Оформление и расчет пособия по временной нетрудоспособности — стандартная процедура для любого бухгалтера. Однако часто возникают нестандартные ситуации, например, когда сотрудник предоставляет больничный лист, но у него отсутствует трудовая книжка. Может ли работодатель отказать в выплате? Как правильно рассчитать стаж и средний заработок? Разберемся во всех нюансах с учетом актуальных правил и законодательства на 2026 год.

Почему у работника может не быть трудовой книжки?

Прежде чем приступать к расчетам, важно понять причину отсутствия главного трудового документа. От этого зависит весь алгоритм действий:

• Это первое место работы сотрудника. В таком случае трудовая книжка просто еще не заведена, а страховой стаж минимален.
• Работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК). С 2020 года граждане имеют право отказаться от бумажного варианта. В этом случае физической книжки у работника на руках нет, но данные о его стаже есть в базе Социального фонда России (СФР).
• Трудовая книжка утеряна. Сотрудник мог потерять документ по личной небрежности или в случае форс-мажора.
• Работник трудится по совместительству. По закону трудовая книжка хранится по основному месту работы, а совместителю выдается лишь ее копия или справка.

Как рассчитать страховой стаж без бумажной трудовой книжки?

Страховой стаж — это ключевой показатель, от которого зависит процент оплаты больничного листа. Напомним базовые правила:

• Стаж менее 6 месяцев, расчет исходя из МРОТ.
• Стаж от 6 месяцев до 5 лет — 60% от среднего заработка.
• Стаж от 5 до 8 лет, 80% от среднего заработка.
• Стаж от 8 лет и более — 100% от среднего заработка.

Традиционно стаж считают по трудовой книжке. Но что делать, если ее нет? Страховой стаж можно и нужно подтверждать другими документами, которые доказывают, что человек был застрахован и за него уплачивались взносы на социальное страхование.

Подтверждающие документы вместо трудовой книжки:

1. Выписка из отчетности СФР (ЕФС-1). Если работник перешел на ЭТК, работодатель запрашивает сведения о стаже через систему электронного документооборота СФР или используя онлайн-калькуляторы и сервисы (например, Контур.Экстерн или Система Главбух).
2. Справки от предыдущих работодателей. Это официальный документ, подтверждающий периоды работы и начисленные взносы.
3. Трудовые договоры. Экземпляр договора, оставшийся у работника, также служит доказательством стажа.
4. Выписки из приказов о приеме на работу и увольнении, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты.

Особый случай: если это первое место работы

Если сотрудник устраивается впервые и предоставляет больничный лист, его страховой стаж будет равен периоду работы у вас. Например, если он проработал 1 год и 3 месяца до наступления болезни, именно этот стаж (1 год 3 месяца) указывается в больничном листе. В этом случае оплата составит 60% от среднего заработка.

Расчет среднего заработка: нет трудовой, нет справки?

Для расчета больничного в 2026 году берется заработок за два предыдущих календарных года (из расчета 730 дней). Если работник пришел недавно и не предоставил Справку о сумме заработной платы (по форме 182н) с прошлого места работы, у работодателя нет данных о его доходах у других страхователей.

Вариант 1: Расчет по фактическому заработку у текущего работодателя

Если сотрудник работает у вас с начала расчетного периода (например, с начала 2025 года), вы считаете его средний заработок только на основании тех выплат, которые начислили ему вы. Если этот заработок выше МРОТ, расчет производится по стандартной формуле с учетом стажа.

Вариант 2: Расчет исходя из МРОТ

Если у работника это первое место работы, или он не принес справку 182н, и его фактический заработок за расчетный период оказался меньше МРОТ (либо его вообще нет), больничный рассчитывается исходя из минимального размера оплаты труда.

Формула расчета по МРОТ:

МРОТ × 24 месяца / 730 дней = Среднедневной заработок

Полученный среднедневной заработок корректируется на процент в зависимости от стажа (если стаж менее 6 месяцев, то пособие за полный месяц не может превышать МРОТ).

Влияние приостановления трудового договора (ст. 351.7 ТК РФ)

Важное нововведение, актуальное для расчетов: при исчислении пособия по временной нетрудоспособности из 730 дней (соответствующих двум годам) вычитаются дни, приходящиеся на период приостановления действия трудового договора в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса Российской Федерации, а также дни приостановления прохождения государственной гражданской службы (ст. 53.1 Закона № 79-ФЗ). Это правило напрямую влияет на знаменатель формулы, уменьшая количество расчетных дней и увеличивая итоговую сумму пособия для таких категорий работников.

Пошаговая инструкция для бухгалтера

1. Уточните статус трудовой книжки. Узнайте, это первое место работы, ЭТК или документ утерян.
2. Запросите данные о стаже. Если это ЭТК — запросите сведения у СФР. Если утеряна — попросите работника восстановить данные через ПФР/СФР или предоставить справки с прошлых мест работы.
3. Запросите справку 182н. Она нужна для учета доходов у предыдущих работодателей в расчетном периоде.
4. Рассчитайте стаж. Используйте данные из ЭТК, справок или трудовых договоров. Если стаж менее 6 месяцев — ориентируйтесь на МРОТ.
5. Определите среднедневной заработок. Если справок нет — считайте только по своим данным или по МРОТ. Не забудьте вычесть дни приостановления трудового договора (если применимо).
6. Начислите пособие. Умножьте среднедневной заработок на процент стажа и на количество дней нетрудоспособности.

Отсутствие бумажной трудовой книжки у сотрудника — не повод для отказа в выплате больничного. В 2026 году переход на электронные трудовые книжки стал нормой, а законодательство предусматривает множество способов подтверждения как страхового стажа, так и суммы заработка. Главное для работодателя — грамотно воспользоваться электронными сервисами СФР, запросить недостающие справки и корректно применить правила расчета по МРОТ в случаях, когда реальный доход сотрудника подтвердить невозможно.