Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) – важный шаг в цифровизации кадрового документооборота. Чтобы процесс прошёл без задержек и юридических рисков, необходимо правильно оформить и надёжно хранить заявление работника о переходе на ЭТК. В статье рассмотрим:

• Какие требования предъявляются к заявлению;
• Где и в каком виде следует его хранить;
• Какие копии необходимо делать и кому передавать;
• Сроки и правила архивирования.

Содержание и форма заявления

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку должно соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда России от № 1012н (регулирующего ЭТК). Основные обязательные реквизиты:

1. Шапка документа: «Заявление»;
2. ФИО работника (полностью, как в трудовом договоре);
3. Табельный номер (если используется);
4. Наименование работодателя и ИНН/КПП;
5. Текст заявления (пример: «Прошу перевести мою трудовую книжку в электронный вид (ЭТК) в соответствии с действующим законодательством»);
6. Дата и подпись работника (подпись может быть как собственноручной, так и электронной, если используется система электронного документооборота).

Заявление может быть подано в двух формах:

• бумажной – распечатанное и подписанное вручную;
• электронной – в формате PDF/DOCX, подписанное с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или через корпоративный сервис документооборота.

Куда помещать заявление в кадровой системе

Личное дело (персональное дело) работника

Традиционный способ – разместить оригинал (или скан) заявления в личном деле сотрудника. Это делается в отделе кадров (HR) и должно соответствовать следующим правилам:

• Хранить заявление в отдельном папочном файле, помеченном датой и типом документа («Заявление о переходе на ЭТК»);
• Сделать копию заявления и разместить её в разделе «Кадровые документы», где хранятся трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении;
• Обеспечить доступ к файлу только уполномоченным лицам (HR‑специалист, руководитель подразделения).

Электронный архив (EDMS)

Современные организации используют системы электронного документооборота (EDMS) – 1С:Документооборот, SAP HR, «КОРУС», «Трудовой портал» и др. При работе с EDMS следует:

1. Загрузить оригинальный файл заявления в систему (PDF с КЭП или скан подписи).
2. Присвоить документу уникальный номер и метаданные: ФИО, табельный номер, дата подачи, тип документа.
3. Привязать заявление к электронному профилю сотрудника (внутри модуля «Личное дело»).
4. Установить права доступа: только HR, руководитель и сотрудник могут просматривать; изменение допускается только уполномоченным лицам.
5. Включить автоматическое резервное копирование и хранение в облачном хранилище, соответствующем требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных».

Специальный реестр заявлений о переходе на ЭТК

Для упрощения контроля многие компании создают отдельный реестр (таблицу) со следующими колонками:

Такой реестр хранится в том же EDMS или в защищённом Excel‑файле, доступном только HR‑службе.

Кому передавать заявление и какие копии нужны

1. Отделу кадров (HR) – основной получатель, который вносит запись в личное дело и в электронный реестр.
2. Бухгалтерии – в случае, если в бухгалтерском учёте требуется фиксировать факт перехода (например, для расчёта страховых взносов).
3. Службе ИТ – если заявление подаётся в электронном виде, ИТ‑отдел может обеспечить подключение к системе ЭТК (Госуслуги, ПФР).
4. Сотруднику – рекомендуется выдать копию заявления (или подтверждение о получении) в виде PDF‑файла с подписью ответственного лица.

Сроки хранения и архивирование

Согласно Трудовому кодексу РФ и ФЗ‑125 «Об архивном деле», документы, связанные с трудовыми отношениями, хранятся не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений. При этом:

• Если заявление подано, но перевод в ЭТК ещё не завершён, документ хранится до момента завершения процедуры.
• После завершения перехода заявление может быть перенесено в архивный раздел «Кадровые документы, завершённые».
• Электронные копии хранятся в соответствии с политикой информационной безопасности организации (обычно 10 лет).

Защита персональных данных

Заявление содержит персональные данные (ФИО, табельный номер, подпись). Поэтому необходимо соблюдать требования ФЗ‑152 «О персональных данных»:

1. Ограничить доступ к документу только тем сотрудникам, которым он необходим для выполнения служебных обязанностей.
2. Обеспечить шифрование при передаче электронных файлов (TLS, S/MIME).
3. Вести журнал доступа к документу (кто, когда, какие действия выполнил).
4. Уничтожать документ (бумажный и электронный) после истечения срока хранения, если он больше не нужен для доказательства правовых отношений.

Практический чек‑лист для HR‑специалиста

Чтобы не забыть ни одного шага, используйте следующий чек‑лист:

1. Получить от сотрудника оригинал или электронную версию заявления.
2. Проверить наличие всех обязательных реквизитов.
3. Подписать (или подтвердить подпись) заявлением уполномоченного лица (начальника отдела или руководителя HR).
4. Сохранить оригинал в папке личного дела; загрузить скан/PDF в EDMS.
5. Внести запись в реестр заявлений о переходе на ЭТК.
6. Уведомить ИТ‑службу о необходимости создания учётной записи в системе ЭТК.
7. Отправить копию сотруднику (PDF с отметкой «Получено»).
8. Контролировать процесс перевода: проверять подтверждение от ПФР о регистрации ЭТК.
9. После завершения процесса отметить статус «Завершено» в реестре и переместить заявление в архив.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли хранить только электронную копию заявления?

Да, если в организации полностью внедрена система электронного документооборота и она соответствует требованиям ФЗ‑152. При этом оригинал может быть уничтожен только после подтверждения, что электронный документ имеет юридическую силу (наличие КЭП, запись в реестре).

Что делать, если сотрудник отказывается от ЭТК?

Согласно Приказу Минтруда, работник имеет право отказаться от ЭТК и потребовать бумажную трудовую книжку. В этом случае заявление о переходе считается «отозванным», и в личном деле делается отметка об отказе.

Как оформить заявление, если сотрудник находится в удалённом режиме?

Сотрудник может отправить заявление по электронной почте, подписанное КЭП, либо через корпоративный портал. После получения HR‑специалист загружает документ в EDMS и фиксирует факт получения в системе.

Хранение заявления о переходе на электронную трудовую книжку – важный элемент кадровой документации. Правильный подход включает:

• Точное оформление заявления с обязательными реквизитами;
• Размещение оригинала в личном деле и/или электронную копию в системе документооборота;
• Ведение отдельного реестра заявлений;
• Соблюдение сроков хранения и требований по защите персональных данных.

Следуя рекомендациям, вы обеспечите юридическую чистоту процесса, ускорите переход на ЭТК и минимизируете риски потери или несанкционированного доступа к документам.