Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный лист‚ который фиксирует сведения о новых местах работы‚ изменениях в трудовом статусе сотрудника и иных важных деталях. Правильное хранение и оформление вкладыша регулируется рядом нормативных актов РФ. Ниже подробно рассматриваем‚ как следует хранить и оформлять такие документы.
Нормативная база
Хранение вкладышей регулируется:
- Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении Правил о ведении трудовых книжек»;
- Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Требованиями‚ изложенными в пункте 60 Инструкции о трудовых книжках.
Ключевые положения
Согласно этим документам:
- Бланки трудовой книжки и её вкладыши являются документами строгой отчётности.
- Их хранят у работодателя в специальном месте‚ доступном только ответственному лицу за ведение трудовых книжек.
- Вкладыш вшивается в конец трудовой книжки между последним листом и правой обложкой (п. 60 Инструкции).
- При оформлении вкладыша необходимо использовать плотную нить и иглу‚ чтобы сохранить целостность страниц.
Где и как хранить вкладыши
Хранение происходит в следующих условиях:
- Секретное помещение или сейф. Вкладыши‚ как и сами книжки‚ должны находиться в помещении‚ недоступном посторонним.
- Ответственное лицо. Документы выдаются лицу‚ которое ведёт учёт трудовых книжек (чаще всего – HR‑менеджер или главный бухгалтер).
- Обеспечение целостности. Вкладыш должен быть надёжно зашит‚ чтобы не отделялся от основной книги.
Если в организации используется электронный документооборот‚ то вкладыши могут храниться в виде сканов в защищённой базе данных‚ однако оригиналы всё равно сохраняются в бумажном виде.
Оформление вкладыша
Процесс оформления включает несколько обязательных шагов:
- Заполнение реквизитов. Вкладка должна содержать сведения о новом месте работы‚ дате начала‚ должности‚ а также номер series и номера новой книжки.
- Отметка на титульной странице. При вводе нового вкладыша в первоначальную книжку делается отметка с указанием серии и номера вновь выданного документа.
- Подписи сторон. Подпись работодателя и сотрудника фиксируют факт ввода информации.
- Вшивание. Вкладыш вшивается в конец книги между последним листом и правой обложкой‚ используя плотную нить.
Ответственность за хранение
По п. 41 приказа Минтруда России от № 320н‚ бланки трудовых книжек и их вкладыши:
- Хранятся как документы строгой отчётности;
- Не допускаются к использованию без надлежащего разрешения;
- При утере или порче работодатель обязан оформить замену в соответствии с установленным порядком.
Ответственное лицо за ведение трудовых книжек несет персональную ответственность за соблюдение всех требований к хранению и оформлению вкладышей.
Часто задаваемые вопросы
- Когда необходимо оформить новый вкладыш? При изменении места работы‚ при переходе в новую должность‚ при увольнении и повторном трудоустройстве.
- Можно ли хранить вкладыши в обычных файлах? Нет. Они должны находиться в специальном месте‚ доступном только ответственному лицу.
- Как правильно зашить вкладыш? С помощью иглы и плотной нити‚ проходя через отверстия по краю листа‚ чтобы он не отделялся от книги.
- Что делать‚ если вкладыш потерян? Нужно сразу же оформить новое вкладышное оформление и сообщить об этом в отдел кадров.
Правильное хранение вкладышей в трудовой книжке – важная часть документооборота в любой организации. Соблюдение норм‚ установленных постановлением Правительства и приказом Минтруда‚ позволяет:
- Обеспечить надёжную запись всех изменений в трудовой деятельности сотрудника;
- Сохранить целостность и конфиденциальность трудовых документов;
- Избежать юридических рисков‚ связанных с утратой или повреждением важных бумаг.
Таким образом‚ каждый работодатель должен чётко регламентировать процесс получения‚ оформления и хранения вкладышей‚ а также контролировать их соблюдение.