Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ В Российской Федерации её оформление, хранение и выдача регулируются Трудовым кодексом РФ, постановлениями Правительства и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты․ Ниже подробно рассмотрен процесс, который осуществляет работодатель при первом официальном трудоустройстве сотрудника, а также последующие действия с документом․

Когда и кто заполняет трудовую книжку?

• Первое официальное трудоустройство – работодатель обязан завести трудовую книжку в день приёма на работу, если у сотрудника её ещё нет․
• Оформлением обычно занимается отдел кадров или уполномоченное лицо (кадровик, специалист по работе с персоналом)․
• Если у сотрудника уже есть трудовая книжка (например, при переводе из другой организации), работодатель лишь вносит записи о новом месте работы․

Согласно информации из сети (см․ фрагмент от 8 нояб․ 2024 г․): «Работодатель сам оформляет работнику трудовую книжку при первом официальном трудоустройстве․ Обычно этим занимается отдел кадров․»

Порядок заполнения трудовой книжки

ьный лист

• Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений, в именительном падеже․
• Дата рождения – день, месяц, год (например, )․
• Место рождения – город, район, область/край/республика․
• Образование – уровень (среднее, среднее профессиональное, высшее) и наименование учебного заведения․
• Специальность, профессия или квалификация – как указано в дипломе или аттестате․

Внесение записей о работе

1. На основании трудового договора (или соглашения) делается запись о принятии на работу:
• Дата приёма․
• Наименование организации (полное, без сокращений)․
• Должность, структурное подразделение․
• Вид трудового договора (срочный/бессрочный)․
2. При переводе на другую должность внутри той же организации – запись о переводе (дата, новая должность, подразделение)․
3. При увольнении – запись об увольнении (дата, основание по статье ТК РФ, формулировка «уволен по собственному желанию», «по соглашению сторон» и т․д․)․
4. Каждая запись завершается подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать предусмотрена)․

Как указано в материалах от 13 янв․ 2026 г․: «Оформление копии трудовой книжки․ Сотрудник может обратиться за копией трудовой книжки, написав на имя работодателя соответствующее заявление․» Это подчеркивает, что работодатель отвечает не только за первичное заполнение, но и за выдачу дубликатов․

Хранение трудовой книжки у работодателя

• Трудовая книжка хранится у работодателя в условиях, обеспечивающих её сохранность (сейф, металлический шкаф, архив с ограниченным доступом)․
• Доступ к документу имеют только уполномоченные сотрудники отдела кадров или бухгалтерии․
• При увольнении работнику выдается трудовая книжка под расписку в день расчёта (или в последний рабочий день)․

Из фрагмента от 23 янв․ 2025 г․: «Обеспечение сохранения и своевременной выдачи трудовой книжки․ Трудовая книжка хранится у работодателя должным образом, в сейфе, и выдается…»

Электронная трудовая книжка

С 2021 г․ в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК), реализованная через Социальный фонд России и портал госуслуг․ Работодатель всё равно участвует в процессе:

• При приёме на работу работодатель направляет сведения о приёме в электронный вид через личный кабинет на сайте Социального фонда России, Единый портал госуслуг (gosuslugi․ru), МФЦ или непосредственно в отделение фонда․
• Эти сведения формируют электронную трудовую книжку сотрудника, доступную ему лично․
• Параллельно может вестись бумажная книжка, если сотрудник выразил такое желание (по заявлению)․

Из сети: «Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения․ Использование данных электронной трудовой книжки для…»

Выдача дубликата и копии трудовой книжки

• Если оригинал утрачен, повреждён или требуется копия для подачи в другие организации, сотрудник подаёт письменное заявление работодателю․
• Работодатель в течение трёх рабочих дней готовит дубликат (или заверенную копию) и выдаёт его под расписку․
• Дубликат заполняется точно так же, как оригинал, с отметкой «Дубликат» на ьном листе․

См․ упоминание от 13 янв․ 2026 г․: «Оформление копии трудовой книжки․ Сотрудник может обратиться за копией трудовой книжки, написав на имя работодателя соответствующее заявление․»

Ответственность работодателя за оформление трудовой книжки

• Нарушение сроков ведения или выдачи трудовой книжки влечёт административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб․ для организаций)․
• Умышленное внесение ложных сведений может квалифицироваться как мошенничество (ст․ 159 УК РФ)․
• Несвоевременная выдача при увольнении может привести к выплате компенсации за задержку выплаты пособий и к дополнительным штрафам․

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Создать чек‑лист оформления трудовой книжки (ьный лист, запись о приёме, последующие записи)․
2. Использовать шаблоны, утверждённые приказом Минтруда России, чтобы избежать ошибок в оформлении․
3. Регулярно проводить инструктаж сотрудников отдела кадров по изменениям в законодательстве (например, переход на электронные трудовые книжки)․
4. Вести журнал выдачи и приёма трудовых книжек с подписями сторон․
5. При переходе на ЭТК сохранять бумажный экземпляр до момента получения согласия сотрудника на исключение бумажного варианта․

Оформление трудовой книжки – важная функция работодателя, которая напрямую влияет на права сотрудника (подтверждение стажа, право на пенсию, пособия и другие социальные гарантии)․ Соблюдение установленного порядка, правильное хранение и своевременная выдача документа помогают избежать правовых рисков и обеспечивают прозрачность трудовых отношений․ В условиях растущей цифровизации важно одновременно поддерживать как бумажный, так и электронный формат трудовой книжки, предоставляя сотруднику возможность выбрать удобный способ подтверждения своей трудовой деятельности․