Прием на работу иностранного гражданина в Российскую Федерацию сопряжен с рядом особенностей в оформлении кадровых документов. Одним из ключевых вопросов является ведение трудовой книжки. В этой статье подробно разберем, что нужно знать работодателю и самому иностранному специалисту.
Ключевой принцип: новая книжка всегда оформляется в РФ
Самое главное правило: независимо от наличия трудовой книжки, выданной в стране гражданства или ином государстве, при трудоустройстве на территории Российской Федерации обязательно необходимо оформить новую трудовую книжку по российскому образцу или предоставить сведения о трудовой деятельности в формате электронной трудовой книжки (ЭТК).
Это требование вытекает из Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ (и аналогичных нормативных актов в РФ). Иностранный документ не имеет юридической силы для учета трудового стажа в России.
Исключение: старые советские книжки
Встречаются работники с трудовыми книжками, выданными в СССР в 1990-е годы (отличаются цветом, размером, штампом). Эти документы не имеют юридической силы. При их предъявлении также необходимо оформить новый бланк.
Какие документы нужны от иностранного работника?
Помимо трудовой книжки (или ЭТК), для заключения трудового договора с иностранцем требуется стандартный пакет документов, предусмотренный ст. 65 ТК РФ, и дополнительные, зависящие от его правового статуса:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовая книжка РФ (бумажная) или сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).
- ИНН (может быть оформлен работодателем при отсутствии).
- Документы, подтверждающие право на работу в РФ:
- Вид на жительство.
- Разрешение на временное проживание.
- Визы (для визовых стран).
- Патенты (для безвизовых трудовых мигрантов).
- Другие документы в зависимости от основания пребывания.
Как правильно оформить и заполнить трудовую книжку иностранцу?
Оформление происходит по общим правилам, установленным для всех работников.
- Приобретение бланка. Работодатель обязан бесплатно предоставить работнику бланк трудовой книжки установленного образца. С 2024 года действуют новые бланки. При оформлении дубликата можно использовать как старые чистые бланки, приобретенные до 2024 года, так и новые.
- Заполнение ьного листа.
- ФИО – как в паспорте.
- Дата рождения.
- Сведения о образовании (при наличии).
- Важно: графа «Сведения о работе за рубежом» заполняется на основании предоставленных иностранцем документов (трудовых договоров, справок) с указанием периода, наименования организации и занимаемой должности. Если документы на иностранном языке, требуется нотариально заверенный перевод.
- Внесение записей о трудовом договоре.
- Дата заключения договора.
- Наименование организации-работодателя (с указанием ОГРН).
- Должность, специальность, профессия (с точным наименованием из договора).
- Основание для приема (номер и дата приказа/распоряжения).
- Подпись работника и должностного лица работодателя.
- Заверение. Все записи заверяються печатью организации (если используется) и подписями. Печать не является обязательным требованием, но традиционно используется.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) для иностранцев
С 1 января 2021 года работник имеет право выбрать формат ведения сведений о трудовой деятельности:
- Бумажная трудовая книжка (традиционный вариант).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России.
Важно: Если иностранный работник уже имеет ЭТК, оформленную ранее в России, он может предоставить ее вместо бумажного варианта. Если ЭТК нет, работодатель обязан оформить бумажную книжку. Выбор формата – право работника, но при первом трудоустройстве в РФ после он должен сделать осознанный выбор.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если иностранец не предоставляет свою трудовую книжку?
Необходимо выяснить причину. Если у работника нет никакого документа (ни иностранного, ни российского), работодатель обязан оформить ему новую российскую трудовую книжку. Отсутствие документа не снимает с работодателя обязанности по ведению учета трудовой деятельности.
Как учитывать стаж, заработанный за рубежом?
Сведения об этом стаже вносятся в раздел «Сведения о работе за рубежом» ьного листа новой российской книжки на основании предоставленных документов. Этот стаж может учитываться для назначения пенсии в соответствии с международными соглашениями (если РФ имеет такое соглашение со страной работы) или внутренним законодательством при наличии необходимых доказательств.
Нужно ли переводить иностранную трудовую книжку?
Да, для внесения сведений в российскую книжку или для подтверждения стажа требуется нотариально заверенный перевод всех документов, выданных иностранным государством.
Кто отвечает за правильность оформления?
Полная ответственность за соблюдение правил ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) лежит на работодателе. Нарушения влекут административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Оформление трудовой книжки для иностранного работника в РФ – строго регламентированная процедура. Основные шаги:
- Запросить у работника паспорт, документы о праве на работу и (если есть) иностранную трудовую книжку.
- Оформить новую бумажную книжку по российскому образцу или зарегистрировать ЭТК по выбору работника.
- Детально и аккуратно заполнить все разделы, особенно графу о работе за рубежом, с приложением переведенных документов.
- Хранить книжку у работодателя (если бумажный вариант) или обеспечить доступ к ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг.
Соблюдение этих правил обеспечит правовую защиту как для работника, так и для работодателя и позволит корректно учитывать трудовой стаж.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов и практических разъяснений на 2026 год. Перед применением рекомендуется уточнять требования в официальных источниках.