция: Раздел «Сведения о работе»
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». Она должна быть сделана чернилами черного, синего или фиолетового цвета (либо напечатана через принтер, если форма позволяет, но классический вариант — рукописный).
Структура записи
Запись состоит из четырех граф:
Графа 1: Номер записи по порядку.
Графа 2: Дата приема на работу (число, месяц, год).
Графа 3: Сведения о приеме (должность, структурное подразделение, условия труда).
Графа 4: Дата и номер документа-основания (приказа).
> Важно: В графе 3 обязательно указывается полное или сокращенное наименование работодателя (ИП), а также должность работника.
Образцы заполнения для ИП
Ниже приведены конкретные примеры того, как должна выглядеть запись в трудовой книжке при приеме на работу к индивидуальному предпринимателю.
Образец №1: Стандартный прием на работу
Представим ситуацию: ИП Иванов Петр Сергеевич принимает на работу менеджера Сидорову Анну Ивановну 15 мая 2026 года. Приказ № 5-к от .
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
| :— | :— | :— | :— |
| 12 | | Индивидуальный предприниматель Иванов Петр Сергеевич принят на должность менеджера по продажам | Приказ от № 5-к |
Примечание: Если ИП работает без образования юридического лица, запись начинается со слов «Индивидуальный предприниматель…».
Образец №2: Прием с указанием структурного подразделения
Если у ИП есть несколько точек (например, магазин и склад), и работник принят в конкретное подразделение, это также отражается в записи.
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
| :— | :— | :— | :— |
| 24 | | Индивидуальный предприниматель Смирнов А.В. принят в торговый отдел «Центральный» на должность продавца-консультанта | Приказ от № 12-к |
Алгоритм действий ИП при приеме сотрудника
Чтобы не допустить ошибок, следуйте этому чек-листу:
Запросите документы: Паспорт, СНИЛС, документ об образовании (если должность требует квалификации) и трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде).
Получите заявление: Заявление о приеме — документ, который подтверждает намерение сотрудника приступить к работе. Хотя ТК РФ не требует его строго обязательно, на практике оно необходимо для издания приказа.
Издайте приказ: Оформите приказ (распоряжение) о приеме на работу. Ознакомьте работника с приказом под роспись в течение 3 дней.
Внесите запись в бумажную трудовую: Если книжка ведется, запись делается в день издания приказа.
Отправьте отчет в СФР: Данные о приеме передаются в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (форма ЕФС-1).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Подтверждением служит отчет из СФР (выписка из СТК), который работник может заказать через Госуслуги или в МФЦ. При приеме на работу сотрудник предоставляет выписку из электронной трудовой, если бумажная у него не ведется или он потерял связь с предыдущим работодателем.
Что делать, если в бумажной книжке закончились страницы?
Если раздел «Сведения о работе» заполнен полностью, ИП обязан выдать работнику вкладыш к трудовой книжке. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. На ьном листе основной книжки ставится штамп «Выдан вкладыш», указываются серия и номер вкладыша.
Можно ли делать записи сокращениями?
Нет. Невероятно важно помнить, что сокращения в трудовых книжках не допускаются (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пом.» вместо «помощник»). Все слова должны быть написаны полностью.
Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу к ИП, это гарантия юридической чистоты трудовых отношений. В 2026 году, когда параллельно существуют электронные и бумажные форматы, предприниматель должен быть внимателен к обоим трекам учета. Соблюдение правил заполнения граф, своевременная подача отчетности в СФР и аккуратность в записях защитят и работодателя, и работника от возможных споров в будущем.