В процессе найма новых сотрудников работодатель часто сталкивается с необходимостью оформить трудовую книжку (или её дубликат). При этом важно не только правильно оформить документ, но и правильно отразить соответствующие операции в бухучте. В статье разберём, как отразить бланк трудовой книжки, какие документы нужны, какие правила заполнения действуют в 2026 году и как правильно учесть расходы на её приобретение.

Правовая основа

Для правильного оформления трудовых книжек используются два ключевых нормативных акта:

• Инструкция № 1965 – порядок учёта бланков строгой отчётности;
• Инструкция № 40 – порядок учёта, выдачи, хранения и уничтожения трудовых книжек.

С 1 сентября 2021 года введены новые правила заполнения и хранения бумажных трудовых книжек, а с 1 января 2023 года – новые бланки.

Кто выдаёт бланк?

Организация должна обратиться в государственный орган (обычно это отдел соцзащиты или ФНС) по месту регистрации, представив пакет документов:

1. Заявление работника о необходимости получения новой книжки (с указанием причины – утрата, порча и т.п.);
2. Копия паспорта работника;
3. Документы, подтверждающие место работы (трудовой договор, приказ о приёме).

После получения подтверждения государственный орган выдаёт бланк трудовой книжки или её дубликат.

Как оформить выдачу в бухучте

Приобретение и выдача новой книжки – это материальная операция, требующая отражения в бухгалтерском учёте. Рассмотрим два типовых сценария.

Приобретение безвозмездно (с предоплаты)

Если организация приобретает бланк по 100‑процентной предоплате, то в бухучте отражается расход на закупку:

Дт 60.01 – Отч. 2.38 руб. (расходы на материалы)
Кт 51 – Начислен платёж поставщику

Если стоимость бланка удерживается из заработной платы сотрудника, то в бухучте делается удержание:

Дт 60.01 – Отч. 2.38 руб. (расходы организации)
Кт 70.01 – Удержание с зарплаты сотрудника

Приобретение и выдача с оплатой работнику

Если работник вносит собственный платёж за бланк, то в бухучте отражается доход от продажи:

Дт 51 – Получено от работника 2,38 руб.
Кт 70.02 – Выручка от продажи материалов

При этом в бухучте также фиксируется выдача материального ценного предмета (книжка) в пользу сотрудника:

Дт 70.02 – Выдача книжки сотруднику
Кт 101 – Снижение денежных средств

Как правильно заполнить ьный лист и внутренние страницы

Новый бланк требует заполнения следующих разделов:

• ФИО, дата рождения, паспортные данные;
• Место и дата заключения трудового договора;
• Сведения о предыдущем трудовом стаже;
• Сведения о совместительстве (если есть);
• Сведения о вхождении в режим вратного учёта (вахтовый метод) – отмечаются только при необходимости.

В 2026 году в ьный лист добавляеться строка «Номер и дата выдачи нового бланка», что упрощает контроль за сроками.

Пример заполнения (по новому образцу 2023‑2026)

Учёт в системе «1С:Зарплата и управление персоналом»

Для автоматизации процесса многие организации используют 1С. Основные настройки:

1. Создаём Справочник «Трудовые книжки» с реквизитами: номер, дата выдачи, стоимость, статус (выдан/в обработке).
2. Настраиваем Документ «Приход‑расход материалов» для отражения затрат на бланки.
3. Для удержаний из зарплаты используем Документ «Зарплатный slip» – в строке «Удержание за бланк» указываем сумму.

Пример конфигурационного решения:

Документ.ПриходMaterials.Проводим;
Документ.Зарплата.УдержаниеСотрудника(Сотрудник, "Бланк ТК", 2.38);

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли оформлять дубликат, если оригинал потерян? – Да. При утрате оригинала работник подаёт заявление, и наниматель заводит новый бланк. Дубликат оформляется в том же порядке, что и новый.
• Можно ли оформить электронную трудовую книжку? – С 2025 года вводится переход на электронный формат. При этом прежние бумажные записи сохраняются до полного перехода.
• Как отразить расходы, если бланк приобретён по кредиту? – Расход фиксируется в момент получения бланка, а кредит учитывается в пассиве (кредиторская задолженность).
• Нужно ли в бухучте отражать стоимость бланка, если она возмещается работнику? – Нет, если возмещение происходит в полном размере, расход не учитывается, а удержание отражается в зарплатных начислениях.

Отражение бланка трудовой книжки в бухучте – это последовательный процесс, включающий:

1. Получение официального бланка от государственного органа;
2. Учёт стоимости (приобретение, предоплата, удержание);
3. Запись в бухгалтерском учёте расходов или доходов;
4. Правильное заполнение ьного листа и внутренних страниц новой книжки;
5. Автоматизация операций в системе 1С.

Соблюдая указанные правила, работодатель обеспечивает корректное документообороте, избегает ошибок в бухучте и сохраняет порядок хранения трудовых книжек в соответствии с Инструкцией № 40.

Если возникнут сомнения по конкретному случаю, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому и бухгалтерскому обслуживанию.

Автор статьи: консалтинговый отдел «Бухгалтерия 2026».