Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж и трудовую биографию гражданина. Любые, даже самые незначительные на первый взгляд неточности в ее заполнении, будь то бумажная или электронная трудовая книжка, могут привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии, отказу в зачете стажа и снижению пенсионных выплат. Именно поэтому кадровому работнику необходимо крайне внимательно подходить к оформлению записей.
Общие правила внесения записей
Трудовая книжка — это строгий документ, в котором документально фиксируются все изменения: прием на работу, переводы и увольнение. При внесении записи о приеме на работу в графе 4 обязательно указываются реквизиты приказа, на основании которого вносится запись. Если была допущена ошибка, например, неверно указана должность, исправление должно производиться в установленном порядке (с указанием в графе 4 реквизитов документа, на основании которого вносится исправление). Если организация уже ликвидирована, сотруднику придется обращаться в государственный архив.
Как правильно указывать должность: заведующий или заведующая?
Один из самых частых вопросов при оформлении кадровых документов на складских работников: как правильно писать, «заведующий» или «заведующая» складом, если должность занимает женщина?
Согласно правилам русского языка и кадрового делопроизводства, правильным будет написание должности заведующий. Указание «заведующая» или сокращение «зав. складом» является недопустимым. Должность должна в точности соответствовать штатному расписанию и Общероссийскому классификатору. Таким образом, независимо от пола работника, в трудовой книжке пишется: «Принят на должность заведующего складом».
Специфика записи при приеме на работу
При приеме на работу заведующего складом запись в трудовой книжке должна быть максимально четкой. В графе 3 раздела «Сведения о работе» обычно пишется:
- «Принят на должность заведующего складом».
Однако, если в организации несколько складов, важно уточнить этот момент. Можно просто написать принят на должность заведующего складом, но во избежание путаницы, если складов несколько, рекомендуется указать наименование или номер склада. Например:
- «Принят на должность заведующего складом готовой продукции».
- «Принят на должность заведующего складом №2».
Код должности заведующего складом
С введением электронной отчетности (в частности, формы СЗВ-ТД) возникла необходимость указывать код выполняемой функции. Кодовое обозначение занятия должно соответствовать занимаемой должности и состоять из пяти цифр.
Для должности заведующего складом существуют следующие коды по Общероссийскому классификатору (ОКПДТР):
- 221418 — заведующий складом.
- Также может использоваться код для заведующего центральным складом.
При заполнении отчетности (например, СЗВ-ТД), если в учреждении заведующий складом фактически выполняет функции кладовщика, допускается указание кода по ОКЗ: 4321.9. Однако при приеме на должность именно «начальника склада» или «заведующего складом» следует использовать код 221418, чтобы избежать программных ошибок и неверных форматов при сдаче отчетности.
Оформление переводов
Складское хозяйство функционирует благодаря штату работников, обычно состоящему из кладовщиков, грузчиков, водителей погрузчиков и уборщиков. Внутренние переводы между этими должностями, частая практика.
Если работник был временно переведен на должность заведующего складом (например, с должности кладовщика или водителя погрузчика), а затем перевод стал постоянным, возникает вопрос: нужно ли делать новую запись?
- Если временный перевод был оформлен приказом и в трудовую книжку запись о нем не вносилась (так как временные переводы обычно не фиксируются в трудовой книжке), то при оформлении постоянного перевода делается стандартная запись: «Переведен на должность заведующего складом постоянно».
- Если запись о временном переводе уже была сделана, то после окончания срока временного перевода делается запись о переводе на постоянную работу.
Процедура оформления увольнения с должности заведующего складом и внесения записи в его трудовую книжку аналогична приему на работу, она строго регламентирована Трудовым кодексом Российской Федерации.
Документы-основания: должностная инструкция и трудовой договор
Запись в трудовой книжке всегда делается на основании приказа, который, в свою очередь, издается на основании трудового договора. Для должности заведующего складом (в т.ч. складом ГСМ) критически важно наличие грамотно составленной должностной инструкции.
Должностная инструкция разрабатывается и утверждается на основании трудового договора и в соответствии с положениями ТК РФ. В ней прописывается, что заведующий складом подчиняется непосредственно директору предприятия, его заместителю или иному должностному лицу, а также указываются правила внутреннего трудового распорядка, нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения будущих пенсионных начислений. При работе с трудовыми книжками складских работников помните главные правила:
- Используйте только полную форму должности — заведующий складом (без сокращений и гендерных окончаний).
- Указывайте конкретное структурное подразделение или номер склада, если их несколько.
- Строго сверяйте наименование должности со штатным расписанием и должностной инструкцией.
- Используйте верные коды ОКПДТР (221418) при подаче электронной отчетности.
Соблюдение этих несложных правил обеспечит юридическую чистоту кадрового делопроизводства на вашем предприятии.