В 2026 году вопросы, связанные с оформлением декретных отпусков и ведением трудовых книжек, остаются одними из самых актуальных для работодателей и сотрудников. Существует распространенное заблуждение, что период нахождения в отпуске по уходу за ребенком нужно каким-то образом фиксировать в графе «Сведения о работе». Однако трудовое законодательство РФ имеет четкие и строгие правила на этот счет.

В данной статье мы подробно разберем, нужно ли вносить записи об отпуске по уходу за ребенком, как оформлять временных сотрудников на место декретниц и как эти периоды учитываются в стаже.

Главный принцип: Запись об отпуске не вносится

Самое важное правило, которое необходимо запомнить каждому кадровику и работодателю: внесение в трудовую книжку работника сведений о предоставлении отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком или любого другого отпуска трудовым законодательством не предусмотрено.

Это означает следующее:

• Когда сотрудница уходит в декрет (отпуск по беременности и родам), а затем в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет, никаких записей в раздел «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки делать не нужно.
• Основанием для этого служит статья 66 Трудового кодекса РФ, которая регламентирует порядок ведения трудовых книжек. В ней перечислены случаи, когда записи вносятся (прием, перевод, увольнение, награждение), и отпуска в этот список не входят.
• Период отпуска по уходу за ребенком автоматически сохраняется в базах данных Социального фонда России (СФР) благодаря отчетам, которые сдает работодатель (форма ЕФС-1), но в саму книжку (ни бумажную, ни электронную в виде отдельной строки «отпуск») это не пишется.

> Важно: Тот факт, что работник находится в отпуске, не прерывает трудовой стаж. Место работы за сотрудником сохраняется в обязательном порядке (ст. 256 ТК РФ).

Как учитывается период ухода за ребенком в стаже?

Хотя запись в трудовую книжку не вносится, этот период крайне важен для будущего пенсионера.

Страховой стаж: Период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет включается в страховой стаж для назначения пенсии.
Специальный стаж: Если речь идет о льготных пенсиях (например, для педагогов или медиков), то правила могут отличаться. В некоторых случаях период ухода за ребенком до 1,5 лет, начавшийся до 6 октября 1992 года, включается в льготный стаж, а более поздние периоды — нет (за исключением отдельных категорий). Однако в общий трудовой стаж этот период входит всегда.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): С 1 января 2020 года все сведения формируются в электронном виде. Работодатель передает данные о приеме и увольнении в СФР. Периоды отпуска отражаются в индивидуальном лицевом счете (ИЛС) застрахованного лица на основании сданной отчетности, но визуально в выписке из ЭТК это не выглядит как отдельная запись «Находился в отпуске».

Если работнику потребуется подтвердить период ухода за детьми для пенсии (особенно периоды до 2002 года или нюансы до 1,5 лет), он может запросить выписку из ИЛС или обратиться в СФР для корректировки сведений, предоставив соответствующие документы (свидетельство о рождении ребенка, справку с места работы о периоде отпуска).

Оформление временного работника на место декретницы

Часто на период отсутствия основного сотрудника (находящегося в отпуске по уходу за ребенком) принимают временного работника. Здесь возникает вопрос: что писать в его трудовой книжке?

Правила приема на работу

На место сотрудницы, ушедшей в декрет, обычно заключают срочный трудовой договор.

• В трудовом договоре указывается причина срочности: «для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы».
• Указывается имя отсутствующего сотрудника (например, Ивановой И.И.).

Что писать в трудовой книжке временщика?

В трудовую книжку временного работника вносится стандартная запись о приеме на работу.

• Формулировка: «Принят в отдел [название] на должность [должность]».
• Важный нюанс: Тот факт, что трудовой договор является срочным и заключен на время декрета основного работника, в трудовой книжке не отражается. В графе «Основание» приказ о приеме на работу также не требует указания причины срочности, хотя в самом приказе и договоре эта информация должна быть.

Если временный работник увольняется после выхода основной сотрудницы, в трудовой книжке делается стандартная запись об увольнении со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ (истечение срока трудового договора).

Частые вопросы и заблуждения

Нужно ли делать запись «Работает по настоящее время»?

Если сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком и ей потребовалась копия трудовой книжки (например, для банка или визы), работодатель делает выписку.

• В копии трудовой книжки ниже последней записи ставится текущая дата.
• Делается надпись: «Работает по настоящее время».
• Заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Никаких дополнительных строк о том, что сотрудник «в отпуске», в копию вносить не требуется, если иное не запрошено специально, но и это не является стандартной практикой ведения самой книжки.

Что делать, если запись об отпуске все же внесли по ошибке?

Если кадровик ошибочно внес запись о нахождении в отпуске по уходу за ребенком в раздел «Сведения о работе»:
Такая запись считается недействительной, так как не предусмотрена законом.
Необходимо произвести процедуру признания записи недействительной: внести новую запись с порядковым номером, следующим за ошибочной, и в графе «Сведения о работе» написать: «Запись за номером [номер] недействительна».
После этого можно внести правильную запись (если было увольнение и прием) или просто оставить поле чистым до следующего события (перевода или увольнения).

Как быть с электронными трудовыми (ЭТК)?

В электронной трудовой книжке принцип тот же. Работодатель сдает форму ЕФС-1 только при событиях: прием, перевод, увольнение, переименование компании. Событие «уход в отпуск» в СФР отдельным отчетным событием для отражения в ЭТК не является. Периоды работы и, соответственно, сохранения места работы, фиксируются отсутствием записи об увольнении.

Алгоритм действий для работодателя в 2026 году

Чтобы избежать ошибок и проблем с проверяющими органами, следуйте этому чек-листу:

Получите заявление от сотрудницы на отпуск по беременности и родам, а затем на отпуск по уходу за ребенком.
Издайте приказы о предоставлении отпусков.
Не вносите никаких записей в бумажную трудовую книжку сотрудницы о начале отпуска.
Сохраните место работы: не увольняйте сотрудницу и не переводите её на другую должность без её письменного согласия (кроме случаев ликвидации организации).
Сдавайте отчетность: Вовременно подавайте форму ЕФС-1 в Социальный фонд России, чтобы периоды работы и отпусков корректно отражались на лицевых счетах граждан.
Для временных сотрудников: Принимайте их по срочному договору, в трудовую книжку вносите только запись о приеме, не указывая причину срочности.

Правильное ведение трудовых книжек — это гарантия защиты прав работников и отсутствие штрафов для работодателей. Помните золотое правило: отпуска, включая отпуск по уходу за ребенком, в трудовую книжку не вписываются.

Период ухода за ребенком до 1,5 лет включается в страховой стаж автоматически на основании данных персонифицированного учета, которые формируются из вашей отчетности. Внимательная проверка документов и знание базовых норм ТК РФ (ст. 66, ст. 256) позволят избежать потери стажа сотрудниками и юридических рисков для компании.

Если у вас возникла сложная ситуация (например, необходимость исправления старых записей или подтверждение стажа до 2002 года), всегда обращайтесь к актуальным разъяснениям Социального фонда России и Министерства труда, так как законодательство может дополняться новыми нормативными актами.