С развитием дистанционной формы труда вопросы оформления и ведения трудовой книжки приобретают новые нюансы․ Ниже представлена подробная инструкция‚ основанная на действующем законодательстве (ТК РФ‚ разъяснения государственных органов) и актуальной практике оформления удаленных сотрудников․

Нормативная база

• Статья 65 ТК РФ – перечень документов‚ необходимых при приеме на работу (паспорт‚ СНИЛС‚ трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности)․
• Часть 5 ст․ 65 ТК РФ – если трудовая книжка отсутствует (утрачена‚ повреждена и т․п․)‚ работодатель обязан оформить новую по письменному заявлению сотрудника․
• Федеральный закон от № 442‑ФЗ – введение электронной трудовой книжки (ЭТК) и переходный период‚ завершающийся ․
• Разъяснения Минтруда и Роструда (2021‑2025 гг․) – подтверждают‚ что указанные правила распространяются и на дистанционных (удаленных) работников․

Оформление при приеме на удаленную работу

Пакет документов

При приеме удаленного сотрудника работодатель запрашивает:

• паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
• СНИЛС;
• трудовая книжка (бумажная) при наличии либо сведения о трудовой деятельности (справка СТД‑ПФР);
• ИНН (по желанию)․

Способы предоставления трудовой книжки

Сотрудник может:

• принести книжку лично (если проживает рядом);
• направить её заказным письмом с уведомлением о вручении;
• передать сканированную копию оригинала по электронной почте (при условии последующей передачи оригинала)․

После получения документа работодатель делает запись о приеме на работу в соответствии с требованиями ст․ 66 ТК РФ․

Бумажная трудовая книжка удаленного работника

Что вносится?

В бумажную трудовую книжку вносятся стандартные сведения:

• данные о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ профессия‚ специальность);
• информация о работодателе (название‚ ИНН‚ адрес);
• дата приема‚ должность‚ условия труда (в т․ч․ факт удаленной работы – по желанию сторон может быть отражено в разделе «Особые условия труда»)․

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс (2023 г․)‚ запись о характере дистанционной работы не является обязательной‚ но может быть включена по соглашению сторон․

Хранение и выдача

Трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода трудовой деятельности․ При увольнении удаленного работника:

• книжка выдается под подпись в месте исполнения трудовых обязанностей (дом‚ coworking‑центр и т․д․);
• при невозможности личной встречи – отправляется заказным письмом с уведомлением․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Порядок ведения

С работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде через Социальный фонд России (СФР)․ Для удаленного сотрудника порядок аналогичен офисному:

• при приеме на работу работодатель направляет в СФР сведения о приеме (форма СЗВ‑ТД);
• при переводе‚ отпуске‚ увольнении – соответствующие формы․

Преимущества для удаленных работников

• отсутствие необходимости физической передачи документа;
• мгновенный доступ к выписке из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
• снижение риска утраты или повреждения бумажного носителя․

С завершается переходный период: все трудовые книжки должны вестись исключительно в электронном формате․ После этой даты бумажная книжка сохраняется только как документ‚ подтверждающий стаж до перехода на ЭТК․

Особенности для удаленных сотрудников

Заявление об отсутствии трудовой книжки

Если у удаленного работника нет трудовой книжки (утеряна‚ повреждена или никогда не велась)‚ он подает письменное заявление с указанием причины отсутствия․ На основании заявления работодатель:

1. оформляет новую бумажную трудовую книжку (если стороны выбрали бумажный формат);
2. или сразу ведет учет в ЭТК‚ указывая‚ что книжка отсутствует․

Отказ от внесения записи о удаленной работе

Стороны могут договориться‚ что запись о характере работы (дистанционной/офисной) не вносится в трудовую книжку․ Это право закреплено в трудовом договоре и не нарушает требований ТК РФ‚ поскольку книга фиксирует лишь факты трудовой деятельности‚ а не её форму;

Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении удаленного работника‚ находящегося в другом городе‚ работодатель обязан:

• выдать трудовую книжку под подпись в журнале движения трудовых книжек;
• при невозможности личной встречи – отправить заказным письмом с уведомлением о вручении;
• получить подпись сотрудника на приказе об увольнении (можно электронной подписью‚ если трудовой договор предусматривает ЭДО)․

Практические рекомендации для кадровой службы

• Чек‑лист при приеме: паспорт‚ СНИЛС‚ трудовая книжка/справка СТД‑ПФР‚ заявление о отсутствии книжки (при необходимости)‚ согласие на обработку персональных данных․
• Выбор формата: если компания уже перешла на ЭТК – оформляем исключительно электронно; если используем бумажный вариант – обеспечиваем возможность получения оригинала от удаленного сотрудника (почта‚ курьер)․
• Документирование согласия: фиксируем в трудовом договоре пункт о том‚ что запись о характере работы может не вноситься в трудовую книжку (по желанию сторон)․
• Контроль за сроками: напоминаем сотрудникам о необходимости предъявить оригинал трудовой книжки при переходе на бумажный формат или при запросе выписки из ЭТК․
• Обучение сотрудников: информируем удаленных работников о порядке получения выписки из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» и о способах восстановления утраченной бумажной книжки․

Трудовая книжка удаленного работника оформляется и ведетс�ак в бумажном‚ так и в электронном виде․ Ключевые моменты:

• при отсутствии книжки – оформляем новую по письменному заявлению;
• электронная формат становится обязательной с ;
• запись о характере дистанционной работы не обязательна‚ но допустима по соглашению сторон;
• выдача и хранение книжки осуществляются с соблюдением требований о подписи и подтверждении получения․

Соблюдение этих правил позволит избежать споров с работниками‚ обеспечит корректный учет трудового стажа и упростит взаимодействие с Социальным фондом России при назначении пенсий и социальных выплат․