Вопрос оформления и выдачи трудовой книжки работнику регулируется Трудовым кодексом РФ‚ а также внутренними нормативными актами организации․ При этом часто возникает необходимость оформить документ‚ подтверждающий оплату услуги по выдаче трудовой книжки – чек (чек‑книжка)․ Ниже подробно рассмотрен порядок действий‚ правовое обоснование и бухгалтерский учет такой операции․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ‚ ст․ 66 – обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения или по требованию работника․
- ФЗ «О бухгалтерском учёте» – порядок отражения операций по выдаче документов строгой отчётности․
- Приказ Минфина России № 94н от «О применении в бухгалтерском учёте первичных учётных документов» – регламентирует использование чеков и чековых книжек․
- Внутренние положения организации о работе с трудовыми книжками (положение о кадровом учёте‚ инструкция по работе с бланками строгой отчётности)․
Когда требуется пробивать чек?
Чек пробивается в следующих случаях:
- Если организация взимает плату за выдачу оригинала трудовой книжки (например‚ при утере документа и выдаче дубликата за счёт работника)․
- При выдаче трудовой книжки на руки по запросу работника‚ если в локальном нормативном акте предусмотрена компенсация за изготовление и оформление документа․
- При оформлении услуги «выдача трудовой книжки» сторонней организацией (аутсорсинг кадрового обслуживания) – тогда чек служит подтверждением оплаты услуги․
Порядок действий при выдаче трудовой книжки и пробивании чека
- Подготовка заявления работника․ Работник подаёт письменное заявление о выдаче трудовой книжки (или дубликата)․ В заявлении указываются ФИО‚ должность‚ дата и причина запроса․
- Проверка оснований․ Кадровая служба проверяет‚ имеется ли у работника право на бесплатную выдачу (увольнение‚ запрос по ТК РФ) либо требуется оплата․
- Расчёт стоимости услуги․ Если плата взимается‚ определяется сумма согласно внутреннему положению (например‚ стоимость бланка‚ печатных услуг‚ нотариального заверения)․
- Пробивание чека․ Кассир или ответственное лицо использует чек‑книжку (бланк строгой отчётности‚ счёт 006 «Бланки строгой отчётности»)․ В чеке указываются:
- Наименование организации;
- Дата и номер чека;
- Наименование услуги – «Выдача трудовой книжки (дубликат)»;
- Сумма оплаты;
- Подпись кассира и печать организации (при наличии)․
- Выдача чека работнику․ Один экземпляр чека остаётся в организации (корешок)‚ второй – передаётся работнику как подтверждение оплаты․
- Оформление трудовой книжки․ После получения оплаты (или подтверждения бесплатной выдачи) кадровая служба заполняет трудовую книжку‚ делает запись о выдаче и передаёт документ работнику под расписку․
- Бухгалтерский учет․ Операция отражается следующим образом:
- Дебет 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» – Кредит 50 «Касса» (при получении наличных) или Кредит 51 «Расчётный счёт» (при безналичной оплате)․
- Если организация не взимает плату‚ проводка не делается; стоимость бланка списывается на расходы (Дебет 91․2 «Прочие расходы» – Кредит 10 «Материалы»)․
Особенности учёта чеков и чековых книжек
Чеки относятся к бланкам строгой отчётности и учитываются на счёте 006 «Бланки строгой отчётности»․ При поступлении новых чеков делается запись:
- Дебет 006 – Кредит 10 (или 60‚ если получены от поставщика)․
При использовании чека (пробивании) происходит списание:
- Дебет 91․2 «Прочие расходы» (или 73‚ если связано с оплатой услуги) – Кредит 006․
Корешек чека остаётся в организации и хранится в соответствии с внутренним регламентом хранения первичных документов (не менее 5 лет)․
Ответственность за нарушение порядка выдачи
Если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки без оснований‚ он обязан возместить работнику неполученный заработок за весь период задержки (ст․ 236 ТК РФ)․ Кроме того‚ неправильное оформление чека (отсутствие requisites‚ неправильная сумма) может привести к штрафам со стороны налоговых органов за нарушение правил применения бланков строгой отчётности․
Практические рекомендации
- Включите в локальный нормативный акт положение о порядке выдачи трудовой книжки и возможности взимания платы за дубликат․
- Обучите сотрудников бухгалтерии и кассы правильному заполнению чеков (реквизиты‚ подписи‚ печати)․
- Ведите журнал учёта бланков строгой отчётности (форма № ОС-1 или аналогичный) для контроля наличия и использования чеков․
- При выдаче дубликата трудовой книжки сохраняйте копию заявления работника и чека в личном деле сотрудника․
- Регулярно проводите внутренний аудит соблюдения порядка выдачи документов и учёта чеков․
Пробивание чека за трудовую книжку является законным и необходимым действием только в случае‚ когда организация вправе взимать плату за выдачу документа (дубликат‚ срочное оформление и т․д․)․ При соблюдении установленного порядка – правильного оформления заявления‚ расчёта стоимости‚ использования бланка строгой отчётности и последующего бухгалтерского учёта – организация минимизирует риски штрафов и трудовых споров‚ а работник получает подтверждение оплаты услуги․