Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным для большинства компаний в России. Система 1С предлагает удобные инструменты для автоматизации этого процесса: от приёма на работу до формирования отчётности в Пенсионный фонд России. В статье мы подробно разберём, как правильно оформить нового сотрудника в ЭТК, какие шаги необходимо выполнить в 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3 и 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) -, а также рассмотрим преимущества и возможные подводные камни.

Содержание

1. Зачем указывать способ ведения трудовой книжки?
2. Подготовительные действия
3. Пошаговая инструкция в 1С:Бухгалтерия 8.3
4. Оформление в 1С:ЗУП 3
5. Отчётность в ПФР и другие сервисы
6. Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
7. Часто задаваемые вопросы

Зачем указывать способ ведения трудовой книжки?

Указание способа ведения трудовой книжки (бумажный / электронный) необходимо для:

• Отражения перехода организации на электронный кадровый учёт;
• Автоматической генерации и отправки данных в Пенсионный фонд России (ПФР) через сервис 1С:Электронные трудовые книжки;
• Упрощения внутреннего документооборота: отсутствие бумажных форм, ускоренный поиск записей;
• Соблюдения требований законодательства (с 2021 года новые сотрудники оформляются только в электронном виде).

Подготовительные действия

Прежде чем приступить к работе в 1С, убедитесь, что выполнены следующие условия:

1. Обновление конфигурации до последней версии (на 2025‑2026 годы включены все изменения по ЭТК).
2. Подключение к сервису 1С:Электронные трудовые книжки (регистрация организации в личном кабинете ПФР, получение сертификата).
3. Наличие у сотрудника согласия на ведение ЭТК (заявление в свободной форме, подписанное электронно или в бумажном виде).
4. Настройка справочников: Должности, Подразделения, Типы занятости, Способы ведения трудовой книжки.

Пошаговая инструкция в 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3

Шаг 1. Открытие режима «Электронные табельно‑карточные системы»

Запустите 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3.
В главном меню выберите «Кадры → Электронные трудовые книжки».
При первом входе система запросит авторизацию в сервисе ПФР – введите данные сертификата.

Шаг 2. Создание нового сотрудника

1. Перейдите в «Справочники → Сотрудники» и нажмите кнопку «Создать».
2. Заполните обязательные реквизиты: ФИО, Дата рождения, ИНН, Паспортные данные.
3. В поле «Способ ведения трудовой книжки» выберите Электронный. При отсутствии выбора система автоматически проставит «Электронный» для новых сотрудников без стажа.
4. Укажите дата приёма на работу и должность.
5. Сохраните запись.

Шаг 3. Оформление приёма на работу

1. В справочнике «Сотрудники» откройте карточку только что созданного сотрудника.
2. Нажмите кнопку «Оформить приём» (вкладка «Кадровый учет»).
3. В открывшейся форме укажите:
   • Тип договора (трудовой, гражданско‑правовой);
   • Основание приёма (приказ №, дата);
   • Трудовой график (полный/неполный день).
4. Нажмите «Сохранить и закрыть». Система автоматически сформирует запись в ЭТК.

Шаг 4. Передача данных в ПФР

После сохранения приёма система отправит запрос в сервис ПФР:

• Проверьте статус отправки в журнале «Отчётность → Электронные трудовые книжки → Журнал отправки».
• При успешной передаче появится статус «Отправлено». В случае ошибки откройте сообщение и исправьте указанные реквизиты.

Шаг 5. Просмотр и редактирование ЭТК

Для просмотра электронных записей откройте карточку сотрудника → вкладка «Электронная трудовая книжка». Здесь отображаются все записи (приём, перевод, увольнение, отпуска). При необходимости добавить запись (например, перевод) используйте кнопку «Добавить запись» и следуйте мастеру.

Оформление в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3)

Для компаний, использующих 1С:ЗУП 3, процесс почти идентичен, но есть свои особенности интерфейса.

Переход в режим «Электронные трудовые книжки»

В главном меню выберите «Кадры → Электронные трудовые книжки → Параметры». Установите флажок «Включить электронный учет» и укажите путь к сертификату ПФР.

Создание карточки сотрудника

1. Откройте «Справочник Сотрудники» → «Создать».
2. Заполните обязательные поля и в разделе «Трудовая книжка» выберите «Электронный».
3. Сохраните.

Оформление приёма

В карточке сотрудника нажмите «Кадровый документ → Приём». Укажите приказ, дату и тип договора; После сохранения система автоматически сформирует запись в ЭТК и отправит её в ПФР.

Увольнение и перевод

Для увольнения откройте «Кадровый документ → Увольнение». Для перевода – «Кадровый документ → Перевод». В обоих случаях система обновит ЭТК и отправит актуальные данные в ПФР.

Отчётность в ПФР и другие сервисы

Сервис 1С:Электронные трудовые книжки автоматически формирует и передаёт в ПФР следующие отчёты:

• Сведения о приёме на работу;
• Переводах и изменениях условий труда;
• Увольнении и прекращении трудовых отношений;
• Отпусках (отпуск без сохранения заработной платы, учебный отпуск и др.).

Для контроля используйте журнал «Отчётность → Электронные трудовые книжки → Журнал отправки». При необходимости можно сформировать «Отчёт по ЭТК за период» и выгрузить его в Excel.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Преимущества

• Сокращение бумажного документооборота – экономия средств и места.
• Автоматическая передача данных в ПФР – отсутствие ручного ввода и ошибок.
• Быстрый доступ к истории трудовых отношений – поиск по ФИО, дате, типу записи.
• Повышенная прозрачность – сотрудник может просмотреть свою ЭТК в личном кабинете ПФР.
• Упрощённый контроль compliance – система фиксирует все изменения в режиме реального времени.

Недостатки

• Необходимость технической подготовки (сертификаты, подключение к интернету, обновление конфигураций).
• Зависимость от работоспособности сервисов ПФР – в случае простоя могут возникнуть задержки.
• Требования к защите персональных данных (шифрование, контроль доступа).
• Для некоторых сотрудников (например, пенсионеров) может потребоваться дополнительное обучение работе с личным кабинетом;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли подписывать заявление сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки?

Да. По законодательству сотрудник обязан подать письменное заявление (можно в электронном виде) о желании вести ЭТК. В 1С это поле заполняется автоматически, но оригинал заявления рекомендуется хранить в архиве.

Вопрос: Можно ли изменить способ ведения трудовой книжки после её создания?

Изменить способ с «Электронный» на «Бумажный» нельзя, так как с 2021 года новые сотрудники оформляются только в электронном виде. При необходимости можно добавить запись о переводе в бумажную форму, но это будет отдельный документ, а не изменение основного способа.

Вопрос: Что делать, если отправка данных в ПФР завершилась ошибкой?

Откройте журнал отправки, найдите запись с ошибкой, изучите сообщение (обычно указана причина: неверный ИНН, отсутствие сертификата, недоступность сервиса). Исправьте реквизиты и повторите отправку кнопкой «Повторить».

Вопрос: Как просмотреть ЭТК сотрудника в личном кабинете ПФР?

Сотрудник входит в личный кабинет ПФР с помощью подтверждённого аккаунта (Госуслуги). В разделе «Электронные трудовые книжки» отображаются все записи, переданные организацией.

Вопрос: Нужно ли вести отдельный журнал бумажных трудовых книжек?

Если в организации есть сотрудники, которые продолжают использовать бумажные книжки, рекомендуется вести отдельный справочник «Бумажные трудовые книжки» для контроля их статуса. Для новых сотрудников такой журнал не требуется.

Внедрение электронных трудовых книжек в 1С – это не просто модернизация кадрового учёта, а реальный шаг к цифровой трансформации предприятия. Следуя описанной пошаговой инструкции, вы сможете быстро оформить нового сотрудника, обеспечить корректную передачу данных в ПФР и получить все преимущества автоматизированного учёта.

Если у вас возникли вопросы по настройке сертификатов, интеграции с сервисом ПФР или особенностям работы в конкретной конфигурации 1С, обратитесь к технической поддержке Логасофт СПб или к вашему системному администратору.

Удачной работы с 1С и электронными трудовыми книжками!