В 2023‑2024 годах в России произошли значительные изменения в оформлении трудовых книжек. Работодатели и сотрудники должны знать, как правильно оформить, зафиксировать и списать бланки, чтобы избежать ошибок и штрафов. В этой статье подробно рассматриваем все этапы.

Что такое трудовая книжка нового образца?

С 1 января 2023 года введена новая форма трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда № 320Н от . Основные отличия:

• Упрощённый дизайн – меньше полей для заполнения.
• Обязательные подписи работодателя и сотрудника.
• Возможность прикрепления вкладышей для дополнительных сведений.

Эти бланки могут быть как бумажными, так и электронными (проект находится на стадии обсуждения);

Кому подходит новая форма?

Новая форма распространяется на всех работников, принятых с 1 января 2023 года, а также на тех, кто переходит с прежних бланков. Для уже работающих сотрудников переход может быть выполнен по согласованию сторон.

Порядок получения бланков

С 2023 года работодателям необходимо заранее договариваться с поставщиками о поставке бланков. По новому порядку:

1. Разработать внутренний регламент закупки.
2. Оформить заказ у аккредитованного поставщика.
3. Получить бланки и проверить их соответствие требованиям Минтруда.

Важно хранить акты ввода в эксплуатацию бланков, где указаны дата, количество и подписи ответственных лиц.

Как правильно оформить бланк

Оформление трудовой книжки включает несколько обязательных шагов:

• Шапка – наименование организации, ИНН, адрес.
• Раздел «ФИО работника», дата рождения, пол.
• Таблица «Место работы и должность» – заполняется по мере поступления новых сведений.
• Раздел «Трудовой стаж» – указываются периоды работы в разных организациях.
• Подписи сторон – работника и руководителя.

Для электронных вариантов необходимо использовать цифровую подпись и хранить данные в защищённой базе.

Пример заполнения первой страницы

| № | Дата | Наименование места работы | Должность | Причина увольнения/отпуска |
|---|------|---------------------------|-----------|----------------------------|
| 1 | | ООО «Пример» | Специалист | – |
| 2 | | ИП Иванов И.И. | Юрист | Перевод в другой отдел |

Как списать (вывести из учёта) бланки

Списание бланков может происходить в следующих случаях:

• Потеря или порча оригинала.
• Переход сотрудника на электронный формат.
• Ошибки в заполнении, требующие замены.

Процедура списания:

1. Подготовка акта списания – в котором указываются номер, дата, причина и количество списанных бланков.
2. Подписи ответственных – главный бухгалтер, HR‑менеджер и руководитель.
3. Хранение копий – копия акта сохраняется в кадровом деле сотрудника и в бухгалтерии.
4. Обновление учёта – в учётной системе уменьшается количество доступных бланков.

Важно не удалять бланк из системы без оформления акта, иначе возможны нарушения при проверках.

Электронные трудовые книжки: перспективы и особенности

В 2022‑2023 годах Министерство труда рассматривало проект перехода на электронные трудовые книжки. По данным Сбербанка, такие формы могут упростить учёт и уменьшить нагрузку на бумажные архивы.

Ключевые особенности:

• Хранение данных в защищённой облачной системе.
• Доступ к информации только у уполномоченных лиц.
• Возможность интеграции с HR‑системами и сервисами государственных услуг.

На текущий момент проект находится в стадии обсуждения, но уже сейчас многие компании начинают тестировать электронные решения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Можно ли использовать старый образец бланка после 1 января 2023 года?
  Ответ: Да, но только до полного израсходования запасов. После этого необходимо перейти на новый образец.
• Вопрос: Как оформить переход от бумажного к электронному формату?
  Ответ: Сотрудник подаёт заявление, работодатель оформляет акт перехода, после чего в системе появляется запись о электронной книжке.
• Вопрос: Какие сроки хранения бумажных бланков после списания?
  Ответ: По закону – 5 лет с момента окончания трудового договора, но рекомендуется хранить копии дольше для внутренних аудитов.

Списание и оформление бланков трудовых книжек – важный процесс, требующий соблюдения нормативных требований и внутренних регламентов. Правильное заполнение, своевременное обновление данных и корректное оформление акта списания позволяют избежать юридических рисков и упростить работу HR‑отдела.

Рекомендуем:

1. Регулярно проверять наличие новых приказов Минтруда.
2. Обновлять внутренние процедуры в соответствии с изменениями законодательства.
3. Обучать персонал работе с новыми бланками и электронными системами.

Соблюдая эти простые правила, вы сможете эффективно управлять кадровыми документами и сосредоточиться на развитии бизнеса.