Цель статьи – дать полное представление о порядке оформления, заполнения и хранения трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством РФ, а также подробно рассмотреть 42‑й пункт Правил ведения трудовых книжек, который часто вызывает вопросы у работодателей и работников.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ).
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (с изменениями от  г. № 132).
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (КонсультантПлюс, Постановление Минтруда России от  № 69, ред. от ).

Общие принципы ведения трудовой книжки

Согласно пункту 13 указанных правил, трудовая книжка является официальным документом, фиксирующим трудовую историю работника. Основные требования:

1. Вести её в порядке, установленном законодательством.
2. Заполнять записи в присутствии работника.
3. Соблюдать сроки: первая запись – не позднее недели с момента приема на работу.
4. Хранить оригиналы в месте, обеспечивающем их сохранность (внутри организации – в журнале учёта, у работодателя – в архиве).

Ответственные за ведение трудовых книжек

В организации обязанным лицом является специалист по кадрам (или иное лицо, уполномоченное приказом работодателя). Его функции включают:

• Контроль за своевременным оформлением и заполнением книжек.
• Ведение журнала учёта трудовых книжек и их вкладышей.
• Обеспечение доступа к книжкам для проверяющих органов.
• Консультирование работников по вопросам записи.

Порядок оформления первой записи

Первая запись делается в течение 7 календарных дней с даты приёма на работу и включает:

• Фамилия, имя, отчество работника.
• Дата рождения, пол.
• Серия и номер паспорта (или иного удостоверения личности).
• Дата начала трудовых отношений.
• Наименование организации, её ИНН, ОКПО, адрес.
• Должность, разряд, тарифная ставка (при наличии).

Пункт 42 Правил ведения трудовых книжек

Пункт 42 регламентирует внесение сведений о прекращении трудовых отношений. Ниже – полное содержание пункта и практические рекомендации.

5.1 Содержание записи о прекращении трудовых отношений

1. Дата увольнения (или перевода, выхода на пенсию).
2. Основание прекращения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по инициативе работника, по истечении срока контракта, в связи с ликвидацией организации и др.).
3. Ссылка на приказ (номер, дата) или договор, которым оформлено прекращение.
4. Указание на наличие (или отсутствие) компенсаций, выходных пособий, выплат за неиспользованный отпуск.
5. Подпись работодателя (руководителя организации) и печать.
6. Подпись работника (при согласии) и дата подписи.

5.2 Ключевые требования к оформлению

• Запись вносится вручную чернильной ручкой (чёрным цветом) без исправлений.
• Текст должен быть разборчивым и соответствовать образцу, утверждённому Приказом Минтруда № 320н.
• Запись делается в отдельной строке (не в колонке «Дополнительные сведения»).
• При необходимости вносится дополнительный лист‑вкладка (при переполнении основной книжки).

5.3 Последствия нарушения пункта 42

Неправильное оформление записи о прекращении трудовых отношений может привести к:

• Отказу в выплате выходного пособия.
• Отказу в признании стажа при расчёте пенсии.
• Штрафам для работодателя (по статье 5.27 КоАП РФ).
• Увеличению риска проверок со стороны инспекции труда.

Полный перечень 42 правил ведения трудовых книжек

Ниже представлена детальная «контрольная карта» из 42 пунктов, охватывающих все аспекты работы с трудовыми книжками. Каждый пункт коротко описан, а при необходимости указаны ссылки на нормативные акты.

1. Назначение ответственного лица. Утверждается приказом работодателя.
2. Ведение журнала учёта трудовых книжек; Журнал хранится в отделе кадров.
3. Обеспечение наличия бланков. По нормам Приказа Минтруда № 320н.
4. Проверка состояния книжки при приёме на работу. При наличии повреждений – выдаётся новая.
5. Своевременное оформление первой записи. Не позднее 7 дней.
6. Заполнение личных данных работника. ФИО, дата рождения, паспортные данные.
7. Указание реквизитов организации. ИНН, ОКПО, адрес.
8. Отражение должности и разряда. С указанием даты назначения.
9. Отражение условий труда. Сведения о вредных и (или) опасных условиях.
10. Регистрация перевода на другую должность. С указанием даты и новой должности.
11. Отражение изменения условий труда. При смене категории условий.
12. Внесение сведений о повышении квалификации. Курсы, аттестации, даты.
13. Отражение периода отпуска. Даты начала и окончания, тип отпуска.
14. Учет больничных листов. Сведения о длительности и причинах.
15. Отражение командировок. Даты, место, цель.
16. Ведение записей о временной нетрудоспособности. По согласованию с врачом.
17. Отражение сокращения рабочего времени. При гибком графике.
18. Учет стажа работы в других организациях. При наличии вкладышей.
19. Ведение записей о выплате премий и надбавок. С указанием суммы и даты.
20. Отражение начисления и выплаты отпускных. С указанием расчётных данных.
21. Регистрация увольнения по инициативе работника. С указанием даты и причины;
22. Регистрация увольнения по инициативе работодателя. С указанием основания.
23. Регистрация увольнения по соглашению сторон. С указанием условий.
24. Отражение выхода на пенсию. С указанием даты и основания.
25. Отражение перевода в другую организацию в рамках группы. При реорганизации.
26. Учет временного перевода на работу в другую организацию. С указанием сроков.
27. Ведение записей о восстановлении после увольнения. При повторном приёме.
28. Отражение изменения фамилии, имени, отчества. По документам (паспорт, свидетельство).
29. Запись о смене гражданства. При получении нового паспорта.
30. Отражение изменения места жительства. При переезде в другой регион.
31. Контроль за заполнением вкладышей. При переполнении основной книжки.
32. Соблюдение графики заполнения. Не менее чем один раз в месяц при наличии изменений.
33. Обеспечение конфиденциальности данных. Доступ только уполномоченным лицам.
34. Хранение оригиналов трудовых книжек. В архиве организации не менее 5 лет после увольнения.
35. Передача трудовой книжки при увольнении. Работнику в день увольнения.
36. Сдача книжки в органы соцзащиты. По требованию (например, при получении инвалидности).
37. Контроль за исправностью печатей и подписей. При износе – замена печати.
38. Ведение электронных копий (по согласованию). При наличии согласия работника.
39. Обучение персонала правилам заполнения. Курсы для кадровиков.
40. Проведение внутреннего аудита. Проверка соответствия записей требованиям.
41. Регистрация изменений в законодательстве. Обновление инструкций.
42. Контроль за соблюдением сроков записи. Штрафы за просрочку.
43. Учет особых случаев (военная служба, стаж в СССР). Оформление вкладышей;
44. Ведение записей о реабилитации. При возвращении на работу после травмы.
45. Отражение начисления и выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск.
46. Соблюдение пунктов 41‑42 – прекращение трудовых отношений. (см. раздел 5).
47. Регистрация отказа от трудовой книжки в пользу электронного варианта. По согласованию с работником.
48. Контроль за соблюдением формата записи (шрифт, размер, чернила). По Приказу Минтруда № 320н.
49. Ведение реестра утерянных/повреждённых книжек. Оформление актов.

Практические рекомендации работодателям

• Разработайте внутренний положения о ведении трудовых книжек и утвердите его приказом.
• Обеспечьте наличие запасных бланков и вкладышей в каждом отделе кадров.
• Проведите обучающие семинары для сотрудников, отвечающих за запись.
• Внедрите контрольный лист для проверки каждой записи (фИО, дата, подпись, печать).
• Регулярно проверяйте журнал учёта книжек и сверяйте его с реестром сотрудников.
• При увольнении обязательно предоставляйте копию приказа об увольнении работнику.

Соблюдение 42‑х правил ведения трудовых книжек и, в частности, пунктов 41‑42, обеспечивает правовую защиту как работника, так и работодателя, гарантирует корректный расчёт пенсионных прав и предотвращает штрафные санкции со стороны контролирующих органов. Регулярный контроль, обучение персонала и чёткое документирование – ключ к безошибочному ведению трудовых книжек.

Дата актуализации статьи: