Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. В ситуациях, когда оригинал документа утерян, испорчен или содержит записи, признанные судом недействительными, возникает необходимость оформления дубликата. Процесс выдачи дубликата строго регламентирован законодательством и требует соблюдения определенных правил заполнения.
Кто обязан выдать дубликат трудовой книжки?
Согласно действующим нормам (в частности, п. 27 Порядка, утв. приказом Минтруда от № 320н), обязанность по оформлению и выдаче дубликата возлагается на того работодателя, который внес последнюю запись в трудовую книжку.
Если сотрудник обращается к новому работодателю с просьбой восстановить документ, последний может лишь завести новую трудовую книжку и сделать в ней первую запись о приеме на работу, но не оформлять дубликат за предыдущие периоды.
Порядок оформления дубликата
Основание для выдачи
Процедура начинается с подачи работником письменного заявления. Заявление является юридическим основанием для совершения записей в дубликате. В документе работник просит оформить и выдать дубликат, обычно указывая срок (не позднее 15 рабочих дней).
Сроки оформления
Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления работником.
Технические особенности заполнения
- Титульный лист: В верхнем правом уголке титульного листа, рядом с серией и номером бланка, необходимо четко написать слово «ДУБЛИКАТ».
- Перенос записей: Если оригинал сохранился, но испорчен, все читаемые записи переносятся в дубликат. Если книжка утеряна, записи восстанавливаются на основании имеющихся документов (приказов, договоров) или данных из личного дела.
- Общий стаж: В разделе «Сведения о работе» в графе 3 первой записью вносится информация об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Особенности в различных ситуациях
При признании записи недействительной
Если запись об увольнении или переводе была признана незаконной (например, по решению суда), работодатель, внесший эту запись, выдает дубликат по заявлению работника. В этом случае все остальные записи просто переносятся из оригинала в дубликат, а спорная запись исключается или корректируется.
При повреждении документа
Если трудовая книжка повреждена, но записи в ней читаемы, подтверждать стаж дополнительными документами не требуется — данные переносятся напрямую из испорченного оригинала.
Учет и выдача документа
Работодатель несет полную ответственность за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Важно помнить о следующих моментах:
- Книга учета: Факт выдачи дубликата обязательно фиксируется в книге по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Двойной учет: При выдаче дубликата в учетных документах организации производятся две записи: одна по основной трудовой книжке (если она была), вторая — по выданному дубликату.
Краткая памятка для работодателя:
Шаг 1: Получить заявление от работника.
Шаг 2: Собрать подтверждающие документы о стаже (если оригинал утерян).
Шаг 3: Взять новый бланк, написать на титульном листе «ДУБЛИКАТ».
Шаг 4: Внести запись об общем стаже, затем все остальные записи.
Шаг 5: Зафиксировать выдачу в книге учета и передать документ работнику в течение 15 рабочих дней.