Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Кто обязан приобретать вкладыш: работодатель или работник?
3. Где приобрести вкладыш (серия, номер, стоимость)
4. Учёт вкладыша в приходно‑расходной книге
5. Как вшить и проставить штамп
6. Образцы записей и штампов
7. Часто задаваемые вопросы

Нормативно‑правовая база

Оформление и учёт вкладышей в трудовую книжку регулируются несколькими нормативными актами:

• Постановление Правительства РФ от № 171 «Об утверждении формы трудовой книжки»;
• Пункт 44 Порядка учёта и обращения бланков трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н от ) – в нём указано, что бланки трудовых книжек и вкладыши к ним закупает работодатель;
• Разъяснения Роструда (сайт Онлайн‑инспекция.рф) о порядке проставления штампа «Выдан вкладыш»;
• Методические рекомендации КонсультантПлюс и Profiz.ru по заполнению и вшиванию вкладыша.

Все эти документы согласованы между собой и образуют единую правовую основу, которой обязаны следовать работодатели, бухгалтеры и кадровики.

Кто обязан приобретать вкладыш?

Согласно пункту 44 Порядка 320н:

«Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним обязаны закупать работодатели».

Это означает, что работодатель (в т;ч. юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, государственное учреждение) несёт финансовую ответственность за покупку вкладыша. Работник не имеет права требовать от работодателя возмещения стоимости вкладыша, если только иное не предусмотрено коллективным договором.

Исключения

• Если работник самостоятельно приобрёл вкладыш и передал его работодателю, то стоимость может быть возмещена в порядке взаимного согласования (например, в рамках компенсаций за оформление документов).
• В случае, когда работник получает дубликат трудовой книжки, а оригинал утерян, он может самостоятельно купить вкладыш, но в этом случае он обязан оформить документ в соответствии с требованиями законодательства и предоставить работодателю оригиналы всех подтверждающих бумаг.

Где приобрести вкладыш?

Вкладыши выпускаются в ограниченных тиражах и имеют уникальные серии и номера. Приобрести их можно в следующих местах:

1. Официальные поставщики – уполномоченные организации, указанные в реестре Минтруда (например, «Трудовая книжка‑Плюс», «ТрудКнига»). На их сайтах можно заказать вкладыш онлайн, указав требуемую серию.
2. Банки и отделения ФНС – иногда в рамках государственных программ по поддержке малого бизнеса они предоставляют бланки по запросу.
3. Крупные канцелярские сети («Офис Плюс», «РосКанц»). Важно проверять наличие печати Минтруда и соответствие формату (формат А5, 2‑страничный).
4. Через бухгалтерские и кадровые аутсорсинговые компании. Такие фирмы часто включают в пакет услуг поставку бланков и их учёт.

Стоимость вкладыша в 2026 г. составляет от 150 руб. до 300 руб., в зависимости от серии и поставщика. При закупке более 10 штук обычно предоставляется скидка.

Учёт вкладыша в приходно‑расходной книге

Ведение приходно‑расходной (журнала) книги по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей является обязательным требованием Положения о порядке учёта и обращения бланков трудовых книжек (приказ № 320н).

Этапы регистрации

1. Получение вкладыша от поставщика. На документе указывается серия, номер, дата выдачи, поставщик.
2. Запись в журнал (пример записи):

   Дата | № п/п | Серия‑номер вкладыша | Кол-во | Поставщик | Примечание
   | 1 | А‑2026‑00123 | 1 | ТрудКнига | Выдан для отдела ИТ
    

3. Передача вкладыша ответственному лицу (кадровому специалисту). В журнале делается отметка «выдан», а в карточке сотрудника фиксируется ссылка на запись.
4. Списание (при утере, уничтожении или замене) – в журнал вносятся данные о списании с указанием причины.

Важно: каждый выданный вкладыш фиксируется отдельно, даже если в одной трудовой книжке будет несколько вложений (например, при замене старой книжки).

Как вшить вкладыш и проставить штамп

Подготовка ьного листа

На первой странице (ьном листе) трудовой книжки уже указаны:

• Серия и номер трудовой книжки;
• ФИО работника;
• Дата рождения.

Именно в этом месте следует разместить штамп «Выдан вкладыш».

Пошаговая инструкция

1. Проверка наличия свободных строк в трудовой книжке. Если их нет – переходим к пункту 5.4.
2. Заполнение ьного листа вкладыша:
   • Дата выдачи вкладыша;
   • Серия и номер вкладыша;
   • Подпись и печать работодателя.
3. Подшивание – вкладыш вшивается в трудовую книжку в виде «книжечного кольца» (обычно в правый нижний угол первой страницы). Делается это с помощью специального швейного станка или вручную (стрепка).
4. Проставление штампа:
   • Размер штампа – 10 × 25 мм;
   • Текст штампа – «Выдан вкладыш»;
   • Под штампом указываются: серия, номер, дата выдачи (пример: Серия А‑2026‑00123, дата );
   • Штамп ставится на той же странице, где указаны серия и номер трудовой книжки, а также ФИО работника.
5. Регистрация в журнале (см. раздел 4). После вшивания делается запись о выдаче вкладыша.

Что делать, если ьный лист уже заполнен полностью?

В этом случае необходимо оформить дополнительный лист (вкладку) и проставить штамп на первой странице нового листа, а в журнале указать, что «вкладыш выдан в дополнение к основной трудовой книжке».

Образцы записей и штампов

Запись в журнале (пример)

Штамп «Выдан вкладыш» (текст)

Выдан вкладыш
Серия: А‑2026‑00123

Запись в трудовой книжке (ьный лист)

Пример:

Трудовая книжка № 45‑2025‑001
Серия: 45‑2025
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Выдан вкладыш: серия А‑2026‑00123, дата 

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли использовать любой бумажный блокнот вместо официального вкладыша?
  Ответ: Нет. Вкладыш должен быть официальным бланком, утверждённым Минтрудом, с печатью и уникальными реквизитами (серия, номер). Использование неутверждённого документа считается нарушением Трудового кодекса.
• Вопрос: Что делать, если вкладыш утерян после вшивания?
  Ответ: Необходимо оформить заявление о потере, оформить дубликат вкладыша (при наличии свободных номеров в журнале) и зафиксировать факт в журнале учёта бланков. При этом в трудовой книжке делается запись «Вкладыш утерян, выдан дубликат».
• Вопрос: Сколько раз можно вшивать новые вкладыши в одну трудовую книжку?
  Ответ: Теоретически – не ограничено, пока остаются свободные листы. На практике большинство организаций заменяют книжку, когда в ней осталось менее 5‑10 свободных строк.
• Вопрос: Нужно ли регистрировать каждый вкладыш в электронном журнале HR‑системы?
  Ответ: Да. Современные HR‑системы позволяют вести электронный учёт бланков, что упрощает контроль и обеспечивает соответствие требованиям Порядка 320н.

Подытоживая, можно выделить ключевые моменты:

• Вкладыш в трудовую книжку обязан закупать работодатель (пункт 44 приказа 320н).
• Приобрести его можно у официальных поставщиков, в специализированных канцелярских сетях или через аутсорсинг.
• Каждый полученный вкладыш фиксируется в приходно‑расходной книге с указанием серии, номера и даты.
• Вкладыш вшивается в трудовую книжку, а на ьном листе ставится штамп «Выдан вкладыш» с теми же реквизитами.
• Все действия документируются: запись в журнал, штамп в книжке, подпись/печать работодателя.

Соблюдение этих правил гарантирует законность оформления трудовых отношений и избавит от возможных проверок со стороны инспекций.

Если у вас остались вопросы или требуется помощь в оформлении вкладыша, обратитесь к вашему кадровому специалисту или к профессиональному консультанту по трудовому праву.