С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 1 января 2026 года переходный период завершается, и все организации обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде через систему ПФР (форма СЗВ‑ТД). Тем не менее, многие сотрудники всё ещё получают бумажный экземпляр трудовой книжки при увольнении, переводе на другую работу или по личной просьбе. Ниже – подробное пошаговое руководство, как правильно оформить и выдать трудовую книжку при переходе на электронный формат.

Нормативная база

• Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от 2020 г.);
• Постановление Правительства РФ № 1525 от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России № 582н от «Об утверждении формы СЗВ‑ТД и порядка её заполнения»;
• Информационное письмо ПФР от о завершении переходного периода на ЭТК.

Важно: после бумажная трудовая книжка выдаётся только по заявлению сотрудника или при необходимости (например, для подачи документов в зарубежные органы). В остальных случаях трудовая история фиксируется исключительно в электронном виде.

Когда выдавать бумажную трудовую книжку?

1. При увольнении – если работник просит получить бумажный экземпляр (ст. 66 ТК РФ).
2. При переводе в другую организацию – новый работодатель может потребовать бумажную книжку для оформления в своей кадровой службе.
3. По личной инициативе сотрудника – для архивного хранения, получения кредита, визы и т.д.
4. При обнаружении ошибок в ЭТК – временно выдаётся бумажный вариант до исправления электронной записи.

Подготовка к выдаче

Проверка данных в СЗВ‑ТД

Перед формированием бумажного экземпляра необходимо убедиться, что все сведения о трудовой деятельности сотрудника актуально отражены в форме СЗВ‑ТД за весь период работы.

• Сверьте даты приёма, переводов, отпусков, увольнений;
• Проверьте корректность кодов профессий (ОКЗ) и должностей;
• Убедитесь, что все записи имеют подписи уполномоченного лица и даты.

Формирование печатного варианта

В большинстве кадровых систем (1С:ЗУП, «Кадры», «Гарда» и др.) существует функция «Печать трудовой книжки». Алгоритм действий:

1. Откройте карточку сотрудника;
2. Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Печать»;
3. Укажите период, за который требуется выдать книжку (обычно с начала трудовой деятельности до текущей даты);
4. Проверьте предварительный просмотр на наличие опечаток;
5. Распечатайте на специальном бланке трудовой книжки (формат А5, плотность бумаги не менее 80 г/м²).

Примечание: если в организации используется 1С:ЗУП, необходимо заранее настроить справочники «Трудовые функции» и «Коды ОКЗ» (см. раздел 4).

Настройка 1С:ЗУП для корректной работы с ЭТК

Чтобы система корректно формировала СЗВ‑ТД и печатную трудовую книжку, выполните следующие шаги:

Справочник «Трудовые функции»

• Перейдите в Зарплата и кадры → Справочники → Трудовые функции;
• Добавьте недостающие функции, соответствующие профессиональным стандартам (например, «Ведение бухгалтерского учёта», «Разработка программного обеспечения»);
• Для каждой функции укажите Код ОКЗ (Общероссийский классификатор профессий) и Наименование профессии.

Справочник «Коды ОКЗ»

• Зарплата и кадры → Справочники → Коды ОКЗ;
• Убедитесь, что все используемые коды актуальны на 2026 год (последняя редакция – ОКЗ‑2020 с изменениями от 2024 г.);
• При необходимости загрузите обновление с официального сайта Росстата.

Настройка обмена с ПФР

• Перейдите в Администрирование → Настройки обмена с внешними системами → ПФР;
• Укажите реквизиты организации (ИНН, КПП, код подразделения ПФР);
• Выберите формат передачи – СЗВ‑ТД версии 2.0;
• Настройте расписание автоматической отправки (ежедневно после закрытия кадровых документов).

После выполнения этих настроек система будет автоматически заполнять СЗВ‑ТД и предоставлять корректные данные для печати трудовой книжки.

Процедура выдачи бумажной трудовой книжки

1. Получить заявление от сотрудника (в письменной форме или через электронный документооборот) с указанием причины выдачи.
2. Подготовить бланк трудовой книжки (проверьте наличие всех необходимых страниц: ьная, сведения о работе, награды, примечания).
3. Перенести данные из СЗВ‑ТД в печатный вариант (в большинстве систем это делается автоматически при печати).
4. Проверить соответствие данных: даты, наименования организаций, должности, коды ОКЗ, подписи.
5. Подписать трудовую книжку уполномоченным лицом (руководителем отдела кадров или его заместителем) и поставить печать организации.
6. Вручить сотруднику под роспись в журнале выдачи трудовых книжек (форма Т-2).
7. Сделать копию issued book for internal archive (хранить не менее 50 лет).

Совет: если сотрудник получает книжку при увольнении, одновременно выдайте справку о среднем заработке (форма 2‑НДФЛ) и копию трудового договора.

Хранение и защита данных

• Электронные записи в СЗВ‑ТД хранятся в личном кабинете сотрудника на сайте ПФР и доступны ему круглосуточно.
• Бумажные экземпляры следует хранить в огнеупорном шкафу, доступ к которому ограничен только уполномоченным сотрудникам отдела кадров.
• При переходе на полностью электронный ведение (после ) рекомендуется сканировать все выданные ранее бумажные книжки и загружать их в электронный архив организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказать в выдаче бумажной трудовой книжки?

Отказ возможен только если сотрудник не предоставил письменное заявление или если выдача противоречит законодательству (например, запрос на выдачу книжки сотруднику, который никогда не работал в организации).

Что делать, если в СЗВ‑ТД обнаружена ошибка после выдачи книжки?

Необходимо внести исправление в СЗВ‑ТД (форма СЗВ‑КОРР), получить подтверждение от ПФР и, если требуется, выдать обновлённую бумажную книжку с пометкой «Исправленная версия».

Нужно ли заверять копию трудовой книжки у нотариуса?

Нотариальное заверение требуется только для подачи документов в зарубежные органы или по требованию конкретной организации (например, при оформлении вида на жительство). Для внутренних целей достаточно подписи и печати работодателя.

Как быть с работниками, принятыми до 2020 г., у которых нет электронной записи?

Их трудовая стаж до 2020 г. остаётся в бумажной форме. При первом кадровом событии после перехода (приём, перевод, увольнение) необходимо сделать электронную запись о данном событии, а предыдущий период отразить в справке о стаже, выдаваемой по запросу сотрудника.

Переход на электронные трудовые книжки завершается к 1 января 2026 года, однако бумажный экземпляр остаётся востребованным в ряде ситуаций. Чтобы избежать ошибок и обеспечить законность выдачи, необходимо:

1. Своевременно проверять и актуализировать данные в форме СЗВ‑ТД;
2. Настроить справочники 1С:ЗУП (трудовые функции, коды ОКЗ) и обмен с ПФР;
3. Следовать чёткой процедуре подготовки, печати, подписи и вручения трудовой книжки;
4. Хранить как электронные, так и бумажные экземпляры в соответствии с требованиями законодательства.

Соблюдение этих рекомендаций позволит вашей организации без проблем выдавать трудовую книжку при переходе на электронный формат, минимизировать риски штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений с сотрудниками.

Статья актуальна на 22 мая 2026 года.