Потеря или повреждение трудовой книжки – ситуация, с которой может столкнуться любой работник. В соответствии с действующим законодательством РФ (Трудовой кодекс, Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте»), при утрате документа работник имеет право получить дубликат или, в некоторых случаях, новую трудовую книжку. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий, основанный на актуальной информации из открытых источников (данные на 23 мая 2026 г.).
Что делать сразу после обнаружения утраты
- Не паниковать. Утрата трудовой книжки не лишает вас прав на трудовую деятельность.
- Сформировать письменное заявление о утрате (или порче) трудовой книжки. В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Дата и обстоятельства утраты;
- Просьба о выдаче дубликата (или новой книжки).
- Подать заявление текущему работодателю (если вы трудоустроены) либо работодателю по последнему месту работы (если вы уже уволены).
Кто выдаёт дубликат/новую трудовую книжку
Согласно пункту 2 статьи 65 ТК РФ, дубликат трудовой книжки выдаёт:
- Текущий работодатель – если вы находитесь в трудовых отношениях на момент подачи заявления;
- Последний работодатель – если вы уже уволены, но трудовая книжка находилась у него на момент утраты;
- В случае, если оба работодателя отказали, можно обратиться в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) за справкой о периоде работы, которая послужит основанием для заведения новой книжки.
Необходимые документы для оформления дубликата
- Заявление о утрате трудовой книжки (в двух экземплярах);
- Паспорт гражданина РФ;
- Трудовая книжка (если она частично повреждена – её остаток);
- Справка о периоде работы от предыдущего работодателя (при отсутствии возможности получить дубликат напрямую);
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) – согласие на ведение ЭТК и соответствующее заявление.
Процедура выдачи дубликата
- Работодатель проверяет представленные документы и сверяет сведения о стаже, должностях и периодах работы.
- При подтверждении данных оформляется дубликат трудовой книжки на бумажном носителе. В дубликате делается запись: «Выдан дубликат вместо утерянной (повреждённой) трудовой книжки № … от …».
- Дубликат заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.
- Одновременно выдаётся справка о периоде работы у данного работодателя, которая может понадобиться при последующем трудоустройстве.
- Если работник желает перейти на электронную трудовую книжку, работодатель вносит сведения в ЭТК и выдаёт подтверждение о внесении записей.
Что делать, если дубликат получить невозможно
В редких случаях (например, ликвидация организации, отсутствие архивов) работодатель может отказать в выдаче дубликата. Тогда:
- Получить справку о периоде работы от последнего места работы (она выдаётся по форме, утверждённой Минтрудом).
- Обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) или в органы социальной защиты с заявлением о выдаче новой трудовой книжки на основании справки и других подтверждающих документов (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, выписки из пенсионного дела).
- После получения новой книжки внести в неё все предыдущие периоды работы, опираясь на справки и документы от каждого работодателя.
Особенности оформления при переходе на электронную трудовую книжку
С 2021 г. в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. При утрате бумажного варианта работник может:
- Получить дубликат в бумажном виде (как описано выше) и одновременно запросить внесения тех же сведений в ЭТК;
- Если работодатель уже ведёт ЭТК, достаточно подать заявление о восстановлении данных в электронной форме – дубликат бумажной книжки может не потребоваться.
Сроки и ответственность
Согласно инструкции по ведению трудовых книжек (утверждённой Приказом Минтруда России № 32н от ), работодатель обязан выдать дубликат не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о утрате. За нарушение этого срока возможна административная ответственность (штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц).
Полезные советы
- Храните трудовую книжку в безопасном месте (например, в огнеупорном сейфе или специальном папке с защитой от влаги).
- Сделайте фотокопию или скан всех страниц книжки – это значительно упростит восстановление данных при утере.
- При переходе на новую работу сразу уточните у кадровой службы, ведётся ли у них электронная трудовая книжка, чтобы знать, какой документ потребуется в случае утраты.
- Если вы получаете справку о периоде работы, проверьте, чтобы в ней были указаны: даты приёма и увольнения, занимаемая должность, основание увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника и т.д.).
Соблюдая представленную выше процедура, вы сможете оперативно восстановить документ, подтверждающий ваш трудовой стаж, и избежать проблем при последующем трудоустройстве или оформлении пенсии.