Трудовая книжка (или её электронный аналог — ЭТК) — основной документ, фиксирующий трудовую историю работника.
С 2024 года большинство организаций перешли на электронный формат, однако в ряде случаев по‑прежнему требуется вести бумажную книжку.
В статье подробно рассмотрим, кто обязан оформлять трудовую книжку, какие документы нужны, как правильно делать записи
при приёме, переводе, увольнении и других кадровых событиях, а также какие изменения вступили в силу в 2026 году.

Кто обязан вести трудовую книжку?

• Работодатель. По статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную)
  каждого сотрудника, у которого есть сведения о трудовой деятельности (ТК РФ, ст. 66‑1).
• Работник. Сотрудник обязан предоставить работодателю свою трудовую книжку (или выписку из ЭТК) при приёме на работу
  и вернуть её после завершения трудовых отношений.
• Кадровый специалист. В организации запись в книжку обычно делает кадровик (HR‑менеджер, специалист по персоналу)
  на основании приказа о приёме, переводе, увольнении и пр.

Если в организации используеться электронная трудовая книжка, запись вносится в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК)
в том же порядке, что и в бумажном документе, но без необходимости физически передавать книжку.

Когда необходимо оформить трудовую книжку?

1. При приёме на работу (в штат, на совместительство, вахтовый метод, удалёнку и т.п.).
2. При переводе внутри организации (смена должности, подразделения, изменение графика).
3. При приостановке трудовых отношений (отпуск без сохранения заработной платы, командировка и др.).
4. При увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя).
5. При восстановлении работника после увольнения (запись о повторном приёме).

Запись делается не позднее следующего рабочего дня после соответствующего кадрового события (пункт 3 ст. 66 ТК РФ).
Для электронных книжек срок тот же, но запись фиксируется автоматически в системе.

Какие документы нужны при оформлении трудовой книжки?

Список обязательных бумаг (по состоянию на 2026 год) выглядит так:

• Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ, паспорт моряка, временное удостоверение — в редких случаях).
• Трудовая книжка (бумажная) или выписка из электронной трудовой книжки.
• Трудовой договор (в т.ч. договор‑проект, договор‑совместитель и др.).
• Приказ о приёме на работу (подписанный руководителем).
• Заявление работника о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная/ЭТК) – если работник предпочитает бумажный вариант.
• Согласие на обработку персональных данных (по требованиям ФЗ 152).
• Воинский билет (для мужчин призывного возраста) – для постановки на воинский учёт.

Все оригиналы (кроме трудовой книжки) после завершения кадровых процедур возвращаются сотруднику.

Порядок заполнения трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

Запись делается в раздел «Записи о трудовой деятельности» (страницы 2‑3). Основные элементы записи:

Пример записи при приёме на работу:

 ООО «ТехноИнвест», г. Москва, 
 отдел продаж, менеджер по продажам 
 Приказ № 45 от о приёме на работу
 Срок действия договора: – 
 _______________________/И. Иванов/

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК заполняется в специальном портале Фонда социального страхования (ФСС). Процедура:

1. Кадровик в системе «ЭТК» создаёт кадровое событие (приём, перевод, увольнение).
2. Заполняет обязательные поля: дата, название организации, подразделение, должность, основание (номер приказа).
3. Система автоматически формирует запись и отправляет её в личный кабинет работника.
4. Работник получает уведомление, может проверить запись и подписать её электронной подпись (если требуется).

Особенности ЭТК в 2026 году:

• Записи о внешних совместителях и вахтовом методе вносятся в отдельный раздел «Дополнительные сведения».
• Для совместителей указывается количество часов в неделю (не более 20 ч, если иное не предусмотрено локальными актами).
• В случае перевода в другое подразделение запись делается в той же книжке, но с указанием нового подразделения и должности.

Особые случаи оформления

Внешний совместитель

При приёме внешнего совместителя в трудовую книжку (бумажную или электронную) необходимо указать:

• Наименование организации‑работодателя.
• Точное название структурного подразделения.
• Должность, указанную в приказе о приёме.
• Основание — приказ № … от … г.

Пример записи:

 ЗАО «Альфа‑Тех», г. Санкт‑Петербург, 
 отдел разработки, инженер‑конструктор 
 Приказ № 78 от о приёме внешнего совместителя
 _______________________/С. Петров/

Вахтовый метод работы

Для вахтовиков в запись добавляется отметка «Вахтовый метод» и указание длительности вахты (например, 2 мес.).

 ОАО «Гео‑Экспресс», г. Новосибирск, 
 вахтовый метод, инженер‑геолог 
 Приказ № 102 от о приёме вахтовым методом
 Срок вахты: – 
 _______________________/А. Смирнов/

Увольнение по собственному желанию

Запись делается в раздел «Записи о прекращении трудовых отношений».

 ООО «ТехноИнвест», г. Москва, 
 отдел продаж, менеджер по продажам 
 Увольнение по собственному желанию 
 Приказ № 210 от 
 _______________________/И. Иванов/

Приостановка трудовых отношений (отпуск без сохранения заработной платы)

В книжке указывается дата начала и окончания приостановки, а также основание (приказ).

 – Приостановка трудовых отношений 
 (отпуск без сохранения заработной платы) 
 Приказ № 315 от 

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовой книжки

• Работодатель, нарушивший сроки или содержание записей, может быть привлечён к административной ответственности
  (штраф от 5 000 до 30 000 рублей в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отсутствие записи о приёме или увольнении может стать основанием для признания трудовых отношений недействительными
  и повлечь выплату компенсаций.
• Работник, отказывающийся предоставить свою трудовую книжку, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности
  (выговор, увольнение по статье 81 ТК РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да. С 2024 года работник может выбрать электронный вариант. Для этого необходимо подписать заявление о выборе формы
ведения трудовой книжки и предоставить работодателю согласие на обработку персональных данных.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется зачеркиванием неправильного текста, подписью и печатью работодателя, а затем вносятся правильные данные.
В ЭТК исправление делается через функцию «Корректировка записи» с указанием причины.

Нужна ли запись о каждом отпуске?

Нет. В трудовой книжке фиксируются только основные кадровые события (приём, перевод, приостановка, увольнение).
Даты отпусков фиксируются в личном деле и в приказах, но не в книжке.

Можно ли использовать одну трудовую книжку в разных организациях?

Да. Трудовая книжка переходит от работодателя к работодателю. При увольнении работник получает её обратно,
а новый работодатель вносит новую запись.

Оформление трудовой книжки — ключевой элемент кадрового процесса, который регулируется Трудовым кодексом РФ и
специфическими нормативными актами, актуальными на 2026 год. Работодатель обязан своевременно и корректно вносить
записи о приёме, переводе, приостановке и увольнении, используя либо бумажный документ, либо электронную систему ЭТК.
Точность и полнота записей защищают интересы как работника, так и организации, а нарушения могут привести к штрафам
и юридическим последствиям.

Следуя рекомендациям, приведённым в этой статье, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить надёжный учёт трудовой истории
сотрудников в любой форме ведения трудовой книжки.