С 1 января 2021 года в России вступил в силу закон‚ обязывающий работодателей вести только электронные трудовые книжки (ЭТК). Это кардинально изменило кадровую документацию. Несмотря на цифровизацию‚ перечень и порядок оформления документов‚ на основании которых вносятся записи в ЭТК‚ остаются критически важными. Ошибки в этих документах ведут к некорректным записям‚ что может повлиять на стаж работника‚ его пенсионные права и возможность оспаривания увольнения в суде.

Ключевые принципы работы с электронной трудовой книжкой

Главное правило: запись в ЭТК вносится исключительно на основании документа‚ являющегося основанием для соответствующего кадрового действия. Этот документ должен быть оформлен в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними правилами организации.

• Прием на работу — основание: приказ о приеме на работу.
• Увольнение — основание: приказ об увольнении (или иной документ‚ например‚ заявление работника).
• Перевод — основание: приказ о переводе;
• Изменение условий трудового договора — основание: приказ и/или дополнительное соглашение к договору.

Документы при приеме на работу

Для формирования первой записи в ЭТК о приеме на работу необходимы следующие документы:

1. Заявление о приеме на работу (если подавалось).
2. Трудовой договор в письменной форме (2 экземпляра).
3. Приказ о приеме на работу (издается на основании подписанного договора). Именно этот приказ является непосредственным основанием для внесения записи в ЭТК. В приказе должны быть четко указаны: дата начала работы‚ должность‚ структурное подразделение‚ условия оплаты.
4. Копии документов паспорта‚ СНИЛС‚ ИНН‚ документов об образовании (если требуются по должности).

Важно: Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку‚ она должна быть сдана работодателю. Информация из нее переносится в ЭТК на основании тех же документов (приказов)‚ которые были оформлены ранее.

Документы при увольнении

Основанием для внесения записи об увольнении и прекращении действия ЭТК является приказ об увольнении. Его вид зависит от основания:

• По инициативе работника (ст. 80 ТК РФ) — на основании письменного заявления работника.
• По инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ) — на основании приказа с указанием конкретной статьи ТК РФ и причины. Обязательно наличие доказательств (акты‚ объяснительные записки‚ представления).
• По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) — на основании письменного соглашения и приказа.
• По истечении срока договора (ст. 79 ТК РФ) — на основании приказа и уведомления работника.

Особый случай: изменение основания увольнения судом

Как показывает практика (в т.ч. из предоставленной информации)‚ частый судебный спор: работник уволен за прогул (ст. 81 п.2 ТК РФ)‚ но суд признает увольнение незаконным и меняет основание на увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).

Действия работодателя:

1. Получить вступившее в законную силу решение суда.
2. Оформить новый приказ об увольнении с датой‚ соответствующей дате увольнения по соглашению сторон (как указано в решении суда).
3. На основании этого нового приказа внести исправление в ЭТК: исключить запись об увольнении за прогул и внести запись об увольнении по соглашению сторон с корректной датой.

Нельзя просто исправить старый приказ или внести запись в ЭТК без нового документального основания‚ даже если оно продиктовано решением суда. Это грубая ошибка‚ ведущая к новым спорам.

Документы при переводе и изменении условий трудового договора

Любое изменение существенных условий труда (должность‚ оплата‚ режим работы) требует документального оформления:

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору (в 2-х экземплярах).
2. Приказ о переводе (об изменении условий трудового договора) с указанием старой и новой должности/условий‚ даты вступления изменений в силу.

Запись в ЭТК вносится на основании приказа. Если перевод связан с переходом в другую организацию (при сохранении работодателя)‚ это также отражается.

Типичные ошибки и как их избежать

• Нет документа-основания; Запись в ЭТК без приказа/соглашения — недействительна.
• Несоответствие дат. Дата приказа‚ дата вступления в силу и дата записи в ЭТК должны быть логически связаны. При увольнении дата увольнения — это последний день работы‚ а не дата приказа.
• Неточное указание основания увольнения. Нужно точно цитировать пункт статьи ТК РФ (например‚ «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» или «ст. 78 ТК РФ»).
• Игнорирование судебных актов. Решение суда — это новый документ-основание. Требуется его официальная копия и оформление нового приказа/изменения в ЭТК.
• Несвоевременное внесение записей. Сроки: в день издания приказа о приеме/увольнении/переводе. Задержка создает риски.

5>Практические шаги для кадровика

1. Проверьте комплектность документа перед подписанием приказа: есть ли заявление‚ договор‚ соглашение?
2. Сверьте даты во всех документах (заявление‚ договор‚ приказ).
3. Четко сформулируйте основание в приказе‚ ссылаясь на конкретную норму ТК РФ.
4. Внесите запись в ЭТК в день издания приказа‚ используя его номер и дату как ссылку.
5. При изменении основания увольнения судом — запросите заверенную копию решения‚ оформите новый приказ и внесите корректирующую запись в ЭТК с указанием номера и даты судебного акта.
6. Настройте вашу кадровую программу (1С:ЗУП‚ Кадры и т.д.) так‚ чтобы она автоматически формировала корректные приказы и передавала данные в СЗВ-ТД для ЭТК.

Переход на электронную трудовую книжку не отменил необходимости скрупулезного оформления первичных кадровых документов. Приказ (или иное основание) — это «золотой ключик» к корректной записи в ЭТК. Запомните: без грамотно оформленного документа-основания любая запись в электронной трудовой книжке будет юридически ничтожна. Это напрямую влияет на расчет стажа‚ назначение пенсии и защиту интересов как работника‚ так и работодателя в случае трудовых споров.