Совместительство – это форма трудовых отношений, при которой работник одновременно трудится в нескольких организациях. Оформление и заполнение трудовой книжки в таком случае имеет свои нюансы, которые важно знать работодателю и сотруднику, чтобы избежать ошибок и штрафов.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62‑66) регулирует порядок ведения трудовой книжки.
• С 2025 года в действие вступили поправки, уточняющие порядок оформления электронных трудовых книжек (ЭТК) и их взаимодействие с программой 1С:ЗУП.
• При совместительстве каждый работодатель обязан вести отдельную запись о трудовом стаже, но в одной (бумажной или электронной) книжке.

Что нужно подготовить перед заполнением

1. Оригинал (или скан) трудовой книжки сотрудника.
2. Трудовой договор (или соглашение о совместительстве) с указанием:
   • даты начала и окончания совместительства;
   • должности, оклада, графика работы;
   • условий увольнения.
3. При работе в системе 1С:ЗУП – доступ к модулю «Электронная трудовая книжка» (ЕФС‑1).
4. Согласие работника на обработку персональных данных (для ЭТК).

Пошаговое заполнение бумажной трудовой книжки

Ввод данных о приёме на работу по совместительству

Заполняются в разделе «Запись о приёме на работу» (стр. 2‑3):

Запись о переводе, повышении, изменении условий

Если в течение совместительства меняются условия (перевод в другой отдел, изменение ставки и т.п.), в книжке делается отдельная запись в разделе «Запись о переводе, повышении, изменении условий труда».

Запись об увольнении

При окончании совместительства (по желанию работника, по истечении срока договора или по другим основаниям) в книжке делается запись об увольнении:

• Дата увольнения.
• Основание увольнения (например, «Срок действия договора о совместительстве истёк»).
• Подпись руководителя и печать.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как настроить в 1С:ЗУП

Подготовка системы

1. Убедитесь, что в 1С:ЗУП установлена актуальная версия (не ниже 2025‑03), в которой реализована интеграция с ЕФС‑1.
2. Включите модуль «Электронные трудовые книжки» в Настройках → Сервис → Параметры системы → Трудовые книжки.
3. Загрузите справочники «Организации», «Должности», «Кодировки оснований увольнения» – они нужны для автоматического заполнения полей.

Создание записи о совместительстве

В 1С:ЗУП процесс выглядит так:

• Откройте «Кадровый документ → Приём на работу».
• В поле «Тип договора» выберите «Совместительство».
• Заполните даты, должность, ставку, основание (договор №…).
• Нажмите кнопку «Сформировать запись в ЭТК». Система автоматически сформирует XML‑сообщение, которое отправит в ЕФС‑1.

Проверка и подтверждение

1. В модуле «Электронные трудовые книжки» откройте «Журнал отправки» – убедитесь, что статус сообщения «Отправлено».
2. После получения подтверждения от Фонда Трудовой Книжки (обычно в течение 1‑2 рабочих дней) статус изменится на «Подтверждено».
3. При необходимости исправления ошибок используйте кнопку «Отозвать» и отправьте исправленную запись.

Увольнение через 1С

Для оформления увольнения совместителя:

• Создайте документ «Увольнение» и укажите основание «Срок действия договора о совместительстве истёк».
• В разделе «ЭТК» отметьте галочку «Отправить запись об увольнении». Система сформирует и отправит соответствующее сообщение в ЕФС‑1.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести отдельную трудовую книжку для каждого совместителя?

Нет. В одной (бумажной или электронной) книжке фиксируются все места работы, включая совместительство. Главное – правильно указывать даты начала и окончания каждой записи.

Можно ли оформить совместительство в той же организации, где уже работает сотрудник по основному договору?

Да, но это считается совместительством в пределах одной организации. В книжке делается отдельная запись с указанием «совместительство» в поле «Основание приема». При этом в 1С:ЗУП необходимо создать отдельный трудовой договор с типом «Совместительство».

Как оформить совместительство, если у работника уже есть электронная трудовая книжка?

Процедура идентична: в 1С:ЗУП создаёте новый документ о приёме, выбираете тип «Совместительство», система автоматически добавит запись в ЭТК. Работнику не требуется получать новую книжку.

Что делать, если в ЭТК появилась ошибка (например, неверная дата начала работы)?

В 1С:ЗУП откройте журнал «Электронные трудовые книжки».
Найдите ошибочную запись и нажмите «Отозвать».
Внесите корректные данные в исходный кадровый документ.
Снова отправьте запись в ЭТК;
Дождитесь подтверждения от Фонда.

Как оформить совместительство, если сотрудник переходит из основной работы в совместительство в той же организации?

Создайте два документа:

1. «Перевод» (или «Изменение условий труда») – укажите, что сотрудник переходит на совместительство, указав новую ставку и график.
2. «Запись в ЭТК» – система автоматически создаст запись о переводе и новую запись о приёме (если требуется отдельный договор).

Практический пример заполнения

Ситуация

Иванов И.И. работает в ООО «Альфа» на постоянной основе с г. С г. он принял участие в совместительстве в ООО «Бета» на должность «Бухгалтер‑сотрудник», ставка 30 000 ₽, график 2 дня в неделю.

Запись в бумажной трудовой книжке (ООО «Бета»)

Запись в ЭТК через 1С:ЗУП

1. Создан документ «Приём на работу», тип «Совместительство».
2. Заполнены даты, должность, ставка, основание.
3. Нажата кнопка «Сформировать запись в ЭТК» → сообщение отправлено в ЕФС‑1.
4. Через 1 день статус «Подтверждено».

Увольнение

Иванов И.И. завершил совместительство по взаимному согласию.

• В 1С:ЗУП создан документ «Увольнение», основание «Соглашение сторон».
• Отправлена запись в ЭТК – статус «Подтверждено».
• В бумажной книжке сделана запись об увольнении с указанием даты и основания.

• Тщательно проверяйте даты и основания – ошибки в ЭТК исправляются только после отзыва записи.
• Для совместительства используйте отдельный трудовой договор, даже если он заключён в той же организации.
• При работе с 1С:ЗУП регулярно обновляйте программу до версии, поддерживающей последние поправки к ЕФС‑1.
• Сохраняйте копии всех документов (договоров, приказов) в электронном виде – они понадобятся при проверках.
• Если у работника уже есть электронная трудовая книжка, не требуется выдавать новую – достаточно добавить запись о совместительстве.

Соблюдая перечисленные правила, вы избежите типичных ошибок при заполнении трудовой книжки в случае совместительства и обеспечите корректный учёт трудового стажа сотрудников.

Дата публикации: