Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период к полному внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, многие работодатели и сотрудники всё ещё интересуются, как правильно оформить бумажный вариант или перейти на электронный.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 19, 69, 81) – регламентирует порядок ведения и оформления трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ № 1008 от «Об утверждении правил оформления электронных трудовых книжек» – устанавливает требования к ЭТК.
• Приказ Минтруда России № 12‑2026 «Об образце ьного листа и заполнения первой страницы трудовых книжек» – детализирует форму заполнения.

Все изменения вступают в силу с 1 января 2026 года, поэтому в 2026 году действуют новые правила.

Виды трудовых книжек

2.1 Бумажная трудовая книжка

До 31 декабря 2025 года допускалась запись в бумажном виде. С 2026 года бумажный вариант сохраняется только для:

• работников, у которых уже есть бумажная книжка;
• каких‑то специальных категорий (например, военнослужащих, работников органов МВД).

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2026 года обязательным является использование электронного формата для всех новых сотрудников.

Пошаговая инструкция по оформлению ЭТК впервые

1. Приём на работу – работодатель заключает трудовой договор и сразу же вводит данные нового сотрудника в кадровую систему.
2. Получение данных от СФР – в течение 30 дней с даты начала работы в ПФР формируется запись о страховом стаже, которую система использует для создания ЭТК.
3. Создание ЭТК в личном кабинете Госуслуг/ФНС – работодатель (или уполномоченный HR‑специалист) открывает электронный сервис, выбирает «Создать новую ЭТК» и заполняет обязательные поля.
4. Проверка и подпись – в системе генерируется PDF‑документ с уникальным QR‑кодом. Сотрудник получает ссылку на документ, проверяет данные и ставит электронную подпись.Печать (при необходимости) – если работник требует бумажный вариант (например, для оформления кредита), можно распечатать ЭТК и заверить её печатью организации.

Важно: на ьной странице ЭТК должна быть проставлена печать организации (если она имеет право её ставить).

Как заполнить форму впервые

Все поля обязательны к заполнению. При ошибке система не позволит отправить форму.

Сроки оформления

• Оформление ЭТК производится не позднее 7 (семи) календарных дней со дня приема работника на работу.
• Если в течение этого срока ЭТК не создана, работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф до 50 000 руб.).

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить бумажную книжку в 2026 году? – Да, но только если у сотрудника уже есть бумажный экземпляр. Для новых сотрудников требуется ЭТК.
• Кто отвечает за создание ЭТК? – Работодатель (или уполномоченный представитель организации) в рамках своей кадровой функции.
• Нужен ли QR‑код на бумажном экземпляре? – При печати QR‑код сохраняется, но он не обязателен для юридической силы документа.
• Как проверить, что ЭТК успешно создана? – В личном кабинете сотрудника появится ссылка «Моя электронная трудовая книжка», где можно открыть документ и посмотреть статус «Активна».
• Можно ли изменить данные в ЭТК после её создания? – Да, но только в случае изменения паспортных данных, места работы или окончания трудового договора. Для этого нужно подать соответствующее заявление и обновить запись.

Пример заполнения первой страницы ЭТК

ьный лист
-----------------------------------------
Организация: ООО «Пример»
ИНН: 1234567890
ОГРН: 1234567890123
Печать: ______________________

Трудовая книжка № 1
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Паспорт: серия 45 02, № 1234567, выдан ОУФМС 
Место работы: ООО «Пример», отдел продаж
Дата начала работы: 
Код профессии: 3311 – менеджер по продажам
-----------------------------------------

После заполнения всех полей система автоматически генерирует QR‑код, который привязан к данному документу.

Оформление трудовой книжки впервые в 2026 году – это процесс, строго регулируемый законодательством. Основные этапы:

1. Приём на работу и заключение трудового договора.
2. Ввод данных в кадровую систему и получение информации от СФР.
3. Создание Электронной Трудовой Книжки в официальном сервисе.
4. Проверка, подпись и (при необходимости) печать.

Соблюдение установленных сроков и правильного заполнения полей позволяет избежать штрафов и гарантирует юридическую силу документа. Если у вас возникнут сомнения, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или в консалтинговую службу.

Удачной работы и успешного старта карьеры!