Учет трудовых книжек — одна из важнейших задач кадровой службы и бухгалтерии организации. Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки по-прежнему играют ключевую роль, особенно для сотрудников, выбравших сохранение бумажного формата, или впервые устраивающихся на работу. В программе 1С (в конфигурациях 1С:ЗУП 8 и 1С:Бухгалтерия предприятия процесс выдачи бланков автоматизирован, однако требует строгого соблюдения алгоритмов и актуальных законодательных норм.

Важные законодательные требования

Прежде чем перейти к работе в программе, необходимо помнить ключевое правило действующего законодательства:

• Бумажный учет обязателен. Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее нужно на бумажном носителе. Минтруд в своих разъяснениях подчеркивает, что электронные журналы в данном случае не заменяют бумажные, а лишь дополняют их. Бумажные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и скреплены сургучной печатью или опломбированы.
• Компенсация расходов. При выдаче нового бланка работодатель имеет право удержать с сотрудника стоимость бланка (за исключением случаев порчи бланка по вине работодателя).

Настройка программы для учета бланков

Для корректной работы с бланками в 1С необходимо убедиться, что включены соответствующие функциональности:

1. Перейдите в раздел Администрирование → Настройки программы → Кадровый учет.
2. Убедитесь, что флаг «Трудовые книжки» установлен.
3. Также должна быть включена возможность отражения операций по учету бланков в бухгалтерском учете (раздел Администрирование → Настройки программы → Бухгалтерский учет).

Поступление бланков в организацию

Прежде чем выдать бланк сотруднику, бланки должны поступить в организацию. Обычно их приобретают у официальных распространителей (например, в типографии Гознака). Поступление отражается документом «Поступление товаров и услуг» или «Поступление бланков трудовых книжек» (в зависимости от версии 1С). Бланки учитываются на забалансовом счете 006.

Отражение выдачи бланка трудовой книжки в 1С

Выдача бланка происходит в двух основных случаях: при первичном приеме сотрудника на работу (если это его первая работа) и при утере/порче предыдущей книжки. Рассмотрим пошаговый алгоритм на примере 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3).

Шаг 1. Прием на работу или оформление трудовой книжки

Если сотрудник принимается на работу впервые, запись о необходимости оформления трудовой книжки вносится в документ «Прием на работу» на вкладке «Трудовая книжка». В поле «Состояние» необходимо выбрать значение «Не заведена».

Шаг 2. Документ «Выдача трудовых книжек»

Для непосредственной выдачи бланка и внесения записей используется специализированный документ:

1. Перейдите в раздел Кадры → Трудовые книжки → Выдача трудовых книжек.
2. Создайте новый документ.
3. В поле «Организация» выберите вашу компанию.
4. В табличной части добавьте сотрудника, которому выдается бланк.
5. В колонке «Событие» выберите «Оформление трудовой книжки» (если это первичное оформление) или «Выдача дубликата» (при утере/порче).
6. В колонке «Бланк» программа автоматически подберет свободный бланк из имеющихся на складе (со счета 006). Серия и номер бланка будут заполнены автоматически.

Шаг 3. Удержание стоимости бланка (опционально)

Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку впервые поступающему на работу, однако Постановление Правительства РФ № 225 позволяет работодателю удержать стоимость бланка с заработной платы работника.

В документе «Выдача трудовых книжек» на вкладке «Стоимость бланков» отражается сумма к удержанию. Если организация берет расходы на себя, сумму нужно обнулить. Если удержание производится, при проведении документа формируется проводка по удержанию из зарплаты (Дт 70 — Кт 73.06 или 76.01).

Проводки и бухгалтерский учет

При проведении документа «Выдача трудовых книжек» в 1С формируются следующие движения:

• По забалансовому счету 006: списание стоимости выданного бланка (Кт 006 — выбытие бланка строгой отчетности).
• По балансовым счетам: если бланк выдается платно, формируется проводка Дт 70, Кт 73.06 (или 76.01) на сумму удержания, а также Дт 73.06 (или 76.01) — Кт 006 (или 10;06, в зависимости от учетной политики) на сумму стоимости бланка.

Формирование бумажных отчетов

Как было отмечено в самом начале, самое главное помнить, что электронный учет в 1С не освобождает от ведения бумажных книг. Однако 1С значительно упрощает их заполнение.

Для вывода на печать вкладыша в книгу учета движения трудовых книжек:

1. Из документа «Выдача трудовых книжек» или из журнала трудовых книжек нажмите кнопку «Печать».
2. Выберите «Вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек».
3. Распечатайте документ и вклейте (или впишите данные) в бумажную книгу.

Аналогичным образом можно распечатать приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (раздел Кадры → Трудовые книжки → Отчеты → Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки).

Частые ошибки и рекомендации

• Нет бланков на складе: Если при попытке выдачи программа выдает ошибку об отсутствии бланков, это значит, что не был оформлен документ их поступления. Проверьте остатки на счете 006 через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».
• Неверный статус трудовой книжки: Если у сотрудника в карточке указано, что книжка «Предоставлена», программа не даст оформить выдачу нового бланка. Убедитесь, что статус корректен.
• Забыли распечатать для бумажной книги: Всегда формируйте печатные формы для бумажных книг учета непосредственно из документов 1С. Это гарантирует совпадение электронных и бумажных данных.

Процесс выдачи бланков трудовых книжек в 1С хорошо проработан и позволяет автоматизировать как кадровый, так и бухгалтерский учет. Программа берет на себя рутину по подбору серий и номеров бланков, формированию проводок и удержаний. Однако кадровику и бухгалтеру следует не забывать о строгих требованиях законодательства: бумажные книги учета должны вестись неукоснительно, а данные из 1С необходимо регулярно распечатывать и переносить в них. Соблюдение баланса между цифровой эффективностью и бумажной отчетностью — залог успешной работы без штрафов со стороны трудовой инспекции.