Приём нового сотрудника, это всегда ответственный процесс. Особенно когда речь идёт о гражданине другой страны, например, Беларусия, который до этого работал в России. В статье разберём, где и как получить трудовую книжку, какие варианты её оформления существуют, и как правильно оформить электронную форму для нового работника, принятого в июле 2026 года.

Правовая основа

Согласно ст. 66 ТК РФ, у всех работников, заключающих трудовой договор, должна быть трудовая книжка. С 2020 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК), которая хранится в базе данных СФР (Социального фонда России).

• Электронная форма — цифровой аналог бумажной книжки.
• Обязательно для всех, кто работает по трудовому договору.
• Ведётся в СФР, а сведения о работе вносятся работодателем через форму ЕФС‑1.

Что изменилось в 2026 году?

С 1 января 2026 года в России полностью перешли на электронный формат ведения трудовой деятельности. Поэтому:

1. Для новых сотрудников оформляется электронная трудовая книжка.
2. Бумажная форма сохраняется только для тех, кто был принят до 31 декабря 2019 года и не перешёл на ЭТК.
3. Для граждан, впервые принимаемых в 2026 году, оформление происходит исключительно в электронном виде.

Электронная vs бумажная трудовая книжка

Для большинства компаний сейчас предпочтительнее использовать ЭТК, так как она упрощает контроль и исключает потерю документа.

Как оформить ЭТК для сотрудника из Беларуси

Ваш новый сотрудник — гражданин Беларуси, который до июля 2026 года работал в России. Ниже пошаговая инструкция, что нужно сделать.

Сбор первоначальных данных

1. Копия паспорта (или другого документа, подтверждающего личность).
2. Сведения о предыдущей работе в России — копия трудовой книжки (или выписка из СФР), если она была оформлена в электронном виде.
3. Справка о доходе (для расчёта налогов и страховых взносов).
4. Разрешение на работу (для иностранных граждан, включая граждан Беларуси, если это предусмотрено законом).

Создание записи в ЭТК

Работодатель обязан в течение 30 календарных дней после начала работы внести сведения о новом сотруднике в СФР:

• ФИО, дата рождения, пол;
• Номер страхового свидетельства (ИНН/СНИЛС);
• Дата и место рождения;
• Сведения о предыдущей работе (если они есть);
• Дата начала работы по новому трудовому договору.

Эти данные вносятся через портал СФР (Личный кабинет работодателя) или через специальные программы, интегрированные с бухгалтерией.

Как подтвердить наличие ЭТК у сотрудника?

После внесения данных в СФР работодатель получает подтверждение в виде:

• Электронного выписка‑отчёта о внесении сведений;
• Ссылки на личный кабинет сотрудника, где он может увидеть свою ЭТК;
• QR‑кода, который можно распечатать и вложить в трудовой договор.

Сотрудник может запросить выписку из своей ЭТК через портал СФР, используя свой ИНН/СНИЛС.

Где взять трудовую книжку (или её электронный аналог)

Для граждан, которым требуется бумажная форма (например, если они предпочитают её или их работодатель требует), доступны следующие варианты:

1. Офис Федеральной службы по надзору в сфере труда и занятости (Роструд) — в любом регионе России.
2. Управление ПФР — можно оформить в отделении или онлайн через портал ПФР.
3. Сайт СФР — в разделе «Электронные услуги» есть возможность запросить выписку и подтверждение о ведении ЭТК.

Для граждан Беларуси, которые официально работают в России, оформить бумажную книжку они могут только в случае, если их работодатель явно требует такой формат. В большинстве случаев предпочтительнее использовать ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли вести ЭТК, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку?
  Ответ: Да, но при приёме в новую организацию данные из прежней книжки переносятся в ЭТК, а оригинальная книжка может быть возвращена сотруднику.
• Вопрос: Что делать, если у сотрудника нет данных о предыдущей работе в России?
  Ответ: В таком случае в ЭТК вносятся только сведения, подтверждающие текущую работу. При этом отсутствие предыдущего опыта не является препятствием для оформления.
• Вопрос: Как узнать, что сведения о сотруднике внесены в СФР?
  Ответ: Работодатель получает электронное подтверждение в личном кабинете, а сотрудник может проверить свои данные через портал СФР.
• Вопрос: Нужно ли оформлять отдельный документ для граждан Беларуси?
  Ответ: Для граждан Беларуси, работающих в России, оформление ЭТК проходит по той же процедуре, что и для граждан РФ, при условии наличия разрешения на работу.

Для вашего нового сотрудника из Беларуси, принятого в июле 2026 года, трудовая книжка оформляется в электронном виде. Главное:

1. Собрать необходимые документы (паспорт, данные о предыдущей работе, разрешение на работу).
2. Внести сведения в СФР через личный кабинет работодателя.
3. Получить подтверждение о внесении данных и предоставить сотрудникам доступ к их ЭТК.
4. При необходимости оформить бумажную копию, но это не обязательно.

Соблюдая эти шаги, вы обеспечите законность трудового отношения и упростите процесс ведения кадровой документации.

Автор статьи — HR‑эксперт, специалист по трудовому праву РФ.