В условиях роста популярности удаленной занятости всё чаще возникает вопрос: нужно ли фиксировать дистанционную работу в трудовой книжке и как правильно оформить такие сведения. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах и практике консультантов.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям КонсультантПлюс, дистанционная работа регулируется теми же нормами, что и традиционная работа в офисе. Однако порядок их оформления имеет особенности.

• Трудовой договор с удалённым сотрудником должен содержать пункт о сроке и порядке систематического представления отчётов.
• В договоре необходимо указать программно-технические средства, средства защиты информации, оборудование, которое будет использоваться при работе.
• Сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку, если работник не просит их туда вносить.

Что именно вносится в трудовую книжку

В соответствии с разъяснениями государственных органов, в трудовую книжку вносятся только те сведения, которые работник (или работодатель) считает необходимыми. Основные пункты:

1. Сведения о месте работы – указание, что работа выполняется удалённо.
2. Дата начала работы – дата, с которой сотрудник начал выполнять обязанности дистанционно.
3. Должность и тип занятости – например, «Специалист по удалённой поддержке клиентов».
4. Код СФР – в форме ЕФС1 указывается код ДИСТ (дистанционный работник).

Если работник отказывается от записи в книжке, она может быть полностью опущена, но при этом необходимо оформить заявление о таком отказе и сохранить его в личном деле.

Как оформить запись о дистанционной работе

Процедура внесения информации в трудовую книжку выглядит так:

• Получение заявления от сотрудника о желании, чтобы сведения о дистанционной работе фиксировались в книжке.
• Подготовка документа – копии трудового договора, приказа о приеме, акта приёма‑передачи оборудования.
• Внесение сведений вручную в книжку или передача по почте заказным письмом с уведомлением.
• Подтверждение получения – подпись работника в книжке и/или электронное подтверждение.

Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, работодатель может оформить новую на основании заявления и направить её в архивное хранение.

Особенности оформления для разных годов

Ниже указаны особенности оформления в зависимости от года:

• 2024‑2025 годы – в трудовую книжку вносятся сведения только по инициативе работника.
• 2026 год – в соответствии с новыми рекомендациями, запись о дистанционной работе может быть полностью исключена из книжки, если работник не требует её наличия.

При этом всегда следует оформлять приказ о приеме на работу, копию трудового договора и форму ЕФС1 с кодом ДИСТ для отправки в ПФР.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли вносить сведения о дистанционной работе в трудовую книжку, если сотрудник не просит об этом?
Ответ: Нет, согласно практике КонсультантПлюс, такие сведения вносятся только по желанию работника.

Вопрос: Что делать, если у сотрудника потерялась оригинальная трудовая книжка?
Ответ: Работодатель оформляет новую книжку на основании заявления сотрудника и передаёт её в архив.

Вопрос: Где фиксируется информация о программно-технических средствах?
Ответ: В трудовом договоре и в отдельном приложении к нему, но не обязательно в самой книжке.

Рекомендации работодателю

Для корректного оформления дистанционной работы рекомендуется:

1. Сформировать образец трудового договора с обязательным пунктом о дистанционной работе.
2. Указать в договоре сроки и порядок представления отчётов и требования к защите информации.
3. Сохранять копии всех документов (договор, приказ, заявление) в электронном виде и при необходимости – в бумажном виде.
4. При необходимости внести сведения в трудовую книжку – сделать это в соответствии с установленными формами и с подписью работника.
5. Обеспечить отправку сведений в ПФР по форме ЕФС1 с кодом ДИСТ.

Внесенные в трудовую книжку сведения о дистанционной работе – это не обязательный элемент, а rather инструмент для документального фиксирования условий удалённой занятости; Главное – соблюдать требования Трудового кодекса, правильно оформить договор и при необходимости оформить заявление работника. При правильном подходе процесс оформления будет прозрачным как для работодателя, так и для сотрудника.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению дистанционной работы, обратитесь к специалистам КонсультантПлюс или к юридическому отделу вашей организации.