В 2026 году оформление и выдача копии трудовой книжки остается одной из важнейших процедур при приёме новых сотрудников․ Правильно оформленная копия не только защищает компанию от юридических рисков, но и упрощает работу с персоналом, особенно в вопросах расчёта стажа, подтверждения опыта и оформления электронных трудовых книжек․
Зачем нужна копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки может потребоваться по нескольким причинам:
- Подтверждение опыта работы при приёме на новую должность;
- Получение справки о стаже для расчёта пенсии;
- Необходимость предоставить документ по требованию сотрудника;
- Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК) в случае перехода на электронный формат;
- Решение спорных вопросов, связанных с увольнением или переводом․
Таким образом, правильно оформленная копия – это гарантия того, что все сведения о трудовой деятельности сотрудника будут доступны и проверяемы;
Как правильно оформить копию трудовой книжки в 2026 году
Постановка на учёт и оформление копии регулируется Трудовым кодексом РФ (ст․ 62) и приказом Минтруда России № 320н от 2023 года․ Ниже – пошаговый алгоритм․
- Сбор исходных данных․ Убедитесь, что в оригинальной книжке есть все необходимые записи: приём, перевод, увольнение, изменение фамилии и т․д․
- Подготовка заявления сотрудника․ Сотрудник подаёт запрос в свободной форме, в котором указывает, что требуется копия заверенная работодателем․
- Заверение копии․ Работодатель ставит печать (если есть) и подпись, а также указывает дату выдачи․
- Форма заверения․ В 2026 году наиболее распространёнными являются:
- Заверение в форме СТД‑Р (для ЭТК);
- Подпись руководителя и печать организации;
- Запись в журнале выдачи копий․
- Передача копии сотруднику․ Документ выдаётся вручную или отправляется по электронной почте, если сотрудник согласен на электронный формат․
Важно помнить, что копия должна быть заверена работодателем, иначе она не имеет юридической силы․
Образец заверения копии (2026)
Организация: ________________________ ИНН/КПП: ___________________________ Адрес: _____________________________ Копия № ____ от «__» __________ 2026 г․ Подпись: ___________________________ Печать: ___________________________
Частые вопросы и ответы
- Можно ли оформить копию без оригинала? – Нет․ Оригинал обязателен для копирования, иначе копия считается недействительной․
- Сколько времени занимает выдача копии? – По закону работодатель обязан предоставить копию в течение 3‑5 рабочих дней с момента подачи заявления․
- Нужна ли копия, если сотрудник уже работает в электронной форме? – Да, если работник требует подтверждения опыта для новых целей, копия всё равно может потребоваться․
- Какие документы требуются для подтверждения стажа? – Копия трудовой книжки, справка о стаже с предыдущего места работы, приказ о приёме;
Специфика при приёме совместителей и временных работников
При приёме совместителя (второго места работы) или временного сотрудника оформление копии немного отличается:
- В трудовой книжке указывается сведения о совместительстве в отдельной строке․
- Копия должна содержать отметку о том, что речь идёт о совместительстве, и дату начала работы․
- Если совместитель работает по срочному договору, в копии указывается срок действия договора․
Для временных работников (например, сезонных) часто используют форму СТД‑Р, где в разделе «Текущее место работы» указываются сведения о временном трудоустройстве;
Электронная трудовая книжка: особенности выдачи копий
С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка․ При этом:
- Работодатель может выдавать сотрудникам электронные выписки в формате СТД‑Р;
- Электронная копия считается заверенной, если в ней присутствует электронная подпись руководителя;
- При необходимости сотрудник может запросить бумажную копию, которую работодатель обязан предоставить в течение установленного срока․
Таким образом, даже при переходе на электронный формат, копия трудовой книжки остаётся важным документом для подтверждения трудового стажа и опыта․
Что делать, если копия потеряна или повреждена?
В случае потери или повреждения оригинальной трудовой книжки:
- Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата․
- Работодатель оформляет заявление о выдаче копии и вносит запись в журнал выдачи․
- По правилам, дубликат оформляется в той же форме, что и оригинал, и также заверяется подписью и печатью организации․
Важно сохранить копию заявления и подтверждающие документы (например, приказ о приёме), чтобы избежать споров в случае проверок․
Краткое резюме
Для работодателя важно помнить, что:
- Копия трудовой книжки должна быть заверена подписью и печатью организации․
- Процедура выдачи копии регулируется ТК РФ и приказом Минтруда № 320н․
- Сотрудник имеет право запросить копию в любой момент, а работодатель обязан предоставить её в течение нескольких рабочих дней․
- При переходе на электронный формат необходимо соблюдать требования СТД‑Р и использовать электронную подпись․
Соблюдая эти правила, вы обеспечите прозрачность отношений с персоналом, уменьшите риск юридических ошибок и ускорите процесс оформления новых сотрудников․
Автор: кадровый консультант, 2026 год