Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируються сведения о трудовой деятельности сотрудника. При утрате, порче или краже оригинала сотрудник имеет право запросить дубликат. Важно правильно оформить его ьный лист, чтобы избежать недоразумений при дальнейшем использовании.

Правовая основа

Согласно пункту 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденному Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н, при оформлении дубликата необходимо соблюдать определенные требования к оформлению ьного листа.

• ьный лист дубликата должен содержать те же сведения, что и оригинальный документ.
• Все изменения и подписи вносятся в том же порядке, что и в оригинале.
• При оформлении дубликата указывается, что он выдан в связи с утратой, порчей или другим обстоятельством.

Что входит в ьный лист дубликата

ьный лист обычно состоит из следующих блоков:

1. Наименование организации (полное официальное название работодателя).
2. Сведения о сотруднике:
   • ФИО (фамилия, имя, отчество).
   • Дата рождения.
   • Пол.
   • Паспортные данные (серия и номер).
3. Дата выдачи оригинального документа (если известна).
4. Причина выдачи дубликата – например, «Утерян», «Порван», «Краден».
5. Номер и дата выдачи дубликата.
6. Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Пошаговая инструкция по заполнению

Ниже представлена пошаговая инструкция, которая поможет правильно оформить ьный лист:

1. Сбор исходных данных.
   • Получите копию оригинального документа (если она доступна).
   • Уточните причину выдачи дубликата.
2. Подготовка бланка.

   Используйте официальный бланк, утвержденный внутренними нормативными актами организации.

3. Заполнение полей.
   1. Впишите полное наименование организации.
   2. Укажите ФИО сотрудника, дату рождения, пол, паспортные данные.
   3. Укажите дату выдачи оригинального документа (если известна).
   4. В поле «Причина выдачи дубликата» напишите точную причину (например, «Утерян», «Порван», «Краден»).
   5. Заполните дату и номер выдачи дубликата.
4. Подпись и печать.
   • Подпись уполномоченного лица (например, руководителя отдела кадров).
   • Поставьте печать организации.
5. Контроль соответствия.

   Убедитесь, что все данные совпадают с данными в оригинальном документе и что подпись/печать соответствуют внутренним процедурам.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильное указание причины – укажите точную причину, иначе документ может быть отклонен.
• Отсутствие подписи или печати – без них дубликат не имеет юридической силы.
• Несоответствие данных – проверяйте, чтобы все ФИО и паспортные данные совпадали с оригиналом.
• Неправильный формат даты – используйте формат «дд.мм.гггг» или «мм/дд/гггг», как установлено в организации.

Пример оформления

ьный лист дубликата трудовой книжки

Организация: Общество с ограниченной ответственностью «Пример» 
ИНН: 1234567890 
КПП: 9876543210 

Сотрудник: Иванов Иван Иванович 
Дата рождения: 
Пол: Мужской 
Паспорт: серия 45 02, номер 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве 

Дата выдачи оригинального документа: 

Причина выдачи дубликата: Утерян 

Дата выдачи дубликата: 
Номер дубликата: 001 

Подпись уполномоченного лица: _______________________ 
Печать организации: 

Что делать дальше

После того как ьный лист оформлен и подписан, дубликат трудовой книжки считается официально принятым. Сотруднику выдается копия документа, а оригинальный (если он найден) следует поместить в архив организации.

Важно хранить дубликат в надлежащем виде, чтобы он мог использоваться в дальнейшем для оформления новых трудовых отношений, оформления справок и иных административных процедур.