Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В ней фиксируются сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, а также о профессиональных достижениях. Лицо, указанное в трудовой книжке, – это работник, чьи данные вносятся в документ и который несёт ответственность за её достоверность.
Кто считается «лицом» в трудовой книжке?
Под «лицом» в контексте трудовой книжки понимается:
- Работник – физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с организацией;
- Иностранный гражданин или лицо без гражданства, работающее в Российской Федерации на основании трудового договора;
- Самозанятый индивидуальный предприниматель, если он ведёт трудовую книжку по собственной инициативе (необязательно, но допустимо).
Важно, что лицо должно предоставить достоверные паспортные данные (ФИО, дата и место рождения, серия и номер паспорта) при первом оформлении трудовой книжки.
Этапы оформления трудовой книжки для лица
Первичное оформление (при приёме на работу)
- Сотрудник отдела кадров проверяет паспорт и другие документы, подтверждающие личность;
- Вносится запись о приёме на работу: должность, структурное подразделение, дата начала трудовой деятельности.
- Ставится подпись ответственного лица (кадровика) и печать организации.
- Работник расписывается в графе «Получил трудовую книжку» и получает её на руки.
Внесение изменений (перевод, повышение, увольнение)
- При переводе на другую должность указывается новая должность, подразделение и дата перевода.
- При увольнении фиксируется причина (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.) и дата расторжения трудового договора.
- Все записи заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Хранение и выдача дубликата
Трудовая книжка хранится у работника. В случае утери или порчи:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
- Кадровик формирует дубликат на основе архивных данных (приказы, личные дела);
- Дубликат заверяется печатью и подписью ответственного лица.
Ответственность лица за достоверность сведений
Лицо, чьи данные внесены в трудовую книжку, несёт следующую ответственность:
- За предоставление ложных сведений – административная ответственность (штраф) по ст. 19.7 КоАП РФ; в случае умысла – возможна уголовная ответственность по ст. 327 УК РФ (подделка документов).
- За несвоевременное внесение изменений – может привести к трудовым спорам и штрафам для работодателя, а также к сложностям при подтверждении стажа при назначении пенсии.
- За утерю трудовой книжки без timely сообщения – работник обязан немедленно уведомить работодателя; иначе возможны трудности при восстановлении трудового стажа.
Особенности для отдельных категорий лиц
Иностранные работники
Для иностранных граждан в трудовой книжке делается отметка о виде разрешения на работу (патент, разрешение на временное проживание и т.д.). При смене статуса необходимо внести соответствующие изменения.
Работники по совместительству
При совместительстве в трудовой книжке делается запись о основном месте работы, а о совместительстве – справка или отдельный лист, прилагаемый к книжке.
Лица, ведущие трудовую книжку добровольно
Некоторые работники (например, фрилансеры, ИП) могут вести трудовую книжку по собственной инициативе. В этом случае записи делаются на основании договоров подряда, актов сдачи‑приёмки работ и заверяются нотариально или печатью организации‑заказчика.
Практический совет: как проверить правильность оформления
- Сверьте ФИО и дату рождения с паспортом.
- Убедитесь, что каждая запись имеет номер, дату и подпись ответственного лица.
- Проверьте наличие печати организации рядом с каждой записью.
- При увольнении убедитесь, что указано основание (приказ № и дата) и сделано соответствующее замечание в трудовой книжке.
- Храните трудовую книжку в сухом месте, избегая механических повреждений.
Трудовая книжка – это не просто формальность, а важный правовой инструмент, подтверждающий трудовой путь лица. Правильное оформление и хранение документа защищает права работника, облегчает взаимодействие с пенсионным фондом и будущими работодателями, а также снижает риски административных и юридических споров. Следуя изложенным рекомендациям, zarówno работник, так и работодатель смогут обеспечить корректное ведение трудовой книжки на протяжении всей профессиональной деятельности.