Оформление дистанционного сотрудника требует особого внимания к документам․ Одним из ключевых вопросов является необходимость внесения записи о дистанционном характере работы в трудовую книжку․ В этой статье разберемся в правовых нюансах и пошаговом алгоритме действий․
Главный принцип: что говорит Трудовой кодекс?
Ключевой вывод: Согласно действующему законодательству РФ (ТК РФ, Письмо Роструда от N ПГ/06237-6-1), внесение в трудовую книжку записи о том, что работа носит дистанционный характер, не является обязательным․
Запись в трудовой книжке фиксирует факт приема на работу, перевода или увольнения, но не детализирует режим труда (офисный, удаленный, гибридный)․ Все условия о дистанционном формате должны быть четко прописаны в трудовом договоре и, при необходимости, в допсоглашении․
Пошаговая инструкция по оформлению приема на дистанционную работу
Шаг 1: Подготовка и проверка документов
Работодатель запрашивает стандартный пакет документов в соответствии со статьей 65 ТК РФ:
- Паспорт гражданина РФ․
- СНИЛС․
- ИНН․
- Документы об образовании (дипломы, сертификаты) — если работа требует специальной подготовки․
- Трудовая книжка (в бумажном виде) или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) (в электронном виде)․
- Военный билет (для военнообязанных)․
В договоре обязательно должны быть указаны:
- Место работы․ Указывается адрес места нахождения работодателя (юридический адрес), а также формулировка о том, что работа осуществляется в дистанционном (удаленном) режиме․
- Режим рабочего времени и времени отдыха (если он отличается от общих правил)․
- Порядок взаимодействия между работником и работодателем (используемые каналы связи, сроки ответа и т․д․)․
- Возможность и порядок предоставления работнику оборудования или компенсации за использование собственного․
В шаблонах договоров (например, в системах вроде VK HR Tek) есть отдельный пункт для выбора формата работы, что минимизирует юридические ошибки․
Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку — ключевой момент
Важно! Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда) не предусматривает отдельной графы или формулировки для указания «дистанционная работа»․
Алгоритм действий зависит от наличия у сотрудника бумажной трудовой книжки:
Вариант А: У сотрудника есть бумажная трудовая книжка
- Если сотрудник предоставляет книжку лично — работодатель вносит стандартную запись о приеме на работу (дата, наименование организации, должность, основание) и выдает книжку обратно․
- Если сотрудник направляет книжку по почте (заказным письмом с уведомлением) — работодатель вносит запись и возвращает книжку тем же способом․ Срок возврата — не позднее 3 рабочих дней с момента получения заявления и книжки․
- Если сотрудник отказывается от внесения записи — это его законное право․ Он должен написать соответствующее заявление (образец ниже), которое хранится у работодателя в личном деле․ В этом случае запись в книжку не вносится․
Вариант Б: У сотрудника электронная трудовая книжка (Сведенья о трудовой деятельности)
- Информация о приеме на работу автоматически формируется в Единой государственной системе информации (ЕГИС) «Трудовая деятельность» через кадровый учет (например, через СЗВ-ТД)․
- Бумажный документ (выписку) сотрудник может получить по запросу в любое время․
- Особенность: в электронном формате также не указывается характер работы (дистанционная/офисная)․ Это информация конфиденциальна и хранится в кадровых документах организации․
Образец заявления об отказе от внесения записи в трудовую книжку
Генеральному директору
[Название организации]
[ФИО сотрудника]
[Должность]
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу не вносить сведения о трудовых отношениях с Вами в мою бумажную трудовую книжку в связи с тем, что я работаю в дистанционном (удаленном) режиме, и все условия моего трудоустройства зафиксированы в трудовом договоре № [номер] от [дата]․
При этом прошу выдать мне (направить по почте) мою трудовую книжку в течение трех рабочих дней с даты подачи настоящего заявления․
«___» __________ 20__ г․
_________________ / [ФИО] /
Частые ошибки и риски
- Указание в записи «дистанционная работа»․ Это неверно․ Запись должна быть стандартной: «Принят на работу в качестве [должность] с [дата]»․
- Отсутствие записи при наличии бумажной книжки и отсутствии заявления об отказе․ Это нарушение․ Если книжка у сотрудника, запись обязательна․
- Неправильное оформление при переводе на дистанционный режим․ Перевод на дистанционную работу (если это изменение существенных условий трудового договора) требует допсоглашения․ Запись о переводе в трудовую книжку также не вносится, если только сам сотрудник не представит книжку и не попросит об этом․
- Хранение трудовой книжки у работодателя без записи․ Если книжка осталась у работодателя (например, при удаленном приеме), а запись не внесена, это нарушение․ Нужно либо внести запись и отправить книжку, либо получить заявление об отказе․
- ТК РФ не требует указывать в трудовой книжке факт дистанционной работы․
- Обязательно прописывать все условия удаленного формата в трудовом договоре․
- Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка:
- Вносите стандартную запись о приеме/переводе/увольнении․
- Возвращайте книжку сотруднику (лично или заказным письмом) в течение 3 рабочих дней․
- Если сотрудник отказывается от записи — получайте письменное заявление․
- При электронной трудовой книжке — информация автоматически попадает в ЕГИС «Труд», отдельная запись не требуется․
- Не пишите в графах «Занимаемая должность» или «Основание вступления» слова «удаленно», «дистанционно» и т․п․
Соблюдение этих правил обеспечит законность кадрового оформления, защитит от претензий со стороны трудовой инспекции и сохранит стаж работника для будущего назначения пенсии․