Дата публикации: 23 мая 2026 года, 00:11:14
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. В случае её утери работник обязан подать письменное заявление о необходимости оформления новой трудовой книжки (дубликата) и предоставить подтверждающие документы. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить заявление и получить новый документ.
Что такое трудовая книжка и почему она важна?
- Подтверждение стажа – ключевой документ для расчёта пенсии, отпускных и других трудовых прав.
- История трудовой деятельности – сведения о местах работы, должностях, отработанном стаже.
- Юридическая ценность – при отсутствии трудовой книжки трудовые отношения могут быть признаны неформальными.
Когда нужна новая трудовая книжка?
- Если трудовая книжка была утеряна, уничтожена или повреждена.
- Если работник ранее имел трудовой стаж, но потерял документ и требуеться подтверждение этого стажа.
- Если работник переходит на новое место работы и предыдущая книжка недоступна.
Как оформить заявление на новую трудовую книжку?
- Подготовьте письменное заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утеря, уничтожение, повреждение).
- Укажите полные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, место работы, должность).
- Уточните, если ранее работал в другой организации, то необходимо указать сведения о стаже и предоставить подтверждающие документы.
- Подпишите заявление и приложите копию паспорта (или другого удостоверения личности).
- Сдайте заявление в отдел кадров последнего места работы.
Какие документы нужны для подтверждения стажа?
- Справка о трудовой деятельности от предыдущего работодателя.
- Копии трудовых договоров, приёмных листов, справок о заработной плате.
- Справка о стаже от Пенсионного фонда (если есть).
- Документы, подтверждающие отсутствие трудовой книжки (например, заявление о её утере).
Как правильно заполнить заявление?
Ниже приведён образец заявления, который можно использовать в любой организации.
Заявление Я, ФИО, дата рождения DD.MM.YYYY, работник название организации, прошу оформить новую трудовую книжку в связи с утерей прежнего документа. Причина отсутствия трудовой книжки: утеря (укажите дату и обстоятельства, если известны). Сведения о предыдущем стаже: - Работал(а) в предыдущей организации с DD.MM.YYYY по DD.MM.YYYY. - Должность: название должности. - Стаж: число лет. Приложения: Копия паспорта. Справка о трудовой деятельности от предыдущего работодателя. Справка о стаже от Пенсионного фонда (если есть). Подпись: ___________________
Порядок выдачи новой трудовой книжки
- После получения заявления и документов работодатель проверяет их подлинность.
- Если все документы в порядке, в отдел кадров оформляется новая трудовая книжка (дубликат).
- В новую книжку вносится информация о общем и непрерывном стаже, подтверждённом документами.
- Работник получает новую трудовую книжку в течение 10–15 рабочих дней.
Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что:
- Трудовой стаж будет храниться в электронном виде.
- Новая трудовая книжка может быть оформлена в электронном формате.
- При необходимости подтверждения стажа работник может получить электронный сертификат.
Если вы работаете в организации, участвующей в программе ЭТК, уточните у отдела кадров, как оформить электронный дубликат.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли оформлять новую трудовую книжку, если я работал в другой компании?
Да, если у вас был трудовой стаж, но вы потеряли документ, необходимо оформить дубликат. - Можно ли получить дубликат без подтверждающих документов?
Нет, работодатель потребует справки и других подтверждающих документов. - Сколько времени занимает оформление?
Обычно 10–15 рабочих дней, но в некоторых случаях может занять до 30 дней.
Пример заявления (формат для печати)
Скопируйте и заполните нижеуказанный шаблон:
Заявление Я, ФИО, дата рождения DD.MM.YYYY, работник название организации, прошу оформить новую трудовую книжку в связи с утерей прежнего документа. Причина отсутствия трудовой книжки: утеря. Сведения о предыдущем стаже: - Работал(а) в предыдущей организации с DD.MM.YYYY по DD.MM.YYYY. - Должность: название должности. - Стаж: число лет. Приложения: Копия паспорта. Справка о трудовой деятельности от предыдущего работодателя. Справка о стаже от Пенсионного фонда (если есть). Подпись: ___________________
Утеря трудовой книжки – неприятная ситуация, но её можно быстро решить, если правильно оформить заявление и собрать необходимые документы. Важно помнить, что работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить новую трудовую книжку (дубликат) в соответствии с Трудовым кодексом РФ. С переходом к электронным трудовым книжкам процесс станет ещё более удобным, но пока бумажный вариант остаётся актуальным.
Если возникли вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или воспользуйтесь услугами Портала государственных услуг Российской Федерации.