Приём новых сотрудников – один из самых ответственных этапов работы любой организации. Одним из обязательных документов‚ который должен быть оформлен сразу после подписания трудового договора‚ является трудовая книжка. В 2026 году ситуация с её оформлением изменилась: большинство организаций перешли на электронный формат‚ однако бумажная книжка всё ещё может потребоваться в ряде случаев.

Почему трудовая книжка всё ещё важна?

Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: периоды работы‚ места трудоустройства‚ должности‚ стаж и другие сведения‚ необходимые для расчёта пенсии‚ отпусков и иных выплат. Наличие такой записи упрощает:

• Контрольный список для бухгалтерии и кадрового отдела;
• Подтверждение опыта работы при переходе в новую организацию;
• Ведение статистики по стажу и выплате компенсаций.

Что делать‚ если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки?

Согласно постановлению №1635‚ приём на работу без трудовой книжки не допускается. Тем не менее‚ в реальной практике часто возникают ситуации‚ когда у нового работника её просто нет. В таких случаях следует действовать по следующему алгоритму:

1. Проверка наличия электронного варианта. С 2024 года многие организации используют электронные трудовые книжки. Если у сотрудника уже есть электронный документ‚ его можно использовать как основной.
2. Оформление дубликата. При отсутствии как бумажного‚ так и электронного документа необходимо оформить дубликат трудовой книжки.
3. Заполнение первой страницы. На ьном листе указываются ФИО сотрудника‚ дата рождения‚ паспортные данные‚ а также сведения о месте и дате рождения.

После этого в соответствующие разделы вносятся сведения о предыдущем трудовом стаже‚ а также о текущем месте работы.

Как оформить дубликат трудовой книжки в 2026 году?

Официальный образец оформления дубликата предусматривает:

• ьный лист – оформляется так же‚ как и при заполнении новой книжки.
• Заполнение разделов «Общий стаж»‚ «Место работы»‚ «Должность»‚ «Дата начала работы» и т.д.
• Подпись сотрудника и печать организации (при наличии).

Сроки выдачи дубликата обычно составляют от 3 до 5 рабочих дней‚ однако в крупных компаниях процесс может ускориться за счёт автоматизации.

Как правильно внести запись в трудовую книжку?

Заполнение трудовых книжек регулируется новым порядком их ведения и хранения. Ниже перечислены основные пункты‚ которые необходимо указать:

1. ФИО сотрудника;
2. Дата рождения;
3. Паспортные данные;
4. Место и дата рождения;
5. Сведения о предыдущем трудовом стаже;
6. Место и дата начала работы в текущей организации;
7. Должность и подразделение;
8. Сведения о воинском учёте (если применимо).

Для каждой категории записей существуют специальные формы и примеры‚ которые можно найти в официальных методических рекомендациях.

Электронные трудовые книжки: когда они обязательны?

С 1 января 2022 года электронный формат стал обязательным для всех новых сотрудников‚ которые не работали до 31 декабря 2020 года. Это значит‚ что:

• Для новых работников‚ у которых нет трудовой истории‚ необходимо сразу оформить электронную книжку.
• При приёме сотрудника‚ у которого уже есть бумажная книжка без отметки о переходе на электронный формат‚ необходимо запросить от него заявление о переходе на ЭТК.

В 1С:Бухгалтерия и других системах учёта такие заявления фиксируются отдельным документом‚ после чего в электронную книжку вносятся все необходимые сведения.

Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Заявление должно содержать следующие элементы:

• ФИО сотрудника;
• Табельный номер;
• Сведения о текущей бумажной книжке (номер‚ дата выдачи);
• Подпись сотрудника и дату подачи.

После получения заявления HR‑отдел вносит запись о переходе в электронную систему и выдаёт сотруднику подтверждение о переходе.

Что делать‚ если у сотрудника уже есть бумажная книжка без отметки о переходе?

В этом случае необходимо выполнить следующие шаги:

1. Получить от сотрудника письменное заявление о переходе на электронную форму.
2. Внести в электронную систему сведения из бумажной книжки (стаж‚ места работы‚ должности).
3. Сформировать подтверждающий документ о завершённом переходе.
4. При необходимости оформить дубликат бумажной книжки с отметкой «Переход на электронную форму».

Часто задаваемые вопросы

• Нужен ли мне документ‚ если я уже работаю в организации с электронной системой? – Нет‚ если ваш трудовый стаж уже внесён в электронную книжку‚ дополнительного оформления не требуется.
• Можно ли вести бумажную книжку‚ если я уже работаю в электронном формате? – Да‚ но только в случае‚ если работодатель согласен на такой формат; обычно это делается только по инициативе сотрудника.
• Как проверить‚ что мои записи в электронной книжке корректны? – Через личный кабинет на портале Госуслуги или в системе Е-Офис 24‚ где можно просмотреть выписку по своей трудовой деятельности.

Оформление трудовой книжки – обязательный процедурный этап при приёме на работу. В 2026 году:

• Бумажные книжки всё ещё используются‚ но их выпуск ограничен и часто заменяется электронным вариантом.
• Если у сотрудника нет книжки‚ её нужно оформить дубликат‚ а затем заполнить согласно установленным правилам.
• Переход на электронный формат обязателен для новых работников без трудовой истории.
• Все необходимые сведения (ФИО‚ дата рождения‚ стаж‚ места работы) фиксируются в специальных полях‚ а переходы оформляются соответствующими заявлениями.

Соблюдая эти рекомендации‚ вы гарантируете корректное оформление документа‚ избежите проблем при расчёте заработной платы‚ отпусков и пенсионных выплат‚ а также упростите работу своим HR‑отделу.

Автор: кадровый отдел‚ 2026 год.