Трудовая книжка (ТК) – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. При приёме на работу сотрудник получает её впервые либо передаёт уже существующую книжку новому работодателю. Ниже подробно рассмотрен порядок действий, необходимые документы и особенности оформления как бумажной, так и электронной трудовой книжки.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка содержит сведения о:
- личных данных сотрудника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
- приёме, переводах и увольнениях с места работы;
- наградах, поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
- периодах работы, стаже и специальности.
На основании записей в ТК рассчитывается пенсия, пособия по безработице и другие социальные выплаты.
Когда и как выдаётся трудовая книжка при приёме на работу
Первый трудовой опыт
Если у гражданина ещё нет трудовой книжки (например, это первая работа после учёбы или после длительного перерыва), работодатель обязан:
- Завести новую трудовую книжку на бланке, утверждённом Министерством труда и социальной защиты РФ;
- Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, СНИЛС, профессия, специальность);
- Сделать первую запись о приёме на работу (дата, наименование организации, должность, основание – трудовой договор);
- Поставить подпись ответственного лица (обычно специалист отдела кадров) и печать организации.
Переход с другого места работы
Если у сотрудника уже есть трудовая книжка, при приёме на новое место работы необходимо:
- Предоставить действующую трудовую книжку отделу кадров нового работодателя;
- Проверить корректность существующих записей (отсутствие ошибок, несоответствий);
- Сделать запись о приёме на новую работу (аналогично пункту 2.1);
- Вернуть книжку сотруднику после внесения записи.
Документы, необходимые для оформления трудовой книжки
Для заведения новой ТК или внесения записи потребуется:
- Паспорт гражданина РФ (или документ, удостоверяющий личность);
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования);
- Трудовой договор (или приказ о приёме на работу);
- Военный билет (для мужчин призывного возраста, если требуется);
- Диплом или другой документ об образовании (по желанию работодателя);
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России начал действовать переходный период на электронные трудовые книжки. К 1 января 2026 года завершается этот период, и все трудовые отношения должны фиксироваться в электронном виде в Социальном фонде РФ.
Как оформить ЭТК
- Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронную форму трудовой книжки (можно сделать через личный кабинет на портале «Госуслуги» или непосредственно у работодателя);
- Работодатель формирует электронные сведения о приёме, переводе или увольнении и направляет их в Социальный фонд через систему взаимодействия с ПФР/ФСС;
- Сведения сохраняются в личном кабинете гражданина на портале «Госуслуги», где их можно просматривать и скачивать в виде выписки.
Преимущества ЭТК
- Отсутствие риска потери или повреждения бумажного документа;
- Быстрый доступ к информации о трудовом стаже из любой точки с доступом в интернет;
- Снижение административной нагрузки на кадровые службы;
- Автоматическая проверка корректности данных при взаимодействии с Социальным фондом.
Ответственность сторон
Нарушение порядка ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность:
- Для работодателя – штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за отсутствие или неправильное ведение ТК;
- Для сотрудника – возможные трудности при подтверждении стажа при назначении пенсии или получении социальных выплат.
Полезные советы для сотрудников
- При приёме на работу всегда проверяйте, что в трудовой книжке сделаны все необходимые записи (дата, должность, основание – номер и дата трудового договора);
- Сохраняйте копию трудовой книжки (или выписку из ЭТК) в надёжном месте;
- При переходе на электронную форму своевременно подавайте заявление через «Госуслуги» или отдел кадров;
- Если обнаружили ошибку в записи, немедленно сообщите об этом работодателю для внесения исправления.
Получение трудовой книжки при приёме на работу – важный этап оформления трудовых отношений, который защищает права сотрудника и обеспечивает корректный учёт его трудового стажа. Независимо от того, выбираете ли вы бумажную форму или переходите на электронную трудовую книжку, соблюдение установленного порядка и своевременное предоставление необходимых документов помогут избежать проблем в будущем.