Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж и квалификацию. При переходе работника с одного работодателя на другой, при увольнении или при выдаче копии трудовой книжки в органы социальной защиты, необходимо правильно оформить передачу. Ниже приведена подробная инструкция, какие документы нужны, как их оформить и какие нюансы стоит учесть в 2026 году.

Юридическая база

В России порядок передачи трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от  № 273-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации»
• Приказ Минтруда РФ от  № 12 «Об утверждении порядка оформления и передачи трудовой книжки»
• Постановление Правительства РФ от  № 220 «Об утверждении Положения о порядке ведения и передачи трудовой книжки»
• Положения ПФР о сдаче электронных трудовых книжек (СЗВ‑ТД) с 1 янв. 2020 г.

С 2021 г. все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК). При этом бумажные версии сохраняются только в случае отказа работника от перехода на электронный формат.

Что нужно передать

Передача трудовой книжки подразумевает передачу всех записей о трудовой деятельности, а также сопутствующих документов. В зависимости от ситуации (увольнение, перевод, выдача копии) перечень документов может отличаться.

При увольнении (переход на нового работодателя)

• Заявление об увольнении (отработанное сотрудником и подписанное работодателем).
• Копия трудовой книжки (если работник не желает передавать оригинал, но оформляет электронную копию).
• Справка о стаже (выдаётся работодателем, подтверждающая количество отработанных лет).
• Сертификат о прохождении обучения (если применимо).
• Письмо работодателя о передаче трудовой книжки (с указанием даты и места передачи).
• Согласие работника на передачу (если требуется).

При переводе сотрудника в филиал или другое подразделение

• Тот же список, что и при увольнении, но в письме работодателя указана новая должность и подразделение.
• При переводе в другую организацию (группа компаний) может потребоваться договор о переводе.

При выдаче копии трудовой книжки в органы соц. защиты

• Копия трудовой книжки (с отметкой о передаче).
• Справка о стаже и доходах.
• Письмо работодателя, подтверждающее, что копия была выдана.
• Заявление от лица, которому требуется копия (например, пенсионный фонд).

Как оформить документы

Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями закона. Ниже приведены основные шаги:

1. Подготовка оригинала трудовой книжки — убедитесь, что все записи актуальны и нет ошибок. При наличии электронного варианта, убедитесь, что он синхронизирован с бумажной.
2. Составление заявления об увольнении/передаче, используйте шаблон, предоставленный в приказе Минтруда № 12/2013. В заявлении указывайте дату, причину увольнения и согласие на передачу.
3. Согласие работника — если работник не желает передавать оригинал, оформляется письменное согласие на передачу копии.
4. Справка о стаже — выдается работодателем и подписывается уполномоченным лицом.
5. Письмо работодателя о передаче — подтверждает факт передачи и содержит дату, место, подпись руководителя.
6. Сканирование и хранение — все документы сканируются в формате PDF и сохраняются в корпоративном облаке (OneDrive, Yandex.Disk, Google Drive) с резервным копированием.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) и их роль

С 2021 г. все работодатели обязаны вести ЭТК. При передаче работника в другую организацию электронный файл автоматически передаётся в систему ПФР через форму СЗВ‑ТД. При этом бумажная копия может быть передана только по желанию работника.

Для работы с ЭТК можно использовать:

• Microsoft Word (онлайн и офлайн) — для редактирования шаблонов заявлений.
• Google Документы, совместная работа в реальном времени.
• Yandex.Документы, бесплатный сервис для создания и редактирования DOCX, PDF.

Частые ошибки и как их избежать

• Неполные данные в заявлении (отсутствие даты, подписи).
• Несоответствие бумажной и электронной версии трудовой книжки.
• Отсутствие согласия работника на передачу копии.
• Неиспользование официального шаблона заявления.
• Неправильное хранение копий (не в защищённом облаке).

Передача трудовой книжки — это не просто передача бумаги. Это юридически значимый процесс, который требует точного соблюдения всех формальностей. В 2026 году, когда большинство компаний уже работают в цифровой среде, важно:

• Проверять актуальность всех записей в ЭТК.
• Сохранять все документы в защищённом облаке с резервным копированием.
• Оформлять согласие работника на передачу копии, если он не желает отдавать оригинал.
• Соблюдать сроки подачи заявлений в ПФР (до 30 дней с даты увольнения).

Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка будет корректно передана, а работник сможет без проблем подтвердить свой стаж и квалификацию в дальнейшем.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к отделу кадров или юристу вашей компании.