Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. С 2021 года в России началась постепенная переходная фаза к электронным трудовым книжкам, однако бумажные бланки по-прежнему выдаются в ряде случаев. В этой статье мы подробно разберём, когда и как выдаются новые бланки трудовых книжек, кто имеет на это право, какие документы нужны и какие ошибки чаще всего допускаются.
Когда требуется выдача нового бланка трудовой книжки?
Новый бланк трудовой книжки выдаётся в следующих случаях:
- Потеря или порча старой трудовой книжки (например, из-за воды, огня, сильного износа);
- Исчерпание всех страниц для внесения записей (в старых бланках — 50 записей);
- Ошибки в заполнении, которые невозможно исправить корректно (например, неправильное написание ФИО, дат, наименований организаций);
- Смена фамилии, имени или отчества, если в старой книжке невозможно внести исправления;
- При первичном трудоустройстве, если работник ранее не имел трудовой книжки (например, молодые специалисты, впервые выходящие на рынок труда).
Кто выдаёт новый бланк трудовой книжки?
Новый бланк трудовой книжки выдаётся только работодателем — тем, где работник в настоящее время официально трудоустроен. Это требование закреплено в Трудовом кодексе РФ (статья 66) и Постановлении Правительства РФ № 225 от ;
Важно: Работник не может самостоятельно приобрести бланк трудовой книжки в магазине или через интернет. Любые самовольно приобретённые бланки не имеют юридической силы и не будут приняты к учёту.
Какие документы нужны для получения нового бланка?
Для оформления нового бланка работнику необходимо предоставить работодателю следующие документы:
- Паспорт — для идентификации личности;
- Заявление о выдаче нового бланка трудовой книжки (образец ниже);
- Документы, подтверждающие трудовой стаж (если старая книжка утеряна или повреждена):
- Справки с предыдущих мест работы;
- Выписки из архивов;
- Копии приказов о приёме и увольнении;
- Свидетельства о регистрации ИП, если работал на себя;
- Справки из Пенсионного фонда РФ (о заработной плате и стаже).
Образец заявления
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать:
- Наименование организации;
- ФИО руководителя;
- ФИО, должность, подразделение работника;
- Причина замены (например: «в связи с утратой трудовой книжки»);
- Дата и подпись работника;
Пример:
Заявление
Прошу выдать мне новый бланк трудовой книжки в связи с утратой предыдущей.
Причина утраты: утеряна при переезде.
Прилагаю копии документов, подтверждающих трудовой стаж.
Подпись: _____________
ФИО: Иванов Иван Иванович
Процедура выдачи нового бланка
Работодатель обязан:
- Принять заявление и документы от работника;
- В течение 15 рабочих дней оформить новый бланк;
- Внести в новый бланк все записи о трудовой деятельности на основании предоставленных документов;
- Сделать отметку: «Выдана взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки»;
- Поставить печать организации и подпись ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя);
- Выдать новый бланк работнику под роспись в журнале учёта трудовых книжек.
Важно!
Если работник ранее работал в нескольких организациях, работодатель обязан запросить сведения о стаже через Пенсионный фонд РФ (в рамках электронного взаимодействия). Это упрощает процесс и снижает нагрузку на работника.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать новый бланк?
Если работодатель незаконно отказывает в выдаче нового бланка, работник имеет право:
- Направить письменную претензию с требованием выполнить обязанности;
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд);
- Подать жалобу в прокуратуру;
- Обратиться в суд с иском о восстановлении трудовых прав.
Штрафы за нарушение: по статье 5.27 КоАП РФ работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а индивидуальный предприниматель — до 5 000 рублей.
Чем отличается новый бланк от старого?
С 2021 года введены новые бланки трудовых книжек с улучшенной защитой от подделок:
- Водяные знаки и микротекст;
- Фото страницы с защитной плёнкой;
- Номер бланка, привязанный к Единой информационной системе;
- Специальная бумага с защитой от копирования.
Старые бланки, выданные до 2021 года, остаются действительными. Замена на новый формат, не обязательна, если старая книжка в хорошем состоянии.
Электронные трудовые книжки: что изменится?
С 2020 года работники могут выбрать: оставить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму. Если работник подал заявление о переходе на электронный формат, то:
- Работодатель больше не ведёт бумажную трудовую книжку;
- Все записи о трудовой деятельности вносятся в электронную базу Пенсионного фонда РФ;
- Бумажная книжка сохраняется, но больше не обновляется — она становится архивным документом.
Если работник не подавал заявление о переходе — работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку и выдавать новые бланки при необходимости.
Самое главное помнить:
- Новый бланк трудовой книжки выдаётся только работодателем, а не государством или банком;
- Работник обязан предоставить документы, подтверждающие стаж, если книжка утеряна;
- Выдача нового бланка — обязанность работодателя, а не благодеяние;
- Срок оформления, не более 15 рабочих дней;
- Самовольное приобретение бланка — незаконно и не имеет юридической силы.
Если вы — работник, не бойтесь требовать своё право. Если вы — работодатель — соблюдайте закон, чтобы избежать штрафов и конфликтов. Трудовая книжка — это не просто бумага, это история вашей профессиональной жизни.
Совет: Рекомендуется сделать копию трудовой книжки и хранить её в надёжном месте. Это поможет избежать сложностей в случае утраты оригинала.
Для получения актуальных форм и образцов документов обращайтесь на официальный сайт Роструда или в ближайшее отделение Пенсионного фонда РФ.