Трудовая книжка (или её электронный аналог) – это основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. При приёме на должность генерального директора (директора ООО‚ АО и т.п.) есть свои нюансы‚ связанные с особенностями трудового договора‚ порядком избрания и требованиями к оформлению записей. Ниже – пошаговое руководство‚ актуальное на 2026 год‚ с учётом изменений в законодательстве и обязательной электронной формы трудовой книжки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (трудовая книжка)‚ ст. 57 (трудовой договор с руководителем).
• Федеральный закон № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях» – порядок представления сведений в ПФР (форма СЗВ‑ТД‚ ЕФС‑1).
• Приказ Минтруда России от № 697н – утверждённый образец электронной трудовой книжки и порядок её заполнения.
• Постановление Правительства РФ от № 431 – обязательный переход на электронные трудовые книжки с (исключения – бумажные книжки‚ выданные до этой даты и не заменённые).

С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны оформлять электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе «Соответствие» ПФР. Бумажный вариант допускается только если сотрудник ранее имел бумажную книжку и не перешёл на электронный формат.

Подготовка документов перед заполнением ЭТК

Для оформления записи о приёме директора необходимо собрать следующий пакет документов:

1. Решение общего собрания учредителей (или протокол собрания акционеров) о избрании кандидата на должность генерального директора.
2. Трудовой договор с генеральным директором (с указанием срока‚ если договор срочный‚ либо бессрочный).
3. Документ‚ подтверждающий личность (паспорт).
4. Документ об образовании‚ квалификации (диплом‚ аттестат‚ сертификат) – не вносится в строку «Образование» ЭТК‚ но хранится в личном деле сотрудника.
5. СНИЛС и ИНН (для формирования сведений в ПФР).
6. Выписка из ЕГРЮЛ о внесении изменений в сведения о руководителе (при необходимости).

Все документы должны быть заверены подписью уполномоченного лица (например‚ председателя собрания учредителей) и иметь дату‚ не превышающую дату приёма на работу.

Последовательность заполнения электронной трудовой книжки

Заполнение ЭТК осуществляется через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или в специализированной кадровой программе (1C:ЗУП‚ SAP‚ «Контур.Кадра» и т.п.). Ниже – основные шаги‚ соответствующие полям ЭТК.

Ввод основных сведений о сотруднике

• ФИО – полностью‚ как в паспорте.
• Дата рождения – ДД.ММ.ГГГГ.
• Пол – мужской/женский.
• Серия и номер паспорта – данные документа‚ удостоверяющего личность.
• СНИЛС – 11‑значный номер.
• ИНН – при наличии (необязательно для ЭТК‚ но требуется для отчётов в ПФР).

Запись о приёме на работу

В разделе «Сведения о трудовой деятельности» создаётся новая запись с типом события «Приём на работу». Заполняются следующие поля:

• Дата приёма – день‚ месяц‚ год‚ когда директор фактически приступил к исполнению обязанностей (обычно дата подписания трудового договора или дата‚ указанная в решении собрания).
• Наименование организации – полное наименование работодателя (как в ЕГРЮЛ).
• ИНН организации и КПП – для идентификации работодателя в ПФР.
• Структурное подразделение – если директор назначается в конкретное подразделение (например‚ «Исполнительный орган»)‚ иначе указывается «Головная организация».
• Должность – точное наименование из трудового договора: «Генеральный директор»‚ «Директор»‚ «Исполнительный директор» и т.д.
• Вид трудового договора – срочный или бессрочный. При срочном договоре указывается срок действия (например‚ «с по »).
• Условия оплаты труда – не обязательно для ЭТК‚ но можно указать оклад или формулу расчёта (по желанию работодателя).
• Основание для приёма – ссылка на документ: «Решение общего собрания учредителей от № 5» или «Протокол собрания акционеров от ».

После заполнения всех полей система формирует электронную запись‚ которая автоматически направляется в ПФР в виде сведений формы СЗВ‑ТД (при приёме‚ переводе‚ увольнении).

Подтверждение и отправка в ПФР

После сохранения записи в личном кабинете работодателя необходимо:

1. Проверить корректность введённых данных (особенно даты и наименования должности).
2. Нажать кнопку «Отправить в ПФР» – система сформирует электронное сообщение формата СЗВ‑ТД.
3. Получить подтверждение принятия (уникальный номер и дату отправки).
4. Сохранить копию подтверждения в электронном архиве кадровой службы (не менее 50 лет).

Если работодатель использует бумажную трудовую книжку (исключительно для сотрудников‚ принятых до 2021 г. и не перешедших на ЭТК)‚ то запись делается ручкой чёрного или синего цвета в соответствии с образцом‚ утверждённым Приказом Минтруда № 697н. Однако для генерального директора‚ принятого после ‚ бумажный вариант недопустим.

Отчётность ЕФС‑1

Помимо СЗВ‑ТД‚ при приёме директора необходимо представить в ПФР форму ЕФС‑1 (раздел 1 – сведения о застрахованных лицах). В ней указываются те же данные‚ что и в ЭТК‚ но в структурированном виде для расчёта страховых взносов. Форма ЕФС‑1 подаётся ежемесячно‚ а при кадровых изменениях (приём‚ перевод‚ увольнение) – в течение пяти рабочих дней с даты события.

Особенности оформления трудовой книжки для генерального директора

• Избрание vs. приём по трудовому договору – Генеральный директор часто избирается решением органа управления (общее собрание учредителей‚ совет директоров). Трудовой договор заключается после избрания и должен соответствовать условиям‚ определённым в решении. В ЭТК указывается именно факт приёма по трудовому договору‚ а основание – решение собрания.
• Срочный трудовой договор – Если директор принимается на срочный контракт (например‚ на 3 года)‚ в поле «Вид трудового договора» выбирается «Срочный» и указываются даты начала и окончания. При окончании срока и продлении контракта делается новая запись о переводе (или продлении) с указанием нового срока.
• Одновременное занятие других должностей – Если директор совмещает должность с другой работой (например‚ является также главным бухгалтером)‚ каждая трудовая деятельность оформляется отдельной записью в ЭТК.
• Отказ от трудовой книжки – Закон допускает отказ от ведения трудовой книжки только при simultaneous работе по гражданско‑правовому договору (ГПХ). Для генерального директора‚ находящегося в трудовых отношениях‚ отказ недопустим.

Типичные ошибки и как их избежать

Пример заполнения записи в электронной трудовой книжке

Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «ТехноСтрой»
ИНН организации: 7701234567
КПП: 770101001
Структурное подразделение: Исполнительный орган (Генеральный директор)
Должность: Генеральный директор
Вид трудового договора: Срочный (с по )
Основание для приёма: Решение общего собрания учредителей ООО «ТехноСтрой» от № 5

После ввода этих данных система сформирует запись вида:

 — Принят на работу в ООО «ТехноСтрой» на должность Генерального директора по срочному трудовому договору (с по ) в соответствии с решением общего собрания учредителей от № 5.

Заполнение трудовой книжки (электронной) при приёме генерального директора требует внимательного отношения к:

• юридическому основанию избрания (решение собрания‚ протокол);
• точности указания даты приёма и вида трудового договора;
• своевременной передаче сведений в ПФР (формы СЗВ‑ТД и ЕФС‑1);
• хранению подтверждающих документов в личном деле сотрудника.

Соблюдение указанных правил гарантирует корректный учёт трудового стажа директора‚ исключает риски штрафных санкций со стороны контролирующих органов и обеспечивает прозрачность кадрового учёта в организации.

Помните: электронная трудовая книжка – это не просто формальность‚ а legally значимый документ‚ влияющий на пенсионные права сотрудника. Отнеситесь к её заполнению с должной ответственностью.