С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это кардинально изменило процесс работы с кадровыми документами в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Теперь работодатель обязан отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) обо всех кадровых изменениях, включая выдачу трудовой книжки, по форме СЗВ-ТД. Данная статья подробно разберет, как правильно настроить и оформить выдачу трудовой книжки (как электронной, так и бумажной) в 1С:ЗУП.

Ключевые изменения с 2020 года

Основное правило: с 2020 года все новые трудовые книжки, выданные работнику, должны быть электронными. Бумажная трудовая книжка выдается только в исключительных случаях, предусмотренных законодательством (например, если работник не имеет возможности получить ЭТК).

• Электронная трудовая книжка (ЭТК): хранится в информационной системе ПФР. Работник может получить её в виде распечатанного документа (выписки) по первому требованию.
• Бумажная трудовая книжка: выдается на руки работнику в традиционном виде. Её использование постепенно сокращается.
• Обязательная отчетность: Любое действие с трудовой книжкой (выдача, снятие с учета, внесение записей) должно быть отражено в отчете СЗВ-ТД и автоматически передано в ПФР через 1С:ЗУП.

Подготовка 1С:ЗУП к работе с трудовыми книжками

Перед оформлением выдачи необходимо провести первоначальную настройку. 1С любит структурированные данные, поэтому важно заполнить справочники и классификаторы.

Настройка классификатора профессий (ОКЗ)

Для корректного заполнения формы СЗВ-ТД и электронной трудовой книжки требуется указать код профессии (специальности) по Общероссийскому классификатору профессий, должностей и тарифных разрядов (ОКЗ).

1. Перейдите в раздел «Настройка» → «Классификаторы» → «Профессии (ОКЗ)».
2. Найдите нужную профессию или должность в справочнике. Если её нет, добавьте вручную, указав корректный код ОКЗ.
3. В карточке сотрудника («Кадры» → «Сотрудники») на вкладке «Должность» или «Основная информация» обязательно укажите profession из этого справочника.

Настройка видов трудовых книжек

В 1С:ЗУП есть отдельный справочник для учета типов книжек.

1. Откройте «Настройка» → «Справочники» → «Виды трудовых книжек».
2. Убедитесь, что есть записи:
   • Трудовая книжка (электронная)
   • Трудовая книжка (бумажная)
3. При необходимости добавьте или отредактируйте виды. Для электронной книги обычно используется «Электронная трудовая книжка».

Пошаговая инструкция: оформление выдачи трудовой книжки

Процесс выдачи зависит от того, какая книга выдается — электронная или бумажная.

Сценарий А: Выдача ЭЛЕКТРОННОЙ трудовой книжки (основной)

Это стандартная процедура для нового сотрудника или при утрате бумажной книги.

1. Создание записи о выдаче:
   • Перейдите в раздел «Кадры» → «Трудовые книжки».
   • Нажмите «Создать».
   • Выберите сотрудника из списка.
   • В поле «Вид трудовой книжки» укажите «Электронная трудовая книжка».
   • Укажите дату выдачи (обычно дата приема на работу или дата фактической выдачи).
   • В поле «Номер трудовой книжки» для электронной книги можно оставить пустым или указать условный номер (если ведете внутренний учет). Система ПФР присвоит ей уникальный идентификатор.
2. Формирование и передача сведений в ПФР (СЗВ-ТД):
   • После сохранения записи о выдаче ЭТК, система автоматически подготовит сведения для отчета СЗВ-ТД.
   • Чтобы отправить данные в ПФР, нужно сформировать и отправить отчет за соответствующий период (месяц, в котором была выдана книга). Это делается в разделе «Отчетность» → «ПФР» → «СЗВ-ТД».
   • Убедитесь, что в отчете есть запись о выданной электронной книжке. Отправьте отчет через электронный документооборот (ЭДО) или на сайте ПФР.
3. Информирование работника:
   • Сообщите работнику, что его трудовая книжка создана в электронном виде в ПФР.
   • По первому письменному заявлению работник имеет право получить на руки распечатанную выписку из электронной трудовой книжки. Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная книга. Оформляется она отдельным документом, но в 1С:ЗУП это не фиксируется как новая «выдача».

Сценарий Б: Выдача БУМАЖНОЙ трудовой книжки (исключение)

Оформляется, если работник отказывается от ЭТК или есть иные законные основания.

1. Получение заявления: Работник должен подать письменное заявление о выдаче ему бумажной трудовой книжки вместо электронной (или о выдаче при первом приеме на работу, если ЭТК не создавалась).
2. Оформление в 1С:ЗУП:
   • Перейдите в «Кадры» → «Трудовые книжки» → «Создать».
   • Выберите сотрудника.
   • В поле «Вид трудовой книжки» укажите «Трудовая книжка (бумажная)».
   • Введите серийный и номерной штамп, проставленный в самой бумажной книжке.
   • Укажите дату выдачи.
3. Отчетность СЗВ-ТД: Как и в случае с ЭТК, эта операция будет автоматически включена в следующий отчет СЗВ-ТД для передачи в ПФР. В отчете будет указан вид выданной книжки — «бумажная».
4. Оформление приема на работу: При приеме нового сотрудника с бумажной книжкой, в его личной карточке (Т-2) и в приказе о приеме на работу также нужно указать номер и серию выданной бумажной книги.

Важные нюансы и частые ошибки

• Нельзя одновременно иметь две книги. Если у сотрудника уже есть электронная книга в ПФР, выдача бумажной возможна только по его заявлению и с отменой записи об ЭТК в ПФР (что сложно и нежелательно).
• Запись об увольнении: При увольнении сотрудника запись об этом вносится в его электронную книжку через 1С:ЗУП (в карточке трудовой книжки) и также отражается в СЗВ-ТД. Для бумажной книги — проставляется штамп в самой книжке, а в 1С делается соответствующая запись.
• Утеря/негодность бумажной книги: Если у работника была бумажная книга и она утеряна, он должен получить дубликат (бумажный) или перейти на электронную. В 1С нужно оформить запись об утрате и последующей выдаче (дубликата или ЭТК).
• Проверка данных: Перед отправкой СЗВ-ТД всегда проверяйте раздел «Трудовые книжки» на наличие всех актуальных записей по сотрудникам. Ошибки в этом разделе приведут к отклонению отчета ПФР.

Работа с трудовыми книжками в 1С:ЗУП после 2020 года сводится к грамотному ведению электронного учета и своевременной отправке отчетности СЗВ-ТД. Основной принцип, «электронно по умолчанию». Настройка справочников (ОКЗ, виды книжек) — это разовая подготовительная операция. Сам процесс выдачи (как ЭТК, так и бумажной) является стандартной операцией в разделе «Трудовые книжки» и автоматически интегрирован в систему отчетности. Всегда помните о необходимости иметь письменное заявление работника при выдаче бумажной версии и о важности точного указания кодов ОКЗ для корректного заполнения всех реквизитов.

Примечание: Данное руководство носит информационный характер. Для решения конкретных ситуаций и в сложных случаях всегда обращайтесь к актуальной версии программы 1С:ЗУП, официальной документации разработчика и консультируйтесь с кадровым специалистом или бухгалтером.