Вопрос о необходимости оформления бумажной трудовой книжки в новых условиях регулируется рядом нормативных актов, в частности Федеральным законом № 439‑ФЗ от 16 декабря 2019 г. и последующими изменениями Трудового кодекса РФ. Ниже – подробный разбор текущего законодательства, практики работодателей и рекомендаций, как правильно оформить новую книжку, если прежняя потеряна или не была выдана.
Что изменилось с 2023 года?
С 1 января 2023 года введена новая форма трудовой книжки (образец 2023‑2026 гг.). Основные изменения:
- Отказ от обязательного заведения бумажных книжек для новых сотрудников, впервые поступивших на работу после 31 декабря 2020 года.
- Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) через специальные программы, интегрированные с ПФР и ФНК.
- Возможность оформить дубликат бумажной книжки только в исключительных случаях (потеря, повреждение, требование суда и т.п.).
Таким образом, в большинстве случаев работодатель обязан использовать электронный документ, а бумажный аналог может появиться только по инициативе сотрудника или в особых ситуациях.
Когда требуется бумажная трудовая книжка?
Согласно практике Министерства труда и Роструда, бумажную книжку необходимо оформить в следующих случаях:
- Первое трудоустройство до 31 декабря 2020 года. Если сотрудник был принят до ввода в силу изменений, ему выдавалась бумажная книжка, и её можно заменить дубликатом.
- Потеря или повреждение оригинала. При обращении сотрудника с письменным заявлением о необходимости восстановления документа, работодатель обязан выдать новый экземпляр.
- Требования суда. Если работник восстанавливается на предыдущем месте работы по решению суда, ему может потребоваться новая бумажная книжка для подтверждения трудового стажа.
- Трудоустройство в организации, где по внутренним нормативным актам требуется именно бумажный документ. Это редкость, но возможна в некоторых отраслях (например, в государственном секторе, где сохраняются старые формы документооборота).
В остальных случаях – не требуется оформление новой бумажной трудовой книжки.
Как правильно оформить новую книжку, если оригинал потерян?
Если новый сотрудник сообщает, что у него нет действующей бумажной трудовой книжки, но он имеет подтверждённые сведения о предыдущей работе, работодатель обязан:
- Получить от сотрудника письменное заявление с указанием причины отсутствия книжки (потеря, кража, повреждение и т.п.).
- Запросить подтверждающие документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, дипломы, трудовые договоры, выписки из ПФР.
- Оформить приказ о приёме на работу и внести сведения в электронный кадровый реестр (ЭТК).
- При необходимости – оформить дубликат бумажной книжки в установленном образце 2023‑2026 гг., подписав его в двух экземплярах (один – у сотрудника, второй – у работодателя).
Важно отметить, что дубликат не заменяет оригинал, если оригинал всё ещё может быть восстановлен (например, через архивные копии в ПФР).
Электронная трудовая книжка – как её создать и вести?
С 2023 года основным способом документирования трудовой деятельности является ЭТК. Пошаговая инструкция:
- Сбор первичных данных. Паспорт, СНИЛС, ИНН, сведения об образовании, трудовой договор.
- Выбор программы. Наиболее популярные – «1С:Зарплата и управление персоналом», «Трудовое дело», «Электронный трудовой договор».
- Загрузка данных. В программу вводятся сведения о приёме, увольнениях, повышениях, отпусках и прочих событиях.
- Подписание и утверждение. После внесения данных документ подписывается электронной подписью работодателя и/или уполномоченного лица.
- Хранение. ЭТК хранится в защищённой базе данных, доступ к которой имеют только уполномоченные сотрудники.
Электронный документ полностью заменяет бумажную форму, поэтому заводить новую бумажную книжку в 2026 году не требуется, если только не возникнут обстоятельства, указанные в пункте 2.
Как оформить трудовую книжку впервые через Госуслуги?
Для граждан, которые впервые оформляют трудовое право, существует упрощённый порядок через портал Госуслуги:
- Войдите в личный кабинет на Госуслуги.
- Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Оформить впервые».
- Заполните заявление, загрузив сканы паспорта, СНИЛС и иных требуемых документов.
- Система автоматически сформирует электронный образец и отправит его в выбранную вами организацию для печати (если требуется бумажный экземпляр).
- После подписания приказа в организации вам выдадут бумажный экземпляр (только в случае, если он действительно нужен).
Такой способ позволяет сэкономить время и избежать личных визитов в отдел кадров.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли вести одновременно и бумажную, и электронную книжку?
Ответ: Нет. С 2023 года ведение бумажной формы полностью заменено электронным документом. Бумажный экземпляр может использоваться лишь как дубликат в исключительных случаях.
Вопрос: Что делать, если работник требует «полную» бумажную книжку, хотя он поступил в компанию после 2020 года?
Ответ: По закону работодатель обязан отказаться от выдачи бумажной формы, предложив вместо неё ЭТК. Если сотрудник настоятельно требует бумажный документ, необходимо оформить письменное заявление и, при наличии законных оснований (потеря, судовое решение), выдать дубликат.
Вопрос: Как правильно оформить запись о работе, если в книжке уже есть пропуски?
Ответ: Пропуски в бумажной книжке не делают её недействительной. Нужно просто добавить новую запись под новым порядковым номером, не оставляя пустых строк.
С учётом актуального законодательства:
- В 2026 году заводить новую бумажную трудовую книжку необходимо только в случае потери оригинала, её повреждения или требования суда.
- Для большинства новых сотрудников (принятых с 2021 года) используется электронная трудовая книжка, которая оформляется через специализированные программы или портал Госуслуги.
- Работодатель обязан соблюдать процедуру получения письменного заявления и подтверждающих документов, а затем оформить дубликат в соответствии с образцом 2023‑2026 гг.
Таким образом, ответ на вопрос «Можно ли заводить новую трудовую книжку?» – да, но только в ограниченных случаях, а в обычном порядке следует перейти на электронный формат.
Автор статьи: Консультант по трудовому праву, 2026 год