Оформление трудовой книжки — одна из ключевых процедур при приеме нового сотрудника. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что кардинально меняет подходы к этому процессу. В этой статье подробно разберем, когда и как правильно оформить трудовую книжку в современных условиях.

Ключевое изменение с 2026 года: приоритет электронной трудовой книжки

С 1 января 2026 года электронная трудовая книжка (ЭТК) становится основным и обязательным документом для фиксации сведений о трудовой деятельности. Она хранится в Социальном фонде России (СФР). В ней отражаются:

• Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Все сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, переводы, награждения).
• Сведения о страховом стаже для назначения пенсии.

Что это значит для работодателя и работника?

С указанной даты работодатель обязан передавать информацию о трудовой деятельности нового сотрудника в СФР для открытия ему электронной трудовой книжки. Бумажная трудовая книжка (ТК) больше не выдается автоматически.

Порядок оформления при приеме на работу с 2026 года

Для нового сотрудника, у которого ранее не было трудовой книжки (бумажной или электронной)

Шаг 1: Работодатель в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу обязан направить в СФР заявление о создании ЭТК и сведения о приеме на работу (данные из трудового договора и приказа).

Шаг 2: Сотрудник должен быть уведомлен в письменной форме (например, под роспись в трудовом договоре или отдельным документом) о том, что его сведения передаются в СФР для открытия ЭТК.

Шаг 3: Работник может получить доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении СФР. Проверить записи и получить выписку.

Важно: Бумажная трудовая книжка в этом случае не оформляется. Если сотрудник захочет иметь бумажный документ, он может по инициативе обратиться в СФР за выдачей выписки из ЭТК (это будет неофициальный документ, а выписка).

Для сотрудника, у которого уже есть бумажная трудовая книжка

Если у работника на руках есть старая бумажная ТК, то:

1. При приеме на работу работодатель обязан запросить у сотрудника его бумажную ТК.
2. На основании представленной бумажной ТК работодатель вносит сведения о предыдущих местах работы в ЭТК через СФР (если они там еще не отражены).
3. После приема на новую работу работодатель вносит запись о новом приеме в ЭТК.
4. После внесения всех сведений в ЭТК бумажная трудовая книжка возвращается работнику. Она больше не используется для учета трудового стажа, но может храниться как личный архивный документ.

Параллельное использование (бумажная + электронная), возможно только по заявлению работника

Законодательство предусматривает исключительный случай, когда бумажная трудовая книжка продолжает вестись параллельно с электронной:

Работник должен подать работодателю письменное заявление об отказе от перевода его трудовой книжки в электронный вид.

В этом случае:

• Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку по старым правилам (вкладывает трудовые книжки, делает записи).
• Одновременно он обязан передавать сведения о трудовой деятельности этого сотрудника в СФР для формирования ЭТК (но без его согласия на «основной» статус ЭТК).
• Бумажная ТК остается основным документом для работника, а ЭТК будет формироваться как дубль.

Практические шаги для HR-специалиста при приеме на работу (с 2026 года)

1. При приеме на работу: Попросите предъявить документы (паспорт, СНИЛС). Уточните, есть ли у кандидата бумажная трудовая книжка.
2. В день приема (или в течение 5 дней): Подготовьте и направьте в СФР заявление о создании ЭТК (если ее нет) и сведения о приеме. Это делается в электронном виде через сервисы СФР или через бухгалтерские программы с интеграцией.
3. Уведомьте сотрудника: Дайте ему под роспись уведомление о том, что его сведения передаются в СФР для открытия ЭТК. Это защитит от претензий.
4. Если есть бумажная ТК: Примите ее, сверьте данные, сделайте копию для архива (на случай вопросов), верните оригинал сотруднику после того, как убедитесь, что все предыдущие записи отражены в ЭТК.
5. Если есть заявление об отказе от ЭТК: Храните его в личном деле. Оформляйте бумажную трудовую книжку по традиционному сценарию (вкладывание, записи). Не забудьте, что даже в этом случае данные все равно нужно передавать в СФР.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Что, если сотрудник не имеет СНИЛС?

О: СНИЛС — обязательное поле для создания ЭТК. Работодатель должен помочь сотруднику получить СНИЛС (можно через портал Госуслуг или в отделении СФР) до передачи данных. Прием на работу без СНИЛС возможен, но запись в ЭТК будет задержана до его получения.

В: Как проверить, создана ли уже ЭТК у кандидата?

О: Работник может самостоятельно проверить наличие ЭТК через Госуслуги (услуга «Электронная трудовая книжка») или запросить выписку в СФР. Работодатель также может проверить через сервисы СФР при направлении заявления (система сообщит, если ЭТК уже существует).

В: Что делать с трудовыми книжками уволенных сотрудников, принятых до 2026 года?

О: Их нужно передавать в СФР для пополнения ЭТК. Бумажные ТК после увольнения хранятся в архиве работодателя в соответствии с нормами (75 лет).

С 1 января 2026 года основным и приоритетным является оформление электронной трудовой книжки. Бумажный вариант сохраняется только по прямому письменному заявлению работника. Задача работодателя — четко следовать процедуре: запросить документы, направить данные в СФР в течение 5 дней, уведомить сотрудника. Это гарантирует корректное отражение его трудового стажа и защитит компанию от рисков.

Примечание: Статья основана на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях», постановления Правления ПФР). Для получения самой актуальной информации и консультации по конкретным случаям рекомендуется обращаться в отделения Социального фонда России или к юридическим специалистам.

Дата актуальности информации: май 2026 года.