Оформление документов для бывших военнослужащих, одна из самых ответственных задач для специалиста по кадрам. Ошибки в этом процессе могут стоить работнику лет стажа, необходимого для пенсии, а работодателю — штрафов. В 2026 году, когда параллельно ведутся бумажные и электронные трудовые книжки, важно четко понимать алгоритм действий.
В данной статье мы разберем, как правильно внести запись о службе в армии, какие документы требуются и как это отражается в системе электронного документооборота.
Нужно ли вносить запись о службе в армии?
Ответ однозначен: да, обязательно. Согласно действующему законодательству и Инструкции по заполнению трудовых книжек, время прохождения военной службы по призыву или контракту засчитывается в общий трудовой (страховой) стаж.
Запись вносится работодателем по месту первой работы после окончания службы. Основанием для внесения записи являются документы воинского учета:
- Военный билет;
- Справка из воинской части;
- Справка военного комиссариата.
Важно: Если работник поступает к вам впервые и ранее нигде не работал, но служил в армии, вы обязаны завести ему трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде по его заявлению) и внести туда запись о службе.
Алгоритм заполнения бумажной трудовой книжки
Процесс заполнения состоит из двух этапов: оформления ьного листа и внесения записи о службе.
Этап 1: ьный лист
При первичном приеме на работу бывшего военнослужащего заполнение начинается с ьного листа. Данные вносятся строго на основании паспорта и документа об образовании.
- ФИО: полностью, без сокращений.
- Дата рождения: по паспорту.
- Образование: указывается уровень (высшее, среднее профессиональное и т.д.) на основании диплома. В примере из практики (Саратовское высшее военное командное училище МВД СССР, 1985 г.) указывается «Высшее».
- Профессия: указывается специальность по диплому.
- Подпись работника и работодателя: обязательны.
Этап 2: Раздел «Сведения о работе»
Запись о службе вносится до записи о приеме на работу в вашу организацию. Это критически важный момент.
Порядок действий:
- В графе 3 (наименование организации) запись не делается, если это первая запись в разделе, или указывается название организации, в которой сотрудник работает сейчас (как работодателя, вносящего запись).
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата начала службы (из военного билета).
- В графе 3 пишется: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации» (или в ВС СССР, КГБ СССР, ФСБ России — как указано в документе).
- В графе 4 указывается основание: «Военный билет серии ХХ-ХХ № 000000».
Пример заполнения на основе данных из военного билета:
Если в военном билете указано: «Зачислен на военную службу 07.08.86», «Уволен с военной службы в запас 20.02.13», то запись будет выглядеть так:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе… | Наименование, дата и номер документа |
|---|---|---|---|
| 1 | Служба в Вооруженных Силах СССР (КГБ СССР / ФСБ России) | Военный билет ВС СССР №… | |
| 2 | Увольнение с военной службы в запас | Военный билет ВС РФ №… |
Примечание: Даты берутся из пунктов военного билета, где указаны «Зачислен» и «Уволен». В примере пользователя даты 1986 и 2013 годов, что говорит о длительной службе (контрактная служба или служба в органах).
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и отчетность в 2026 году
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. В 2026 году правила остаются строгими:
- Для работников, выбравших бумажную ТК: Работодатель обязан внести запись о службе в бумажную книжку и одновременно подать отчет ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) в Социальный фонд России (СФР).
- Для работников, выбравших электронную ТК: Запись в бумажную книжку не вносится (она не ведется), но отчет ЕФС-1 с кодом мероприятия «ПРИЕМ» (или специальным кодом для восстановления стажа, если применимо) подается обязательно.
Нюанс для бывших военных:
В отчете ЕФС-1 при первичном приеме сотрудника, у которого ранее не было записей в электронной базе (только служба в армии), работодатель вносит сведения о приеме на работу. Период службы в армии отражается в пенсионном стаже на основании данных, которые СФР получает из архивов Минобороны, однако для корректности учета кадровик должен убедиться, что в графе «Сведения о работе» бумажной книжки (если она есть) запись стоит.
Частые ошибки и как их избежать
Анализируя практику 2024-2026 годов, можно выделить типичные ошибки:
- Отсутствие записи о службе. Некоторые работодатели считают, что раз человек пришел с армией, то стаж и так учтется. Это неверно. Без записи в трудовой книжке (или в базе СФР) подтверждение стажа для пенсии может быть затруднено.
- Неверные даты. Даты начала и окончания службы должны дословно совпадать с записями в военном билете (пункты «Зачислен» и «Уволен»). Использование дат приказа или даты присяги вместо даты зачисления — ошибка.
- Отсутствие основания. В графе 4 обязательно указываются серия и номер военного билета. Без этого запись недействительна.
- Запись после приема на работу. Запись о службе всегда предшествует записи о приеме в вашу организацию, так как хронологически она была раньше.
Что делать, если военный билет утерян?
Если сотрудник не может предоставить оригинал или заверенную копию военного билета, запись в трудовую книжку вносить нельзя. В этом случае работнику необходимо обратиться в военный комиссариат или архив для получения справки о прохождении службы. Только этот документ станет основанием для кадровика.
Правильное заполнение трудовой книжки бывшего военнослужащего — это гарантия сохранения его пенсионных прав. В 2026 году, при наличии дублирования данных в электронном виде, роль бумажного носителя и точности первичных данных не снижается. Помните: каждая запись должна быть подтверждена документом, а даты — совпадать с военным билетом до дня.
Используйте данный материал как чек-лист при оформлении документов новых сотрудников, проходивших военную службу.