Смерть работника – это одно из самых резких событий, которые могут произойти в процессе работы. Помимо эмоционального и юридического воздействия на семью и коллег, она порождает ряд обязательных действий в отношении трудовой книжки. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно вести учет, оформлять записи и выдавать трудовую книжку в случае смерти работника.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ – глава 3, статья 83, пункт 6: «Смерть работника либо работодателя – физического лица, а также признание судом работника либо работодателя – физического лица умершим или безвестно отсутствующим».
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 года – пункт 6 части первой статьи 83, а также п. 8, где указаны реквизиты свидетельства о смерти.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек – п. 38 (выдача книжки родственнику) и п. 43 (хранение, если не востребовано).
• Порядок действий работодателя при расторжении трудового договора в связи со смертью работника – Инспекция труда, Примечание 3.

Процедура оформления записи о прекращении трудового договора

1. Получение свидетельства о смерти – работодатель обязан получить официальное свидетельство о смерти работника.
2. Составление приказа о прекращении трудового договора – в приказе указывается дата смерти, основание расторжения (смерть) и ссылка на соответствующий пункт Кодекса.
3. Запись в трудовой книжке – в соответствии с п. 6 части первой статьи 83 Кодекса и п. 8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек 2022 года. Пример записи:

Пример записи в трудовой книжке:

Указание даты и основания прекращения трудового договора:
 – прекращение трудового договора в связи со смертью работника.
Указание реквизитов свидетельства о смерти:
 № 12345 от , г. Москва, ЗАГС № 12.
Подпись руководителя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печать работодателя (при наличии).

Выдача трудовой книжки родственнику

• Кому можно передать – члену семьи, который предъявил работодателю свидетельство о смерти и, при необходимости, документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении).
• Как оформить выдачу – при личной выдаче оформляется расписка, а при отправке по почте – письменное заявление родственника.
• Содержание расписки – указание даты выдачи, фамилии и должности сотрудника, а также подписи работодателя и получателя;

Пример расписки:

Я, Иванов Иван Иванович, руководитель ООО «Пример», подтверждаю, что в связи со смертью работника Петрова Петра Петровича г. выдал ему трудовую книжку, которую получил от дочери Петровой Марии Петровны, представившим свидетельство о смерти № 12345 от г. и свидетельство о браке № 6789 от г.
Подпись руководителя: ___________________
Подпись получателя: _____________________

Что делать, если трудовая книжка не востребована

Если родственники не обращаются за трудовой книжкой, работодатель обязан хранить её до востребования. Это предусмотрено п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

• Трудовая книжка хранится в том же месте, где хранятся остальные книги.
• В книге учета движения трудовых книжек оставляют поля 12 и 13 незаполненными, поскольку нет фактической выдачи.
• При появлении обращения родственника необходимо обновить запись в книге учета движения трудовых книжек, указав дату выдачи и имя получателя.

Пошаговый алгоритм действий работодателя

1. Получить свидетельство о смерти.
2. Составить приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью.
3. Внести запись в трудовую книжку согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек 2022 года.
4. Подписать и поставить печать (если есть).
5. Ожидать обращения родственника.
6. При обращении – проверить документы, подтверждающие родство, и оформить расписку.
7. Выдать трудовую книжку в руки родственника или отправить по почте по письменному заявлению.
8. Обновить книгу учета движения трудовых книжек (поля 12–13).
9. Если родственник не приходит, хранить книгу до востребования (п. 43).

Важные нюансы

• Если работник отказался от продолжения ведения трудовой книжки, родственники могут получить сведения о трудовой деятельности по его заявлению.
• При признании работника умершим судом (или безвестно отсутствующим) процедура аналогична, но в приказе указывается основание «признание судом умершим».
• При отправке по почте обязательно приложить копию свидетельства о смерти и, при необходимости, копию заявления.
• В случае, если трудовая книжка была в бумажном виде, но работодатель хранит электронную копию, необходимо убедиться, что все данные обновлены и доступны для проверки.

Образец записи в книге учета движения трудовых книжек

№ 1
Дата выдачи: 
Фамилия, имя, отчество: Петров Петр Петрович
Дата смерти: 
Основание: смерть работника
Получатель: Мария Петровна (дочь)
Подпись руководителя: __________
Печать: __________

Смерть работника – это событие, требующее чёткого соблюдения законодательства. Правильное оформление записи в трудовой книжке, своевременная выдача и хранение документа при отсутствии востребования обеспечивают законность и прозрачность кадрового процесса. Следуя приведённой инструкции, работодатели смогут избежать ошибок и недоразумений при работе с трудовыми книжками умерших сотрудников.